6.1.     классификация бухгалтерских документов, исправление ошибок в документах и их хранение

Документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт свершения хозяйственной операции.

По назначению документы делятся на:

· распорядительные (приказы, разрешения, доверенности и т.д.);

· оправдательные, подтверждающие факт свершения хозяйственной операции,  (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт приёмки передачи и др.);

· комбинированные, дающие разрешение на совершение хозяйственной операции и ее исполнение (авансовый отчёт);

· документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки, бухгалтерские расчеты, которые помогают вести бухгалтерский учет на предприятии).

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы отражают момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, банковские чеки и т.д.). Сводные документы отражают несколько хозяйственных операций, связанных между собой экономически. Они составляются на основе первичных документов (кассового отчета, материального отчета и т.д.).

К оформлению документов предъявляются следующие требования:

1) своевременность;

2) достоверность;

3) чистота заполнения;

4) заполнение всех реквизитов;

5) наличие подписи.

Реквизиты бывают обязательные и необязательные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители, наименование должностных лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и за правильность её оформления. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты, которые называются необязательными.

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. Если все-таки в документе допущены ошибки, то они исправляются корректурным способом, то есть неправильно записанное слово или сумма зачеркивается тонкой линией, и сверху надписывается правильная сумма или слово. На свободном поле делается запись: «Исправленному «…» верить». Ставится дата и подпись лица, внесшего исправление. На особо важных документах эти подписи заверяются печатью.

На денежных документах: приходном кассовом ордере, расходном кассовом ордере, чеках, расчетных и платежных ведомостях на заработную плату – никаких исправлений не допускается, они переписываются.

Документы, составляются на специальных бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются по форме, арифметически и по существу. По форме  проверяется правильность заполнения. По существу  проверяется, законна ли хозяйственная операция. Арифметическая проверка включает в себя таксировку (умножение цены на количество).

Проверенные бухгалтерские документы подвергают бухгалтерской обработке, то есть их группируют и размечают (контируют). Контировка – это проставление корреспонденции счетов на документах.

Первичные документы хранятся отдельно от регистров. Хранение оговаривается в правилах главного архивного управления.


Первичные документы хранятся 3 года, документы, связанные с налогообложением – 6 лет,

На каждом предприятии составляется график документооборота (табл. 6.1), в котором указывается наименование документов, сроки их прохождения от структурных подразделений до бухгалтерии, указываются фамилии лиц, ответственных за составление и прохождение документов.

Таблица 6.1 График документооборота

Наименование документа

Составление

Подпись лица, уполномоченного на совершение данной операции

Исполнение

Передача в бухгалтерию

Обработка документа

Передача в архив

Приходный кассовый ордер

Бухгалтер, заместитель главного бухгалтера

Главный бухгалтер

Кассир

Кассир

Бухгалтер общей группы  (финансовой группы)

Бухгалтер

Товарная накладная

Начальник отдела продаж

Разрешение на отпуск (руководитель или заместитель)

Заведую­щий складом, кладовщик

Заведу­ющий складом

Бухгалтерия, группа учета товаров

Заведующий складом, бухгалтерия

Документооборот – это движение первичных документов в бухгалтерском учете от момента их выписки или получения от других организаций, принятия к учету, обработки и до сдачи в архив.

Примеры документооборота по отдельным операциям приведены на рис. 6.1, 6.2.