Информационная база управленческого анализа существенно отличается от информационного обеспечения анализа деятельности предприятия в целом. Управленческий анализ имеет более широкую информационную базу. Для его проведения используются не только данные отчетности, но и данные сводных и первичных документов, поскольку именно в разрезе производственных подразделений обычно группируются и обобщаются различные первичные документы по учету наличия, движения и использования основных фондов, материальных, трудовых ресурсов, выпуску продукции.
К числу сводных источников управленческого анализа относятся различного рода отчеты цехов о расходе сырья, материалов, топлива, энергии, выдаче заработной платы, поступлении и использовании машин и оборудования, выпуске готовых изделий.
Сбор и оценка информации – один из первых этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а следовательно, и обоснованность принятия управленческих решений.
Для создания информационной базы анализа необходимо:
· установить объем, содержание, виды, периодичность анализа;
· определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;
· уточнить на основании принятой методики приемы решения;
· определить общую потребность в информации по задачам;
· устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;
· определить объем, содержание, периодичность, источники для формирования информационной базы экономического анализа.
В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическую информацию можно классифицировать по различным признакам:
1) по изменяемости
- постоянная (условно-постоянная), которая не изменяется в течение определенного периода времени (месяца, квартала, года и т.д.);
- переменная;
2) по насыщенности
- недостаточная;
- достаточная;
- избыточная;
3) по отношению к предмету исследования
- основная;
- вспомогательная, необходимая для более полной характеристики изучаемой предметной области;
4) по полезности
- полезная;
- бесполезная;
5) по способу изображения
- текстовая;
- цифровая;
- графическая (графики, диаграммы, схемы, чертежи);
6) по функциональному назначению
- плановая
- нормативная;
- учетная;
- отчетная
1) по отношению к процессу обработки данных
- обрабатываемая;
- необрабатываемая;
2) по степени обработки
- первичная;
- промежуточная (подвергающаяся соответствующей обработке);
- результативная;
3) по отношению к управляемому объекту
- внутренняя (образуемая на самом предприятии);
- внешняя (поступающая из вне);
- входящая (поступающая к управляемому объекту);
- исходящая (поступающая от управляемого объекта);
4) по объему необходимых сведений для управления экономикой предприятий и объединений;
- комплексная;
- тематическая, относящаяся к определенному аспекту деятельности;
5) по форме представления
- письменная;
- устная.
Большое значение для создания полноценной информационной базы управленческого анализа имеет исследование степени аналитичности информации, под которой понимается ее адекватность требованиям и задачам экономического анализа.
Аналитичность информации оценивается качественно и количественно с помощью следующих критериев:
· полноты охвата необходимых для анализа сведений или степени обеспеченности информацией (рассчитывается как отношение суммы показателей, имеющихся в действующей отчетности, к показателям, необходимым для проведения анализа). Следует выяснить и количество неиспользуемой информации, а также причины этого;
· универсальности информации – возможности получения производных показателей (во многом зависит от соотношения первичной и производной информации);
· степени повторяемости аналогичных показателей в разных формах отчетности (рассчитывается как отношение количества повторений одноименных показателей к количеству рассматриваемых документов);
· степени взаимного соответствия информации различных видов;
· сопоставимости информации, т.е. возможности использования информации различных видов без дополнительной переработки;
· степени достоверности (логической и математической);
· степени своевременности получения требуемой информации;
· ритмичности движения информационных потоков;
· гибкости как возможности своевременного внесения коррективов и в то же время достаточной устойчивости к изменениям;
· достаточности (насколько информация удовлетворяет современным требованиям и составляет основу проведения в будущем ретроспективного анализа);
· степени готовности к механизированной обработке (она зависти от состояния самого документа, степени унификации, типизации, сложности расчетных операций в нем);
· низкой трудоемкости заполнения и обработки, удобство сбора и др.