Одним из ключевых понятий организационно-административной работы (далее – ОАР) является социальная организация, для которой характерны цель, иерархия, управление, синергия.  Особенностью социальных систем является их сложность, обусловленная тем, что основной элемент системы — человек — обладает индивидуальностью и большим диапазоном выбора поведения. Для социальной системы характерны неопределенность функционирования и существование границ управляемости.

Термин "организация" широко применяется в менеджменте. Как известно, организация изучается разными науками (экономикой, философией, социологией, кибернетикой и др.).

Организация может создаваться для выполнения более или менее ясно очерченной функции и выступать как социальный институт с известным статусом и как автономный объект. Организация может выступать как процесс целенаправленного воздействия на объект, в таком случае понятие организации совпадает с понятием управления. Организация может означать упорядоченность какого-либо объекта в плане структуры строения, типа связей.

Организация создается как инструмент решения общественных задач и средство достижения цели. Она складывается как человеческая общность, специфическая социальная среда. С этих позиций организация представляет собой совокупность социальных групп, статусов, норм, а также отношений лидерства, отношений сплоченности-конфликтности. Предметом управления выступает агрегированная целостность, построенная иерархически и взаимодействующая с внешней средой. Основные проблемы здесь — равновесие, самоуправление, разделение труда, управляемость.

Организация — это высший уровень развития социальных систем.

Организация выступает как:

· искусственное объединение институционального характера, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения определенной функции. Организация в этом случае является автономным объектом и выступает как социальный институт, имеющий известный статус. Например, предприятия, орган власти и др.;

· деятельность  (распределение функ­ций, установление связей, координация и т.п.). В этом случае организация — это процесс целенаправленного воздействия на объект. Здесь есть организатор и контингент организуемых. Понятие организации в таком случае означает управление;

· определенная структура, строение, тип связей, представляющих способ соединения частей в целое. Способ соединения является специфическим для каждого рода объектов. В таком смысле организация объекта представляет собой свойство, атрибут последнего. Например, можно говорить об организованных и неорганизованных системах, политической организации общества и т.д.

В социологии выделяют два механизма образования организаций как форм социальной общности:

1) достижение общих целей через достижение индивидуальных целей;

2) достижение индивидуальных целей через выдвижение и достижение общих целей.

В первом случае мы имеем дело с трудовыми организациями, предприятиями и т. п.; во втором — с акционерными обществами, массовыми союзными организациями. При коллективном достижении цели возникает необходимость в иерархии и управлении.

Для организации характерны следующие социальные свойства:

· целевая природа. Организация выступает средст­вом решения общественных задач, средством достиже­ния цели, поэтому возникают проблемы, связанные с выяснением целей и функций, выполнением их, оцен­кой эффективности результатов, мотивацией и стимулированием персонала;

· степень внутренней упорядоченности. Организация представляет собой человеческую общность, т. е. сово­купность социальных групп, статусов, норм, отношений лидерства, сплоченности или конфликтности;

· деперсонификация. Организация выступает как безличная структура связей и норм, для нее важны иерархия и взаимодействие с внешней средой. Здесь возникают проблемы равновесия, самоуправления, разделения труда, управляемости организации.

Перечисленные признаки взаимосвязаны и взаимопереплетены.

Кроме того, для организационно-административной работы имеют важное значение такие признаки организации:

· индивид в организации — одновременно работник, личность и элемент системы;

· ключевой элемент любой организации — цель. Именно ради достижения цели создаются организации.

Механизм функционирования структур организационно-административной работы связан с принципами их построения, учитывает социальные связи и отношения, в которых индивиды находятся друг с другом в конкретных условиях места и времени. Социальные процессы имеют место в различных сферах и на различных уровнях общественной организации.

Механизм функционирования структур ОАР исходит из того, что объектами управления выступают: индивид, группа, организация, социальные процессы.

Менеджер должен для каждого уровня управления выбрать наиболее эффективные методы. Напомним, что под методами управления в менеджменте понимают комплекс социальных методов целенаправленного воздействия на работников, группы, коллективы.

