Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Процедура издания распорядительных документов (в условиях единоличного принятия решений распоряжений) включает следующие стадии;
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6) принятие решения (подписание документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
К основным распорядительным документам относятся: РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.
Решение как распорядительный документ обычно принимается коллегиальным органом ( собранием акционеров, комиссией, ученым советом и т.д.). Решение может затрагивать самые различные стороны деятельности предприятия: экономическую, научно-техническую, финансовую, кадровую.
Решение предписывает осуществление определенных мероприятий, содержит перечень планируемых действий, очерчивает круг основных исполнителей.
Решение обязывает.
Оно должно быть правильно оформлено. Очень важно, чтобы решение опиралось на твердую законодательную базу, соответствовало компетенции данного органа.
Распоряжение как управленческий акт также имеет обязательную силу для организации, конкретной категории граждан, специалистов, работников.
Распоряжения относят к подзаконным актам. Одни из них носят общий характер, предполагают длительный срок действия. Другие распоряжения касаются конкретного вопроса, продиктованы сложившейся ситуацией.
Распоряжения издаются правительством, министерствами и ведомствами, администрациями, руководителями предприятий и учреждений в пределах их компетенции.
Распоряжения имеют юридическую силу, если они документально оформлены.
Во вступительной части распоряжения полезно указать основания данного документа. К примеру, распоряжение губернатора Санкт-Петербурга от 29 декабря 2000г. №1360-р "Об индексации платы за загрязнение окружающей природной среды на 2001 год" начинается со следующих слов: " В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1992 года №632 "Об утверждении Порядка определения платы и ее предельных размеров за загрязнение окружающей природной среды, размещение отходов, другие виды воздействия", с учетом письма Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 27 ноября 2000 года №ВП-61/6349 ……"
В этом случае распоряжение воспринимается с большим доверием.
Приказ — это нормативный акт, издаваемый руководителями организаций,
предприятий, учреждений, действующими на основе единоначалия.
Приказы делятся на две группы:
1. приказы по основной деятельности (издаются для решения каких-либо производственных, организационных, финансовых задач);
2. приказы по личному составу (издаются для решения задач, касающихся работы с персоналом предприятия).
Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения.
Приказ обязателен для работников, которым он адресован. Неисполнение приказа или его нарушение, как правило, влечёт за собой применение санкций к нарушителям.
С помощью приказа руководитель оказывает воздействие на трудовое поведение работников, на деятельность предприятия в целом.
Руководителю необходимо проследить за тем, чтобы последующие приказы не противоречили бы предыдущим. При умелом руководстве данный приказ издаётся в РАЗВИТИЕ предшествующим решениям и распоряжениям.
Случается, что издаваемый приказ отменяет ранее принятые решения.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на специальном бланке приказа (рис. 7.2.).
Рис. 7.2. Макет приказа по основной деятельности
Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер. Датой приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется последовательно с января по декабрь в рамках текущего года (начиная с № 1).
Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ обязательно имеет заголовок, который кратко и четко отражает содержание документа. Заголовок формулируется так, чтобы его первые слова отвечали на вопрос "о чём?" (Об изменении графика дежурств, О проведении полевых
испытаний).
Текст приказа состоит обычно из двух частей.
В первой части констатируется сложившаяся проблема, ситуация, иногда указываются основания издания приказа.
Приказов не должно появляться слишком много. Недопустимо, чтобы они касались второстепенных текущих вопросов. Приказ действенен, когда он мобилизует работников, привлекает внимание, является значимым событием в жизни предприятия.
Основанием для приказа могут служить:
· нормативные документы, поступившие от вышестоящих государственных инстанций;
· обострившиеся производственные проблемы;
· решения коллегиальных органов предприятия;
· инициативы самого предприятия.
Вторая часть приказа, распорядительная (постановляющая), начинается со слова П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку. Затем перечисляются предписываемые действия, поручения с указанием конкретных исполнителей, сроков выполнения работ.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Весьма часто в заключительном пункте приказа указывается лицо, которое обязано контролировать реализацию всех сформулированных требований.
В том случае, когда приказ вводит в действие какие-либо иные организационно-распорядительные документы, они оформляются в виде приложений. В правом верхнем углу этих документов помещается соответствующее указание (см. модуль 03.01.05).
Многие приказы имеют гриф согласования.
Задача оперативного делопроизводства: в кратчайшие сроки ознакомить с содержанием приказа тех работников, которых он касается, а также ответственных за его исполнение. В особо важных случаях сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с приказом.
Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственной службы и направляют адресатам в соответствии с укзателем рассылки. Копию документа обязательно должен получить исполнитель.
При необходимости оформляется ВЫПИСКА из приказа, которая должна быть заверена.
Большое значение имеет контроль выполнения издаваемых приказов.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству. Неточности и ошибки руководителей, издающих решения, распоряжения, приказы, могут послужить причиной трудовых конфликтов и споров, длительных судебных разбирательств.
В подготовке любого распорядительного документа можно выделить следующие три стадии.
1) Сбор информации о сложившейся ситуации, её анализ и подготовка проекта документа.
Обычно это наиболее трудоёмкая и длительная стадия работы над документом. С одной стороны, необходимо тщательно и глубоко изучить возникший вопрос. С другой — нежелательно чрезмерно затягивать процесс принятия управленческого решения.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений
руководителя предприятия или в инициативном порядке.
2) Обсуждение и принятие документа.
На этой стадии происходит доработка подготовленного проекта распорядительного документа, его уточнение. К процедуре обсуждения, как правило, привлекают работников, которым предстоит на практике реализовывать основные положения документа.
Обмен мнениями, сопоставление различных точек зрения позволяет улучшить документ и сформировать к нему положительное отношение. Необходимо тщательно зафиксировать все замечания, высказанные при обсуждении материала, внимательно просмотреть их, отобрать самые полезные.
Процесс предварительного обсуждения выявляет не только сторонников, но и противников принимаемых решений. Становится возможным спрогнозировать те трудности, с которыми будет связано исполнение документа.
3) Согласование документа и его подписание, утверждение.
Одобренный распорядительный документ весьма часто требует согласования. Обеспечивают согласование руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.
Большое значение имеет выбор числа инстанций, участвующих в согласовании. Ибо на каждое согласование тратится драгоценное время.
Современное делопроизводство требует оперативного, принципиального и честного согласования.
Если исполнение документа связано с осуществлением финансовых операций, он обязательно должен быть согласован с экономическим отделом, главным бухгалтером. Виза юрисконсульта гарантирует соответствие документа законодательным и нормативным актам.
Если в процессе согласовывания в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Приказы подписываются руководителем предприятия, учреждения или его заместителем, который имеет на это право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если специально не указан иной срок.
После выхода приказа неуместны его обсуждения. Он должен неукоснительно выполняться.