Каждое статистическое наблюдение проводится с конкретной целью, для достижения которой должны быть правильно определены и четко сформулированы его задачи. Цель наблюдения заключается в достижении основного результата статистического исследования. Четкая формулировка цели необходима для того, чтобы избежать сбора излишних и неполных данных. Для проведения наблюдения важно точно определить, что именно необходимо обследовать, то есть установить объект наблюдения.
Объектом статистического наблюдения называется совокупность тех изучаемых явлений, о которых собираются статистические данные. Вопрос определения объекта наблюдения решается исходя из задач исследования и знания отличительных особенностей изучаемого явления. Например, объектом отчетности в промышленности является совокупность общественных предприятий.
Наряду с определением объекта статистического наблюдения необходимо определить единицу совокупности, а также установить единицу наблюдения и определить территорию наблюдения. Единица наблюдения – это первичный элемент объекта статистического наблюдения, являющийся носителем признаков, подлежащих регистрации, и основой ведущегося при обследовании счета. Единица статистической совокупности отличается от единицы статистического наблюдения. Единица совокупности представляет собой первичную ячейку, от которой должны быть получены необходимые статистические сведения. Например, при определении объема вкладов населения в коммерческие банки единицами статистической совокупности являются акты вложений-изъятий денег населением, а коммерческие банки – единицами наблюдения. Территория проведения наблюдения – это все места нахождения единиц наблюдения. Ее границы зависят от нахождения единицы наблюдения.
К числу наиболее важных вопросов статистического наблюдения относится составление программы наблюдения. Программа статистического наблюдения включает те признаки, которые подлежат регистрации по каждой единице в процессе наблюдения. От того, насколько хорошо разработана программа наблюдения, во многом зависят качество собранного материала и его ценность. В программу включаются только те вопросы, которые отвечают задачам исследования и на которые могут быть получены достоверные ответы. Вопросы формулируются так, чтобы их содержание всюду понималось одинаково. Чтобы получить достоверные данные, в программу не следует включать вопросы, которые могут показаться опрашиваемым подозрительными или на которые заведомо можно ожидать неточные ответы.
Ответы на вопросы программы регистрируются в статистическом формуляре, который имеет различные наименования: отчет, карточка, переписной лист, опросный бланк, форма или просто «формуляр». Система формуляров бывает карточной и списочной. При карточной системе каждый формуляр-карточка предназначается для регистрации одной единицы наблюдения и характеризующих ее признаков, например, торговой точки. При списочной системе наблюдаемые единицы и характеризующие их признаки регистрируются последовательно друг за другом в графленом листе. Пример: списочная система – формуляр переписи населения 1920 г., а карточная система – бланк переписи населения 1976 года.
Карточные (индивидуальные) формуляры легко обрабатываются вручную, а к статистическим (списочным) формулярам составляются инструкции. Инструкция - это совокупность разъяснений и указаний, главным образом, по программе статистического наблюдения. В инструкции подробно разъясняются цель и задачи исследования, определены объект и единица статистического наблюдения, указаны способы проведения наблюдения и даны подробные указания к записям ответов на вопросы. Инструкции выпускаются отдельными брошюрами или помещаются на самом бланке документа с обратной стороны. Инструкция пишется кратко, просто, указания в ней понятные и четкие. В условиях машинной обработки результатов наблюдения носителями информации служат технические средства: перфокарты, перфоленты, магнитные диски и др.
Немаловажное значение также имеют организационные вопросы проведения наблюдения. Для успешного проведения статистического наблюдения разрабатывается организационный план – документ, в котором отражены главные вопросы организации и проведения намеченных мероприятий. В этом документе решаются вопросы о времени проведения наблюдения, устанавливается срок (период) и критический момент наблюдения. Сезон (время года) для наблюдения выбирают таким, в котором изучаемый объект пребывал бы в обычном для него состоянии. Например, для переписи населения более удобна зима, когда население передвигается меньше.
Период (срок) проведения наблюдения – это время начала и конца сбора сведений. Например, Всесоюзная перепись населения проводилась в течение 8 дней – с 12 по 19 января 1989 г. Время наблюдения – время, к которому относятся данные собранной информации. В годовой отчетности этот период составляет год, а в месячной – месяц. При этом точно ограничивают начало и конец каждого периода. Критической называют дату, по состоянию на которую сообщаются сведения. В рассмотренном примере это 12 января с 00.00 до 24.00 часов. Критическим моментом наблюдения выбирают полночь, то есть момент окончания одних суток и начала других. Например, во время переписи населения 1989 г. в ночь с 12 на 13 января умершие после 24.00 (т. е. фактически 13 января) в переписные листы вносились, а родившиеся в это время учету не подлежали и в переписные листы не записывались.
Значительное время следует уделять проведению подготовительных работ, т. е.: составлению списка отчетных единиц; подбору и подготовке кадров; инструктажу аппарата учетно-экономических служб, участвующего в сборе необходимой информации; подготовке статистического инструментария (бланков, инструкций, их размножению и своевременному обеспечению персонала, проводящего наблюдение), и др.