5.3. Организационные методы уменьшения неопределенностей

Управление неопределенностями

Работая с неопределенностями в условиях внутренней и внешней среды, руководителю приходится иметь дело с тремя группами параметров: полностью управляемые (детерминиро­ванные), частично управляемые (вероятностные) и неуправляе­мые (неподвластные, стохастические) (рис. 5.6).

 Рис. 5.6. Схема воздействия параметров на решение

Полностью управляемые параметры дают возможность руко­водителю уверенно принимать обоснованные решения. Они ха­рактеризуются наличием четко сформулированной цели (в виде текста либо явной функции) и набора составляющих ее задач, реальных единиц, измерения (рубли, тонны, проценты и т.д.), математического или логического аппарата формирования явно выраженного решения (в виде плана мероприятий либо в чис­ленном виде).

К неуправляемым параметрам обычно относятся недорабо­танные или не полностью понятные параметры, а также пара­метры, находящиеся вне компетенции конкретного исполните­ля. Эти параметры сами вносят коррективы, как в решение, так и результаты его выполнения, что увеличивает уровень неопределенности и заставляет руководителя рисковать в выборе и реа­лизации решения.

Частично управляемые параметры — промежуточные состоя­ния параметров от полностью управляемых до неуправляемых.

Синонимами этих параметров являются соответственно: хо­рошо структурированные, слабо структурированные и неструк­турированные параметры.

Для повышения вероятности получения требуемых результа­тов наряду с обычными методами разработки УР ис­пользуют специальные организационные приемы. Идея этих приемов заключается в том, чтобы для каждого неуправляемого параметра или для их группы найти специалистов, владеющих методами их частичной или полной обработки и мотивировать их деятельность. При этом часть неуправляемых для руководи­теля параметров становится полностью или частично управляе­мыми, а частично управляемые переходят в состояние полно­стью управляемых (рис. 5.7).

 

К настоящему времени разработано большое количество ор­ганизационных методов разработки УР в условиях неопределен­ностей: «брейн-ринг», «мозговая атака (штурм)», метод вопросов и ответов, конференция идей, метод прорывов и др. Хорошие результаты при разработке УР в условиях неопределенности дает метод функционально-стоимостного анализа (ФСА)

Метод ФСА при РУР в условиях неопределенности

Описание методики. ФСА — это метод системного исследова­ния функций объектов управления (технических, технологиче­ских, биологических и социальных), направленный на обеспе­чение необходимых потребительских свойств объектов управле­ния и оптимальных затрат на их реализацию на всех этапах жизненного цикла.

Методика ФСА предусматривает семь этапов: подготови­тельный, информационный, аналитический, творческий, иссле­довательский, рекомендательный, внедрение.

Подготовительный: выбор конкретного объекта управле­ния (ОУ); создание исследовательской группы и подготовка к проведению анализа; составление графика проведения ФСА.

Информационный: разработка модели использования ОУ; оценка реальных условий функционирования ОУ; изуче­ние рациональных предложений по ОУ; составление и анализ калькуляции затрат по ОУ; построение функционально-стоимостной модели ОУ; определение приоритетов решаемых задач.

Аналитический: составление перечня функций ОУ и их классификация; определение активизирующих, тормозящих,   потенциальных  и  нейтральных  функций;   анализ функций, исключение лишних и добавление необходимых функций; построение новой скорректированной модели ОУ; калькуляции затрат; экспертная оценка нового состава функций ОУ.

Творческий: поиск приемов и методов активизации разра­ботки управленческих решений по ОУ; поиск альтерна­тивных решений по объединению, разделению, изменению функций  ОУ  для улучшения набора потребительских свойств; отбор наиболее приемлемых вариантов.

Исследовательский: разработка эскизов построения ОУ по принятым вариантам и их сравнительная оценка; внешняя экспертиза принятых вариантов; создание макета или модели опытного ОУ.

Рекомендательный: составление технико-экономического описания выбранного варианта ОУ; обоснование прямых и косвенных областей применения ОУ; составление ре­комендаций по наиболее эффективному применению тех или иных свойств ОУ в соответствующих областях ис­пользования.

•  Внедрение: проведение рекламной кампании и поиск организаций для возможного использования разработанного ОУ. Сбор статистических данных о процессе внедрения и реальных потребительских свойствах нового продукта. Организация выполнения всех этапов ФСА может идти по последовательной (а), параллельной (б) или смешанной (в) схе­ме (рис. 5.8)

Последовательная схема организации ФСА в основном ис­пользуется на малых и средних по численности работников и уровню технологии предприятиях. Параллельная схема органи­зации ФСА в основном используется на больших по численно­сти работников, наукоемких или сложных по технологии пред­приятиях, смешанная схема — на уровне крупных отраслей или экономики страны.