Применительно к  отдельному работнику методы социального управления могут быть следующие:

· прямое управление в форме задания, приказа;

· через мотивы и потребности (стимулирование);

· через систему ценностей (воспитание, образование и т.п.);

· через окружающую социальную среду (например, изменение условий труда и др.).

Для группы могут быть применены такие методы, как:

· формирование состава группы с учетом квалификационных, демографических, психологических и других признаков;

· сплочение группы путем совершенствования сти­ля руководства.

На уровне  социальной организации:

· согласование формальной и неформальной структур;

· демократизация управления;

· совершенствование социальной структуры коллектива путем использования методов социального планирования.

Социальное управление направлено на достижение изменений в положении управляемого объекта.

Важно обеспечить управляемость организацией. Границы управляемости определяются сложностью управляемого объекта. Повышение степени управляемости может быть обеспечено большей обоснованностью управляющих воздействий, например, объединением персонала вокруг общих целей и развитием системы мотивации. Особенно это касается вопросов организации и оплаты труда, социального страхования, содержания и развития инфраструктуры. При этом для регулирования труда может оказаться эффективной система договорных отношений.

Успешное решение задач по совершенствованию управления организацией во многом зависит от степени учета социальных и психологических факторов. Речь может идти о качестве работы конкретной группы людей и о работе всей организации. Так, если менеджер убежден, что его подразделение работает более эффективно, чем другие, он может передать опыт менеджерам других подразделений.

Важная роль в обеспечении функционирования структуры ОАР отводится программам обучения персонала. Разработка и реализация программ обучения персонала, переподготовки кадров имеют огромное значение для решения таких социальных проблем российской экономики в условиях переходного периода, как занятость и безработица.

Механизм управления структурами ОАР зависит от особенностей объекта и предмета управления. Однако в любом случае существуют организационные структуры, призванные проводить в жизнь соци­альную политику, решать проблемы обеспечения социальной справедливости.

Организационная структура – это деление организаций социальной сферы на те или иные подразделения, а организационная схема управления — это распределение обязанностей и ответственности сотрудников организаций социальной сферы.

Организационные структуры социальной сферы чрезвычайно разнообразны. Они распределяются в соответствии с Общероссийским классификатором технико-экономической социальной информации по отраслям: образование, культура и искусство, здравоохранение, туризм, отдых, физическая культура и спорт, наука и инновации, жилищный фонд и коммунальное хозяйство. Организации социальной сферы могут создаваться государственными органами Российской Федерации, субъектов РФ, а также органами местного самоуправления. Они осуществляют управленческие, социально-культурные и иные функции некоммерческого характера и финансируются из соответствующего бюджета на основе сметы доходов и расходов. Таким образом, организации социальной сферы представляют некоммерче­ский сектор экономики.

Организации социальной сферы могут осуществлять предпринимательскую деятельность, но не в ущерб основной деятельности, а для достижения целей организации с помощью средств от предпринимательской деятельности.

Несмотря на все различия структур социальной сферы, все они являются сложными системами. В общем виде механизм управления социальной системой можно представить схематически (рис. 1.1).

Сотрудники организации обеспечивают решение стоящих перед ней целей. Управление осуществляется на основе анализа отклонений от поставленных целей.    

Содержание входа и выхода для организации социальной сферы задается внешней средой, прежде всего это финансирование. С учетом этого функционирова­ние организаций социальной сферы можно представить так, как это показано на рис. 1.2: 

Получив финансирование, организация социальной сферы может осуществлять свою деятельность. Например, научная организация, находящаяся на бюджетном финансировании, может выполнить комплекс исследований и получить результат в виде теоретической разработки, которая в дальнейшем передается для практического использования в народном хозяйстве. Организация здравоохранения, получив финансирование, использует ресурсы для закупки оборудования и медикаментов, может привлекать квалифицированный медицинский персонал, оказывать необходимую помощь пациентам. Результат этого — излеченные больные, которые могут участвовать в решении задач общественного развития.

