Целый ряд производственно-управленческих документов служит для осуществления внутрифирменного учёта. Этими документами пользуются только работники своего предприятия.

Учётное документирование необходимо для контроля за получением, расходованием, хранением различных ресурсов. Для контроля за трудозатратами, количеством и качеством выпускаемой продукции, реализуемых услуг.

Учётная документация содержит информацию, которая постоянно нужна руководителям разного уровня, чтобы анализировать производственную и финансовую ситуацию на предприятии, принимать обоснованные управленческие решения.

Основные направления деятельности предприятия, нуждающиеся в учётном документировании:

1. Приобретение необходимых ресурсов и их переработка:

· -документы, в которых фиксируется покупка средств производства (оборудования, инструментов, приборов).

· -документы, фиксирующие закупки сырья и материалов ( договоры о купле-продаже).

· -документы, отражающие процесс перемещения материалов и ресурсов в пределах организации, между цехами, подразделениями ( маршрутные карты, рапорта, приёмосдаточные накладные и т.д.).

2. Документы, в которых отмечается расход ресурсов и материалов на производство продукта (нормативы, технологические задания и т.д.).

Перечисленные документы должны содержать наименование поступающих, перемещаемых и расходуемых предметов, материалов, ресурсов, количественные данные, время осуществляемых операций, а также указания на отправителя и получателя.

В них часто указываются планируемые ( нормативные) и фактические показатели, величина потерь, брака.

Тщательная и строгая организация подобного учёта позволяет предприятию контролировать расходы ресурсов, проводить эффективную политику экономии, успешно бороться с хищениями и неоправданными потерями.

Учётное документирование становится особенно жестким в тех случаях, когда предприятие испытывает экономические трудности, борется за выживание.

3. Производство продукции, подготовка и осуществление услуг:

· -документы, фиксирующие произведенную продукцию ( её вид, количество, качество, время изготовления). Соответствующие формы утверждаются высшим руководством предприятия. Информация, содержащаяся в этих документах, позволяет оперативно отслеживать результаты функционирования предприятия, отдельных его подразделений.

· -документы, в которые заносятся результаты проверки, испытания готовых изделий, продуктов, их соответствие стандартам и сертификатам (акты, технические условия и т.д.). Они позволяют судить о качестве выпускаемой продукции, о степени её соответствия нормативным требованиям и мировым стандартам.

· -документы, отражающие подготовку к предоставлению услуг, выполнению определенных работ.

Учётное документирование должно быть оперативным. Все необходимые документы следует оформлять быстро, чётко, без проволочек.

4. Хранение и доставка готовой продукции:

· -документы, с помощью которых ведётся учёт складирования и хранения произведенной продукции. В них должен быть отмечен вид продукта, его количество, место расположения (карточки учёта материальных ценностей, кладовые и амбарные книги, складские свидетельства и т.д.).

· -документы, фиксирующие отгрузку, отправку продукции заказчику ( её наименование, объём, сроки, отпускную цену), завершение выполняемых работ (журналы учёта, наряды, графики отгрузки, комплектовочные ведомости и т.д.).