Определение необходимого объема финансовых средств для формирования запасов товарно-материальных ценностей осуществ­ляется путем выявления потребности в них, для чего их предвари­тельно группируют: как производственные запасы (запасы сырья и материалов); запасы готовой продукции.

Потребность каждого вида определяется раздельно как запасы:

• текущего хранения (постоянно обновляемая часть запасов, рав­номерно потребляемых в производстве);

• сезонного хранения (в связи с сезонными особенностями про­изводства и закупок сырья, а также потребления готовой продук­ции);

• целевого назначения (определены специфическими целями деятельности предприятия).

Основное внимание уделяется определению потребности в запа­сах текущего хранения, так как на большинстве предприятий они представляют единственный вид запасов товарно-материальных цен­ностей.

Необходимый объем финансовых средств, авансируемых на фор­мирование запасов товарно-материальных ценностей, определяется по формуле

ФСз = СР * Нз – КЗ,

где ФСз — объем финансовых средств, авансируемых в запасы; СР — среднедневной объем расхода запасов в сумме; Нз — норматив хранения запасов в днях (при отсутствии нормативов может быть использован показатель средней продолжительности оборотов запасов в днях; КЗ — средняя сумма кредиторской задолженности за приобретенные товарно-материальные ценности.

Расчет ведется по каждому из видов запасов. Суммирование резуль­татов расчетов позволяет получить показатель общей потребности в финансовых ресурсах, авансируемых на формирование запасов, т.е. определить размер оборотных активов, обслуживающих эту стадию производственно-коммерческого цикла.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов пред­ставляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования. Для производственных запасов она заключается в опреде­лении оптимального размера партии поставляемого сырья и матери­алов. Чем выше размер партии, тем ниже размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке. Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса: если закупать сырье один раз в квартал, то средний размер запаса составит 45 дней, а если размер партии сократить втрое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней. В новых условиях снизится размер текущих затрат по хранению за­пасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов, осуществляется по формуле, известной в теории как модель Уилсона:

ОРпп = (2 * 3г * ТЗ1) : ТЗ2,                                         (13.1)

где ОРпп – оптимальный размер партии поставки; Зг — необходимый объем закупки  товаров (сырья и материалов) в год или квартал; ТЗ1 – размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на одну партию; ТЗ2 – размер текущих затрат по хранению единицы запасов.

Рассчитаем оптимальный размер партии по­ставки по следующим данным. Годовая потребность в определенном виде сырья, определяющая объем его закупки, составляет 2000 тыс. р. Размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их хранению в расчете на одну поставляемую партию составляет 12 тыс. р. Размер текущих затрат по хранению единицы запаса составляет 6 тыс. р. в год. Согласно формуле (13.1),

ОРпп = Ö(2 * 2000 * 12) : 6 =  Ö8000 = 126 тыс. р.

Следовательно, на протяжении года товар должен доставляться 16 раз  (2000 : 126), или каждые 22 дня (360 : 16). При таких показате­лях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут     минимальными.

Для запасов готовой продукции задача минимизации текущих затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции. Если производить опре­деленный товар мелкими партиями, то затраты по     хранению его за­пасов в виде готовой продукции будут минимальными, однако существенно возрастут текущие затраты предприятия, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства и пр. Минимизация совокупного размера текущих затрат по обслужива­нию запасов готовой продукции также может быть осуществлена на основе модели Уилсона (с новым содержанием показателей ТЗ1 и ТЗ2). В этом случае вместо необходимого объема закупки товаров исполь­зуется планируемый объем производства или продажи готовой про­дукции.

Своевременное вовлечение в хозяйственный оборот излишних запасов товарно-материальных ценностей осуществляется на основе мониторинга текущей финансовой деятельности (сопоставления нор­мативного и фактического размера запасов). Мероприятия в этом случае разрабатываются совместно со службой производственного    менеджмента (при нормализации запасов сырья и материалов) или со службой маркетинга (при нормализации запасов готовой продук­ции). Цель этих мероприятий — высвобождение части финансовых средств, замороженных в сверхнормативных запасах. Размер высвобождаемых в этом случае финансовых средств опре­деляется по формуле

ФСв = Зн — Зф = (ЗДн — ЗДф) * СР,

где ФСв – сумма высвобожденных финансовых средств при нормализации запасов;    Зн – норматив запасов; Зф – фактические запасы; ЗДн – норматив запасов в днях;     ЗДф – фактические запасы в днях;  СР – среднедневной объем расходования запасов.

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод LIFO (последний пришел — первый ушел). В соответствии с ним запасы направляются в производственное потребление или на реализацию по ценам, по которым было зафиксировано их последнее поступление. В отличие от метода FIFO (первый пришел — первый ушел), когда использова­ние запасов осуществляется по ценам их первоначального формиро­вания, метод LIFO позволяет получить реальную оценку этих резуль­татов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

В практике зарубежных предприятий при решении задач управления запасами используются логистические подходы. Управле­ние предприятием в соответствии с   моделью децентрализованной логистики строят путем использования программных

продуктов, например LS LIPRO SYSTEMS, - интегрированного решения планирования ресурсов предприятия. Эта система представляет собой гибкое и масштабируемое     решение для управления средними предприятиями, состоящее из сети модулей с различной функциональностью для сбыта, закупок, основных производственных данных, централизованного управления материалами, управления складами, производственной логистики и др.), в которой осуществлены принципы децентрализованной логистики.

С применением указанной системы сложная деятельность предприя­тия разворачивается в простую структуру децентрализованных моду­лей производственной логистики (PL). Точное планирование и управ­ление запасами подчиняется производящей структурной единице. Планирование изготовления, управление материалами с учетом брут­то- и нетто-факторов, контроль наличия на складе и обратная связь находятся под контролем соответствующих модулей PL. Таким образом, модуль PL, являясь ядром системы точного управ­ления, выполняет задачи планирования и точного управления зака­зом, материального менеджмента на складах, управления производ­ственными данными и передачи данных потребности в материалах.

Для дорогостоящих материалов при незначительной или редкой величине расхода применяется способ управления потребностями, инициирующий специфические требования — заказы на материалы для модуля закупок или для других PL-сегментов. Для этого PL определяет индивидуальный для заказа объем потребности, гарантирующий реально необходимое количество и минимизирующий складские запасы таким образом.

Модуль PL содержит обширный объем функций, предназначен­ных для управления складскими запасами отдельно в каждом сегмен­те. В результате постоянного отслеживания текущего объема запасов в любой момент времени можно получить реальные данные по запа­сам. Основными компонентами функций управления материально-техническими запасами на складах являются:

• управление основными данными складских запасов;

• управление местами складирования;

• учет складских запасов и управление ими;

• перемещение со склада на склад;

• перманентная инвентаризация.