Для организации социальной сферы содержание входа и выхода связано с внешней средой. Жизнедеятельность организации социальной сферы состоит из трех взаимосвязанных процессов:

· получение ресурсов из внешней среды,

· использование ресурсов для достижения цели организации,

· передача результата во внешнюю среду.

Если хотя бы один из процессов нарушается, то существование организации становится невозможным.

Однако организации социальной сферы не всегда могут рассчитывать только на финансирование из бюджета, и задача менеджеров этих организаций — поиск дополнительных или альтернативных источников финансирования.

Таким образом, применительно к системам понятием «организационная структура» обозначают внутреннее строение субъекта и объекта деятельности.

В ОАР различают такие более частные понятия:

оргструктура обслуживания — состав, соподчиненность и взаимосвязи подразделений, звеньев, выполняющих функции социальной работы в непосредственном контакте с клиентами (подопечными, пациентами);

оргструктура подразделений, звеньев или общая структура учреждения социальной защиты (помощи) — состав, соподчиненность и взаимосвязи всех оргединиц, фактически ее образующих;

оргструктура аппарата управления — состав, соподчинен­ность и взаимосвязи управленческих подразделений, звеньев.

Наряду с организационной структурой в учреждениях, организациях имеются также социальная и техническая структуры.

С понятием «организационная структура» непосредственно соотносятся такие понятия, как «подразделение», «звено», «ступень», «орган», «формальная» и «неформальная» структуры, «диапазон управления».

Подразделение — это организационная единица, имеющая определенные задачи, выполняющая функции (обязанности) и наделенная для этого необходимыми правами и ответственностью. Типичные подразделения — департамент, главное управление, управление, отдел, отделение.

Звено. Данное понятие имеет два значения: 1) звено как синоним понятия «подразделение»; 2) звено — это отдельный работник (должность).

Количество подразделений и звеньев — один из показателей структурной сложности или простоты системы. Поэтому совершенствование системы, в частности, связано с изменением количества подразделений, звеньев, их соподчиненности, взаимосвязей, взаимодействия.

Ступень — это совокупность ряда подразделений и звеньев (должностей), находящихся на определенном уровне системы (первичном, среднем, высшем). Образно говоря, по ступеням, как по лестнице, можно идти в оргструктуре снизу вверх или, наоборот, сверху вниз. Чем больше ступеней, тем, при прочих равных условиях, больше система и сложнее ее организационное построение.

Орган. В первом своем значении данное понятие является синонимом понятия «подразделение». Во втором оно обозначает организационную единицу управления отраслевого, межотраслевого или территориального уровней. Органами, например, управления считаются министерства, комитеты, администрации. Орган — это более или менее крупная организационная единица.

Формальная структура — понятие, обозначающее состав, соподчиненность и должностные взаимосвязи подразделений, звеньев без учета конкретных работников, их психологических особенностей, возраста, опыта и др.

Неформальная структура — это та система человеческих отношений, взаимосвязей, взаимовлияний, взаимодействий, которая свойственна данной оргструктуре. При совершенствовании оргструктур необходимо считаться с наличием неформальной структуры.

Диапазон управления — рекомендуемое или фактическое количество работников или подразделений (или то и другое вместе), находящихся в подчинении у одного руководителя.

Смысл данного понятия заключается в количественной характеристике формальной организационной структуры в сопоставлении (по формальным признакам) подсистем, которые возглавляются соответствующими руководителями.

Диапазон управления имеет качественные оценки в том случае, если принимаются во внимание показатели неформальной оргструктуры, факторы качественного по

рядка — квалификация и опыт подчиненных, их профессиональное мастерство, техническая вооруженность труда, простота или сложность связей в системе и т.д.

Понятие «диапазон управления» связано с понятиями «управляемость» и «неуправляемость».

Управляемость — владение руководителем основными, ключевыми параметрами объекта, ситуации, деятельности.

