Классический бизнес поддерживается системой автоматизации всего на 10-20 % это только те задачи, которые удается четко формализовать, и в которых возможно структурировать информацию /8,10/. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.
СУД — система управления документами — это идеология, позволяющая вовлечь в организованную коллективную работу те 80-90 % деловой активности, которые до недавнего времени оставались за рамками корпоративных информационных систем. Эти системы начали появляться на рынке программных продуктов в конце 80-х — начале 90-х годов. Их основной задачей является организация единых корпоративных электронных архивов документов. Они реализуют ввод, хранение и поиск документов как в текстовой, так и в графической форме, т.е. позволяют организовать работу с неструктурированными документами.
В тесной интеграции с СУД работают системы автоматизации документооборота (системы класса workflow), предназначенные для автоматизации деловых процедур обработки документов, в том числе одной из наиболее значимых — процедуры контроля исполнения документов. Эти системы позволяют объединить в рамках исполнения одного поручения несколько документов. Типичным примером того, когда это необходимо, является подготовка исходящего документа в ответ на входящий документ.
Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами, позволяет сформировать единое, функционально полное решение автоматизации работы с документами. Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления в организации (создания или получения от внешнего корреспондента) до отправки исходящего документа и архивного хранения.
Таким образом, современными технологиями охватываются делопроизводство, ведение технических архивов, фиксированные деловые процедуры, офисный документооборот.
Эффективное управление динамично развивающейся организацией требует:
§ наличия формализованных механизмов обмена документами между сотрудниками,
§ возможностей единообразного хранения, поиска и извлечения информации, создаваемой различными подразделениями,
§ оперативного доведения решений до исполнителей,
§ контроля исполнительской дисциплины.
Стратегические задачи, которые должна решать система документооборота:
§ Замена бумажного документооборота электронным с целью повышения скорости движения документов, отказа от многократного ввода документов, гибкой маршрутизации и использования единых форм служебных и финансовых документов.
§ Получение ответственными сотрудниками компании самой актуальной информации по интересующим их проектам и документам.
§ Доведение приказов и распоряжений руководства до сотрудников, автоматизация системы контроля исполнительской дисциплины, контроль выполнения распоряжений и приказов.
Уточним классификацию систем электронного документооборота. Следует различать три класса систем, автоматизирующих те или иные функции работы с документами:
§ электронное делопроизводство, или управление документами (document management) — системы, в первую очередь реализующие функции централизованного электронного хранилища документов и совместной работы над документами с возможностями раздельного доступа к документам, блокировки документа при взятии его сотрудником на редактирование, версионного контроля. При этом в таких системах минимально представлены либо отсутствуют вообще возможности обеспечить движение документов между исполнителями по различным маршрутам и, тем более, обеспечить выполнение каких-либо действий, или бизнес-процессов на основании содержащихся в документах данных;
§ электронный документооборот (docflow) — системы, обеспечивающие хранение документов и обработку документов, включая их маршрутизацию и изменение состояний в соответствии с заданными правилами; при этом маршрутизация может быть "свободной" (аналогично адресации сообщений в электронной почте), жесткой, или же допускать для каждого пользователя возможность ограниченного выбора;
§ управление потоками работ (workflow) — системы, обеспечивающие хранение и обработку информации о бизнес-объектах, используемых в бизнес-процессах; ключевым отличием workflow от docflow является использование понятий "поток работ" и "экземпляр потока работ" как базовых. При этом в рамках одного потока работ могут обрабатываться различные документы, а сама система workflow выступает как магистраль для интеграции различных бизнес-приложений. Таким образом, системы управления потоками работ являются наиболее широкими по своим возможностям, позволяя, в том числе, реализовать функции как стандартных систем документооборота, так и систем управления документами.
Однако, поскольку на российском рынке прижилось название «системы электронного документооборота» (СЭД), под которым понимаются практически все описанные выше типы систем, в дальнейшем в основном будет использоваться данное название.
Поддержка жизненного цикла в различных СЭД
Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива — хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой.
Например, компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.
Компоненты СЭД.
Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.
Хранилище атрибутов документов
Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.
Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.
Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.
Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. В случае, если вы используете стандартную СУБД, всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче — придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД.
При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Однако такой подход имеет свои слабые стороны — реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Разработчики СЭД при этом оказываются перед дилеммой: разработать простую, но эффективную структуру хранения данных, при этом отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь громоздкую структуру, которая обеспечивает необходимую гибкость за счет эффективности, прозрачности и надежности работы системы. Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Чаще всего такая ситуация приводит к определенному консерватизму пользователей в вопросе перехода на новые версии.
Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то естественнее всего воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.
Хранилище самих документов
Для реализации хранилища документов тоже существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя, между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.
Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.
При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.
Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia).
Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях. В большинстве систем они так или иначе решены, однако можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения вы всегда имеете выбор.
Бизнес-уровень
На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаются степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.
§ Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.
§ Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.
§ Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других — гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами.
§ Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.
§ Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты — отличный материал для принятия управленческих решений.
§ Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.
«Правильная» СЭД
С точки зрения технологий, системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка.
Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр» полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.
Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое завтра станет старым. Проверенные надежные решения зачастую ничем не уступают системам, построенным по последнему слову технологии.