Практическое применение метода ФСА

Покажем практическое использование методики ФСА на основе [30]. В качестве объекта управления возьмем фирму ООО «Детский мир»: численность работников – 52 человека, техническое обеспечение фирмы среднее. Управленческий аппарат практически не использует современные информационные средства.

Подготовительный этап. Фирма относится к малым предприятиям и имеет несложную технологию деятельности: закупка крупным и средним оптом детских и сопутствующих товаров; продажа их в розницу или мелким оптом. Для анализа методом ФСА возьмем отдел бухгалтерского учета фирмы, в котором ра­ботают четыре человека. В соответствии с изложенным выше материалом будем использовать последовательную схему органи­зации ФСА.

Информационный этап. Выделим основные функции, вы­полняемые в бухгалтерии фирмы ООО «Детский мир» в виде табл. 5.2.

Плановое количество часов для четырех работников с уче­том отпускных дней составляет 8032 ч. Таким образом, на ос­новные функции затрачивается 6160 ч, а на вспомогательные — 2714 ч.

Аналитический этап. Исходя из данных таблицы, переработка четырьмя работниками бухгалтерии составляет 842 ч. Проведем анализ выполняемых ими функций, который включает следующие направления:

ü перевод выполнения части функций на компьютер;

ü изъятие не свойственных бухгалтерии функций и передача их другим специалистам;

ü передача ряда функций внешним организациям. Большой объем основных функций включает много рутин­ной работы, осуществляемой по стандартным правилам и фор­мам. К ней относятся функции (см. табл. 5.2): 3, 4, 5, 7, 8, 11, 14, 19. На эти функции приходится 4180 ч затрат ручного труда. С помощью современных информационных технологий эти за­траты можно уменьшить до 600 ч затрат ручного труда.

  Рис. 5.8. Схемы организации выполнения метода ФСА

а – последовательная, б – параллельная, в – смешанная

Для бухгалтерии несвойственны функции 16, 17. На них приходится 260 ч затрат ручного труда. К их выполнению следу­ет привлечь консультационную фирму, тогда общая трудоем­кость может снизиться до 100—120 ч.

Одну функцию (22), свойственную бухгалтерии, лучше пору­чить внешним организациям, например, аудиторской фирме, объем трудозатрат еще снизится.

Можно принять различные варианты (все или только часть предложений). В случае реализации всех предложений затраты ручного труда могут существенно снизиться, так что работы этой трудоемкости 2 – 3 работника.

Таблица 5.2.

Классификация функций бухгалтерии

(О- основная функция, В – вспомогательная)

Номер п/п

Наименование функции

Вид функции

Фактические затраты в год

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Составление плана

Выдача заработной платы

Расчет заработной платы

Расчет платежей

Составление отчетов

Работа с внешними организациями

Ведение картотеки

Оформление ордеров

Контроль исполнения

Ведение счета

Ведение реестра

Проведение инвентаризации

Исполнение решения

Ведение архивов

Информирование о состоянии

Разработка бизнес-плана

Обоснование заявки

Разработка учетной политики

Расчет платежей

Выдача оплаты

Работа с персоналом

Проведение аудита

В

О

О

О

О

О

В

О

В

О

В

В

В

В

В

В

В

В

О

О

В

В

  60

540

680

560

360

660

80

1780

320

980

80

92

58

280

220

80

180

64

360

240

800

400

работы бухгалтеров

работникам

работникам

налоги

баланс, формы

инспекции, фонды

основные и оборотные средства

приходных и расходных

договоров

банка

кредитов, дебиторов

переоценка имущества

ревизионной комиссии

документов

экономическом

на развитие

на получение кредита

для налоговой инспекции

командировки, отпуска

пособия

текущая работа

внутренняя проверка

Творческий этап. К совершенствованию организации работ в бухгалтерии можно подключить сотрудников фирмы, заинте­ресованных в ее развитии. Творческий этап заключается в том, чтобы работу бухгалтерии совершенствовать вместе с совершенствованием всей фирмы, например, ряд функций однотипных групп объединить у одного работника. Можно подумать об объ­единении ряда функций групп снабжения и сбыта, экономической и др. Для нашего примера в результате проведения предыдущих этапов 40-50% штатного времени работников может освободиться.

Исследовательский этап. В результате совершенствования функциональной структуры управления необходимо подумать о построении эффективной организационной структуры. Рассмот­рим условную иерархическую структуру управления (рис. 5.9).

Звено А руководит работой звеньев С1, С2 и  С3 через звено В2. При внедрении рассмотренных выше вариантов решений звенья С1, С2 и  С3  могут эффективно выполнять больше функций, которые им передадут из звеньев В1, В2 и  В3.


