Прежде чем начнём описывать информационные связи, приведём несколько определений /1/.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация — общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т. д.).

Учреждение — организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т. д.).

Предприятие — производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т. д.). Как видно, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию — учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания. В пособии будет использоваться термин «предприятие», так как может производиться не только материальный продукт, но и интеллектуальный, информационный, денежный и т. д. На производственную основу поставлены даже некоторые медицинские услуги, например восстановление зрения при помощи лазерных технологий.

Чтобы системы, которые будут именоваться предприятиями, достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений.

На рис. 1.1 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предприятиями и организациями.

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т. п.). В состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих задач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные службы (юридическая, плановая и пр.).

Канцелярия — это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В канцелярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения, сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этих подразделениях регистрируются данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия занимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом заработной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п.). Архивные работники обеспечивают сохранность документов в течение определенного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения. Эти службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектую­щими деталями и узлами, документацией.

Основой любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятель­ность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделе­ний могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологиче­ские отделы. Производственными подразделениями условно можно назвать и службы, обеспечивающие основную функцию в организациях, не связанных с материальным производством. В научных организациях это экспериментальные лаборатории, научные отделы, в торговых — службы, занятые оптовыми закупка­ми и реализацией товара.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возло­женных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (рис. 1.2). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства (главки, тре­сты и т. п.). От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышесто­ящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискаль­ные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы (экологическая служба), органы социальной защиты и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схема­тично изображено на рис. 1.3.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

- во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот — это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

- обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или уч­реждение;

- рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

- движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;

- обработка отправляемых адресату или на хранение документов.