Неуправляемость означает подчинение руководителя тем силам, факторам, обстоятельствам, с которыми он не справляется или не хочет справиться. Появляются стихийность, неподконтрольность, неподчиненность, что ведет к слабости или отсутствию управления (руководства).

Управляемость и неуправляемость наряду с количественными характеристиками объекта (системы) связаны и с качественными процессами, показателями.

Основными разновидностями организационных структур  являются линейная, линейно-функциональная, матричная, дивизиональная.         

Достоинства линейной ОСУ: каждое нижестоящее звено имеет только одного руководителя; команды нижестоящим звеньям отдаются последовательно — от вышестоящих к нижестоящим. «Перескок» через нижестоящие звенья означает нарушение линейной связи.

Недостатки: руководитель должен быть компетентен во всех вопросах управляемого объекта; при увеличении количества звеньев по вертикали снижаются возможности обеспечения управляемости; при количественных и качественных изменениях в объекте повышаются требования к компетенции руководителя, «застывание» компетенции означает «застывание» и объекта.

Функциональная ОСУ отражает разделение и специализацию в системе управления. Наряду с линейными звеньями в ней имеются функциональные подразделения, звенья.

Достоинства: подготовка проектов решений специалистами по тому или иному вопросу; создание или ликвидация функциональных подразделений (звеньев) как отражение потребностей при реализации функций; ответственность за реализацию определенных функций; использование знаний специалистов как своеобразного «информационного капитала».

Недостатки: указания (команды) могут поступать «с разных сторон»; образование «функционалки» (чрезмерная специализация труда); тенденции к «раздуванию», «разбуханию» аппарата управления.

ОСУ по отделениям (или дивизиональная) отражает специализацию в обслуживании, предоставляемых услугах (рис. 1.5).

Достоинства: специализация в деятельности, что позволяет качественно и квалифицированно выполнять работу, функции; «улавливание» различных потребностей по предоставлению услуг; возможность создания новых специализированных отделений сообразно выявленным потребностям; увеличение количества отделений в зависимости от увеличения количества обслуживаемых; использование квалифицированных специалистов по направлениям деятельности отделений.

Недостатки: «привязка» аппарата управления к каждому отделению, что может привести к его искусственному раздуванию; потеря управляемости за счет увеличения количества отделений.

Рассмотрим организационную структуру социальной службы на примере Центра социального обслуживания «Кузьминки» (г. Москва).

Центр является медико-социальным, культурно-бытовым учреждением (некоммерческой организацией), предназначенным для оказания различных видов социальной помощи престарелым гражданам, инвалидам, одиноким и одиноко проживающим лицам, а также другим группам населения, нуждающимся в социальной поддержке.

Центр представляет собой юридическое лицо, имеет самостоятельный баланс, круглую печать и угловой штамп с его наименованием, счета (в том числе благотворительный), бланки, юридический адрес и удостоверения для сотрудников.

Основные задачи и функции ЦСО: 

— выявление престарелых, инвалидов и других лиц, нуждающихся в социальной поддержке; 

— контакты с государственными и общественными организациями для совместной работы; 

— определение конкретных видов и форм помощи лицам, нуждающимся в социальной поддержке; 

— предоставление различных социально-бытовых услуг разового или постоянного характера лицам, нуждающимся в такой помощи; 

— обеспечение постоянного и комплексного социально-бытового обслуживания нетрудоспособных пенсионеров и инвалидов; 

— предоставление бесплатного культурно-бытового, юридического и медицинского обслуживания; организация питания для лиц, находящихся на обслуживании Центра; 

— оказание бесплатной помощи на дому нетрудоспособным пенсионерам и инвалидам, организация их обслуживания предприятиями торговли, общественного питания, здравоохранения, коммунального и бытового хозяйства, а также другими организациями;

— организация натуральной гуманитарной и срочной помощи натурального характера;

— оказание дополнительных услуг, не входящих в круг должностных обязанностей сотрудников Центра.