У звена А также появится больше возможностей выполнять дополнительные функции, которые также могут быть взяты у звеньев В1, В2 и  В3. Таким образом, структура управления существенно упрощается и приобретает вид, показанный на рис. 5.10.

Рис. 5.9. Начальная организационная структура управления

Рис. 5.10. Вариант упрощенной структуры

Эта структура уже не иерархическая, а линейная, более есте­ственная для малых и средних организаций.

Организационная структура управления для рассмотренного примера с ООО «Детский мир» также может быть существенно упрощена.

Рекомендательный этап. Процесс совершенствования функциональной и организационной структуры управления может быть оформлен в виде методики для аналогичных организа­ций. В эту методику следует дополнительно включить финансовые показатели различных вариантов совершенствования. Это делается достаточно просто при наличии данных о стоимости компьютеров, программного обеспечения, размера заработной платы соответст­вующего персонала и стоимости услуг сторонних консультацион­ных фирм. В рекомендациях обычно указываются время проведе­ния методики ФСА, стоимость таких услуг и дополнительная ориентировочная прибыль от внедрения методики ФСА.

Этап внедрения включает проведение рекламной кампании и поиск потенциальных организаций для возможного использова­ния разработанного ОУ. Учитывая специфику малого предпри­ятия, необходимо реализовывать последовательную организацию ФСА. В процессе реализации должен проводиться сбор статисти­ческих данных о промежуточных и конечных результатах работы и занесение их в базу данных. Таким образом, все семь этапов проведения методики ФСА  реализованы для ООО «Детский мир».

Учет неопределенностей при составлении договоров купли-продажи

Различные договоры в форме контрактов, оферт и акцептов являются обычными формами разработки и реализации УР. По­нятие «неопределенность» было введено в самой начальной практике торгового оборота для обозначения чрезвычайных си­туаций, препятствовавших надлежащему исполнению обяза­тельств. При этом сторона договора не несет ответственности за неисполнение принятых обязательств, если докажет, что обстоя­тельства, препятствующие этому, были в соответствующий мо­мент ей неподконтрольны (нет вины и помимо воли). Стороны контракта могут использовать три варианта учета неопределен­ностей в договоре:

а) неявный (по умолчанию), основываясь на принятом в меж­дународной практике перечне типовых неопределенностей (об­стоятельств непреодолимой силы — ОНС);

б) явный (форс-мажорная оговорка), основываясь на взаим­ной договоренности о перечне неопределенностей. При этом состав перечня может быть существенно больше типового. Ва­риант явного учета позволяет более оперативно решать спор­ные вопросы между сторонами договора, не доводя их до арбитража;

в) смешанный, предполагающий указание специфических ОНС без включения типовых. Например, ситуации, связанные с перевозкой товаров, химически или биологически влияющих друг на друга и изменяющих их параметры.

При явном варианте в тексте договора содержание форс-мажорной оговорки должно быть выделено отдельным разделом и включать следующие элементы:

• соглашение о возможности учета обстоятельств непреодо­лимой силы (ОНС);

• составление перечня и характера ОНС, играющих сущест­венную роль для данного договора;

• условия освобождения (полного или частичного) стороны ответственности за неисполнение обязательств из-за ОНС;

• обязательство своевременного уведомления о наступившем или предполагаемом наступлении ОНС, создающем угрозу невыполнения договора в целом или его части;

• согласование формы уведомления об угрожающих ОНС;

• согласование внешних органов, подтверждающих наступление ОНС, а также формы документов (кто подписывает, утверждает, ставит печать и др.);

• согласование реквизитов нейтральных организаций, которые могут подтвердить или опровергнуть факт наступле­ния ОНС;

• санкции о неуведомлении или несвоевременном уведомле­нии заинтересованной стороны договора о наличии ОНС;

• соглашение о действиях при наступлении ОНС (пересмотр сроков поставки, прекращение договора и др.);

• соглашение о действиях, правах и обязанностях при окон­чании действия ОНС;

• другие условия и соглашения.

Формирование электронной подписи и печати

Идея цифровой подписи была предложена в 1976 г. как ответ на остро ощущаемую пользователями сетевых компьютерных систем потребность замены обычных документов с подписями и печатями на бумаге (договоры, платежные документы и др.) их электронными аналогами с такой же юридической силой. На­пример, обеспечение возможности заключать контракт, закры­вать этапы выполнения работ, переводить денежные средства без выезда на отдаленное предприятие или в его банк.

