Основной задачей современных информационных технологий управленческого анализа является своевременное предоставление достоверной, необходимой и достаточной информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. От точности получаемых в процессе анализа результатов зависит правильность и адекватность принятия управленческих решений, поэтому применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы.

Исследование производства с позиций управления начинается с рассмотрения его как системы, состоящей из управляющей и управляемой частей, между которыми существуют многосторонние информационные связи и отношения, требующие постоянного согласования.

Потоки информации делят на  прямые и обратные. Интенсивный обмен потоками информации находит отражение в учетной и отчетной документации для внутреннего пользования. Прямые потоки передают управляющие команды, например планы, сметы, прогнозы, нормативы. Обратные потоки содержат данные о состоянии управляемой подсистемы, например учетные данные, отчеты, информацию об исполнении смет, контрольные данные.

Процесс выработки и принятия управленческого решения должен быть основан на электронном документообороте. При замене бумажного процесса на цифровой время отдельных этапов работы с документами значительно сокращается (рис. 3.1).

Наиболее эффективной организационной формой использования информационных технологий является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) аналитиков, т.е. профессионально ориентированных малых вычислительных систем, предназначенных для автоматизации работ по экономическому управленческому анализу.

Базовыми программными средствами при создании функционального программного обеспечения АРМ аналитика являются программные средства:

· для подготовки текстов (текстовые редакторы или текстовые процессоры);

· для подготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомости);

· для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.

Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты функционального программного обеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор, систему управления базами данных (СУБД), а также специальный командный файл настройки программного обеспечения на конкретный режим обработки информации. Это позволяет организовать работу аналитика на АРМ в режиме «меню» с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел, текстов и графиков, а также другой деловой информации.

Автоматизированный банк данных (АБД) – это современная система организации сбора информации с целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит в том, что она предлагает наличие упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), поддержание их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для решения, аналитических и других управленческих задач.

База данных должна отвечать следующим требованиям:

· содержать минимально необходимые, но достаточные данные для решения аналитических и других управленческих задач;

· допускать расширение данных и подключение новых файлов без изменения программы обработки данных;

· предусматривать минимальное контролируемое, дублирование данных и исключать возможность появления противоречивой информации.

В настоящее время база данных многих автоматизированных систем управления (АСУ) имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются в том, что в большинстве АСУ существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем созданы массивы базовой информации. В результате возникает неоправданно избыточная плановая, нормативная и другая базовая информация, происходит ее дублирование и затрудняется согласованность данных различных информационных массивов.

Неоднократное использование информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности. К техническому обеспечению баз данных предъявляются также высокие требования, поскольку оно должно обеспечивать минимальную возможность возникновения ошибок, наибольшую вероятность их выявления с наименьшими затратами времени и средств на исправление ошибок, надежную сохранность и своевременное обновление базы данных.

Необходимость внедрения автоматизированных информационных технологий в процессе проведения внутреннего управленческого анализа на современном предприятии очевидна. Основной эффект достигается в экономии издержек, времени обработки операций в рамках автоматизации документооборота и минимизации ошибок, организации оперативного учета и мониторинга состояния предприятия (группы предприятий) в целом, по подразделениям, бизнес-процессам и произвольным параметрам, задаваемым управляющими-менеджерами. В результате происходит снижение трудозатрат и повышается качество управленческой информации за счет:

· сокращения сроков обработки аналитических данных (повышение оперативности анализа);

· повышения качества и достоверности обработки за счет более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности, замены приближенных или уточненных расчетов точными вычислениями, постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами;

· повышения гибкости в управлении;

· совершенствования организации труда аналитических работников, снижения трудоемкости и стоимости аналитического процесса.