В результате первой стадии статистического исследования (статистического наблюдения) получают статистическую информацию, представляющую собой большое количество первичных разрозненных сведений об отдельных единицах объекта исследования.

Полученные данные необходимо привести в определенный порядок, систематизировать и на этой основе дать сводную характеристику всей совокупности фактов при помощи обобщающих статистических показателей. Это достигается в результате сводки – второго этапа статистического исследования.

Статистическая сводка – это научно организованная обработка материалов наблюдения, которая включает в себя систематизацию, группировку данных, составление таблиц, подсчет групповых и общих итогов, расчет производных показателей (средних, относительных величин). Она позволяет перейти к обобщающим показателям совокупности в целом и отдельных ее частей, осуществлять анализ и прогнозирование изучаемых процессов.

Если производится только подсчет общих итогов по изучаемой совокупности наблюдения, то сводка называется простой. Например, для получения общей численности студентов высших учебных заведений края, достаточно сложить данные о численности студентов всех высших учебных заведений края.

По технике или способу выполнения сводка может быть ручной или механизированной (с помощью ЭВМ).

По месту проведения и способу разработки статистическая сводка может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной сводке все данные сосредоточиваются в одном месте и сводятся по разработанной методике, при децентрализованной – материал обобщается снизу доверху по иерархической лестнице управления, подвергаясь каждый раз соответствующей обработке.

Статистическая сводка должна проводиться по определенным программе и плану.

Программа статистической сводки устанавливает следующие этапы:

- выбор группировочных признаков;

- определение порядка формирования групп;

- разработка системы статистических показателей для характеристики групп и объекта в целом;

- разработка макетов статистических таблиц для представления результатов сводки.

План статистической сводки содержит указания о последовательности и сроках выполнения отдельных частей сводки, ее исполнителях и порядке изложения и представления результатов.

В сводке статистического материала отдельные единицы статистической совокупности объединяются в группы при помощи метода группировок.

Статистическая группировка – это разбиение совокупности на группы, однородные по какому-либо признаку. С точки зрения отдельных единиц совокупности – это объединение отдельных единиц совокупности в группы, однородные по каким-либо признакам, например, группировка населения по размеру среднедушевого дохода и т.д.

Особым видом группировок является классификация, представляющая собой устойчивую номенклатуру классов и групп, образованных на основе сходства и различия единиц изучаемого объекта. Классификация – это как бы статистический стандарт, устанавливаемый на определенный промежуток времени, например, Единый государственный реестр предприятий и организаций (ЕГРПО), Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), классификатор организационно-правовых форм (КОПФ) и т.д.

Метод статистических группировок позволяет разрабатывать первичный статистический материал. На основе группировки рассчитываются  сводные показатели по группам, появляется возможность их сравнения, анализа причин различий между группами, изучения взаимосвязей между признаками.

Расчет сводных показателей в целом по совокупности позволяет изучить ее структуру.

Группировка создает основу для последующей сводки и анализа данных. Этим определяется роль группировок как научной основы сводки.

Метод группировки основывается на двух категориях – группировочном признаке и интервале.

Группировочный признак – это признак, по которому происходит объединение отдельных единиц совокупности в однородные группы.

Интервал – очерчивает количественные границы групп. Как правило, он представляет собой промежуток между максимальными и минимальными значениями признака в группе.

Интервалы бывают:

- равные, когда разность между максимальным и минимальным значениями в каждом из интервалов одинакова;

- неравные, когда, например, ширина интервала постепенно увеличивается, а верхний интервал не закрывается вовсе;

- открытые, когда имеется только либо верхняя, либо нижняя граница;

 — закрытые, когда имеются и нижняя и верхняя границы.