Был предложен метод идентификации автора документа и предприятия не по особенностям его почерка и удовлетворяющей печати, как это происходит с обычной физической подпи­сью, а по наличию у него некоторого электронного ключа под­писывания (числа), сохранение которого в секрете дает возмож­ность гарантировать, что несанкционированный пользователь не сможет получить то же число-подпись, что и законный об­ладатель ключа.

При этом процедура проверки авторства документа и соот­ветствия его содержания индивидуальному секретному ключу подписывания (на основании несекретного «образца цифровой подписи») должна давать возможность третьей стороне, напри­мер, арбитру, однозначно определить подлинность цифровой подписи и документа в случае возникновения конфликта.

Процедура электронной подписи включает в себя два этапа:

• «подписывание» (вычисление параметров для подписыва­ния, один из них хранится в секрете);

• «сверка» (проверка с помощью несекретных параметров подлинности сообщения).

Практическая реализация этого метода нашла отражение в работе «Цифровая подпись RSA», сделанной в 1977 г. в Массачусетском Технологическом Институте (США). RSA – это начальные буквы фамилий авторов: R. Rivest, A. Shamir, L. Adleman. Рассмотрим этапы формирования цифровой подписи: Отправитель сообщений с помощью компьютера выбирает два больших простых числа А и Б порядка ста десятичных цифр и вычисляет их произведение n = А Б. Затем подбирает пару целых чисел е, g при 1 < е, g < n таких, чтобы выполнялись соотношения (2) и (3). Числа n и е он передает своим партнерам, а число g дер­жит в секрете как ключ для подписывания сообщений. Сообщение Т (текст договора, платежные документы и др.) по заданной функции h сжимается в целое число т, например, путем подсчета суммы цифровых кодов всех символов сообщения:

  при  1< h(T) <n                                               (1)

Этот процесс называется «хэшированием», а функция hхэш-функцией; т — это первый параметр открытой электронной подписи. Второй параметр подписи вычисляется по формуле:

                                                            (2)

(фигурные скобки обозначают остаток от деления).

В формуле (2) целое число т возводится в секретную степень g и делится с остатком на число п. Например, результат выражения {6/4} равен 2.

Параметры т и r0  вставляются в текст сообщения на место подписи и печати. Все сообщение передается по факсу или по телекоммуникационным каналам получателю.

Получатель на месте с помощью компьютера проверяет правильность цифровых параметров т и R0. Проверка параметра т проводится исходя из полученного символьного объема сообщения (Т1) и функции h. Таким образом, если при передаче сообщения какие-нибудь слова или буквы сообщения будут потеря­ны или появятся новые, то значение функции h (T1) уже не бу­дет равно переданному. В этом случае потребуется повторная передача сообщения. Проверка параметра R0 проводится путем идентификации следующего условия:

                                                            (3)

Параметр r0 ,  возведенный в степень е, должен быть равен остатку от деления параметра т на п.

Математически доказывается, что результат проверки цифровой подписи m и r0 будет положительным в том случае, если при ее формировании был использован секретный ключ g, соответствующий открытому ключу е. Вероятность расшифровки секретного ключа g по открытым параметрам r0 , т, е и п считается ничтожно малой. Время, необходимое для расшифровки, — очень большое и не соизмеримо со временем действия сообщения.

Приведем упрощенный пример (табл. 5.3) расчета параметров подписи без использования компьютера. В качестве простых чисел А и Б выберем значения, содержащие только одну цифру. Значение параметра т (результат хэширования символьных сообщений) проверять не будем.

Таблица 5.3

Упрощенный расчет параметров электронной подписи

Отправитель

Получатель

Придумывает два простых числа:

А= 2, Б=3, n = А × Б, т.е. n = 6

Параметр хэширования текста: m = 4

Секретный ключ: g = 2

Параметр: е =1

Вычисление:

R0 = {mg/n} = {42/6} = 4

Параметры R0 =4 и m = 4 составляют электронную подпись в сообщении

Получателю передаются параметры е, n

Имеет параметры m, е, R0, n

Проверка подлинности:

R0е = {m/n}

Результаты подстановки:

(41) = {4/6}

Идентичность документа и подписи установлена

Правовое обоснование  возможности внедрения системы электронной подписи определено в ст. 434 п.2 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть 1), действующего с 1 январе 1995 г., а также в действующих ныне нормах и положениях (например, Инструктивные указания Государственного арбитража СССР от 29 июня 1979 г. № И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготов­ленных с помощью электронно-вычислительной техники» // Сис­тематизированный сборник инструктивных указаний Государст­венного арбитража при Совете Министров СССР. — М., 1989. — С. 47-49).

Для формирования системы договорных отношений с использованием электронной подписи стороны обязаны подписать договор на совместное использование системы электронной подписи.