Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессионализма секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности.

Нормативно-правовая и методическая база управленческой деятельности – это совокупность официальных документов, используемых при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденных в установленном порядке руководством организации. Основными документами в этой сфере остаются:

· Единая номенклатура должностей служащих;

· Классификационный справочник должностей служащих;

· Государственная система документационного обеспечения управления;

При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документы организационно-методической направленности – должностных инструкциях.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

· общие положения;

· функции;

· должностные обязанности;

· права;

· ответственность;

· взаимоотношения.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь, между руководителем и его деловыми партнерами.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать трудности и решать накопившиеся проблемы. С появление на рабочем столе секретаря персональных компьютеров упростились процедуры подготовки документов, их регистрация, хранение. Основные характеристики качеств секретаря-референта:

· профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, знание компьютера, хорошее знание русского языка, грамотная машинопись, знание офисного оборудования;

· организаторские качества – способность выполнять одновременно сразу несколько заданий, рационально вести делопроизводство;

· ответственность и надежность – умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем:

· инициативность и творчество – умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий;

· пунктуальность, исполнительность – своевременное и точное исполнение поручений и документов;

· коммуникабельность – умение легко устанавливать контакты с людьми;

· внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля одежды;

· любознательность, новаторство – желание повышать уровень профессиональных знаний.

Правильно организованный прием посетителей на предприятии – гарантия успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

· прием сотрудников по текущим вопросам;

· прием сотрудников по личным вопросам;

· прием посетителей из сторонних организаций;

· прием делегаций.

Организовывая прием сотрудников предприятия по текущим вопросам, секретарь должен хорошо знать структуру предприятия, знать распределение обязанностей между руководителями структурных подразделений.  Секретарь должен известить о начале приема всех участников заблаговременно и желательно лично. Нередко посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, являющемуся специалистом в решении определенных вопросов.