С различных точек зрения – экономической, юридической, социологической и технической – контроль можно охарактеризовать как одну из функций управления, представляющую собой систему наблюдения и проверки функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений и неблагоприятных ситуаций с последующим принятием мер к улучшению положения дел.

Таким образом, контроль представляет собой целую систему. Вместо понятия «система контроля» иногда применяют понятие «механизм контроля», включающий совокупность принципов, методов и процесс контроля.

Система контроля состоит из следующих обязательных элементов:

· субъекта контроля (кто контролирует);

· объекта контроля (кого контролируют);

· предмета контроля (что контролируют);

· принципов контроля;

· метода (методики) контроля (посредством чего контролируют);

· техники и технологии контроля;

· процесса контроля;

· сбора и обработки исходных данных для проведения контроля;

· результата контроля и затрат на его осуществление;

· субъекта, принимающего решение по результатам контроля (это может быть и субъект контроля).

Процесс контроля – это деятельность субъектов контроля, направленная на гарантирование достижения наиболее эффективными способами поставленных целей управления за счет реализации определенных задач контроля и применения соответствующих принципов, типов, методов и техники контроля.

Как и вся управленческая деятельность, деятельность по контролю начинается с постановки цели. Цель контроля выражается достижением желаемого результата и, если возможно, в измеряемых величинах.

Понятие эффективности деятельности в общем случае определяется отношением результата к затратам, которые понесены для достижения результатов. С учетом определения контроля следует, что эффективность контроля (Э_к) можно определить по формуле

Э_к = Р_кд / З_окд,

где Р_кд – результат контрольной деятельности; З_окд – затраты на осуществление контрольной деятельности.

Формула эффективности контроля показывает, что для повышения эффективности контроля необходимо снижать затраты на контрольную деятельность. Однако опыт показывает, что такое снижение не всегда приводит к повышению эффективности контроля. Необходимо регулирование затрат в допустимых пределах, при которых сохранится достаточная оперативность и качество контроля. Если величина затрат выходит за пределы регулируемого уровня, то оперативность и качество контроля, а значит, и его результаты, будут снижаться. В итоге понизится и эффективность контроля.

Эффективный контроль, главным образом, основан не на фактических результатах, а на прогнозируемых. На основе данных прогнозов производятся корректирующие действия, что способствует приведению фактических результатов к запланированным.

Сравнивая фактические результаты и прогнозируемые, можно избежать в будущем совершение допущенных ошибок. Для этого следует выделить специфические показатели, которые заранее позволяют спрогнозировать состояние или поведение объекта контроля.

Из рассмотренных элементов системы контроля наиболее существенными факторами эффективности контроля признаны:

1) субъекты контроля, или специалисты, осуществляющие контроль. Чем выше профессиональная квалификация и личная объективность этих специалистов, тем выше результаты контроля;

2) объект и предмет контроля. Чем сложнее проверка объекта контроля, в том числе оценка и анализ предмета контроля, тем больше требуется затрат на его проведение. В целом это приводит к снижению эффективности контроля;

3) методика контроля – совокупность методов контроля, используемых для конкретного случая. Здесь важно правильно выбрать методический инструментарий контроля, адекватный предмету контроля, объективности, надежности, ориентации на комплексность, оперативность и качество контроля.

Можно сделать вывод, что наиболее существенными факторами повышения эффективности контроля являются:

· полнота и достоверность исходных данных об объекте контроля, на основе которых проводится контроль – информационное обеспечение контроля;

· объективность, качество, оперативность и комплексность контроля, обеспечиваемые совершенством используемых методов контроля – научно-методическое обеспечение;

· нормативно-правовое обеспечение контроля, дающее правовую гарантию выполнения контрольных функций, рассматриваемое как интегрирующий фактор.