Деятельность Центра строится на сотрудничестве с различными государственными, общественными организациями и учреждениями, благотворительными фондами и отдельными гражданами. В том числе: обществом инвалидов; Советом ветеранов Великой Отечественной войны и труда; Советом ветеранов-афганцев; Советом многодетных матерей; муниципальными управлениями социальной защиты населения (МУСЗН) «Кузьминки» и «Рязанский»; социальными отделами муниципального округа «Кузьминки» и «Рязанский».

Центр широко использует средства массовой информации для ознакомления населения со своей деятельностью. Контингент обслуживаемых ЦСО очень неоднороден,

в основном это пожилые люди, одинокие, инвалиды. В последнее время участились случаи обращения за помощью не только одиноких, но и одиноко проживающих, имеющих родственников в других районах города. Это побудило к поиску новых форм обслуживания, развитию работы Центра в разных направлениях.

ЦСО «Кузьминки» имеет определенную структуру, которая представлена в приложении 1, из которой видно, что основными подразделениями являются:

— отделения социальной помощи на дому (всего 26);

— отделение дневного пребывания;

— отделение срочной социальной помощи.

Каждое из них специализируется на выполнении определенных функций.

Центр возглавляет директор, осуществляющий руководство его деятельностью на основе единоначалия.

Директор Центра назначается и увольняется руководством Комитета социальной защиты населения г. Москвы в соответствии с действующим законодательством.

В должностные обязанности директора входит:

— обеспечение хозяйственной деятельности и целенаправленное расходование ассигнований на содержание учреждения;

— организация мероприятий по привлечению внебюджетных средств на укрепление материально-технической базы, улучшение обслуживания граждан и условий труда работников.

Деятельность ЦСО включает два важнейших направления:

1)  укрепление материально-технической базы самого Центра, улучшение условий труда работников, заработная плата;

2)  деятельность по обслуживанию граждан.

Вся финансово-экономическая документация Центра хранится в бухгалтерии. Главный бухгалтер составляет смету расходов, контролирует использование средств и готовит отчеты согласно требованиям инструкций.

ЦСО «Кузьминки» имеет два счета: бюджетный и внебюджетный. Бюджетный счет — это финансирование плановой деятельности Центра, а именно: содержание самого учреждения, заработная плата, текущие и капитальные ремонты, проведение праздничных мероприятий и т. д. Внебюджетный счет существует для спонсорской помощи и деятельности Центра, предусмотренной муниципалитетом или префектурой.

Заместитель директора по социальной работе отвечает за организацию деятельности по обслуживанию граждан определенными структурными подразделениями Центра.

Функции заместителя директора по хозяйственным вопросам заключаются в обеспечении Центра всем необходимым для производственной деятельности.

Отдел кадров играет важную роль при составлении штатного расписания и тарификационных списков, в которых зафиксирована заработная плата служащих в соответствии с их квалификацией. Общее руководство персоналом осуществляет директор Центра.

Специалист по социальной работе (по бесплатному питанию) отвечает за организацию бесплатного питания, выдачу путевок на бесплатное питание, за правильную и своевременную отчетность.

Другим важным понятием ОАР является понятие метод управления. Методы управления – это способы, приемы практических действий, направленные на достижение целей, задач, основанные на анализе информации, выбранные из возможных вариантов. Методы управления классифицируются на организационные, экономические, социальные, социально-психологические и др.

Остановимся на группе организационных методов, т.к. они наиболее важны в ОАР. Первая концепция организационных методов была разработана в 20-х годах видным деятелем научной организации труда П.М. Керженцевым. В состав оргметодов он включал:

1) организационный план (организационное планирование);

2) инструктирование;

3) формы инструктирования: директива (лозунг); постановление (декрет), инструкция, приказ;

4) распределение сил;

5) организацию заново и реорганизацию;

6) ориентацию;

7) переговоры;

8) методы дезорганизации;

9) организационные приемы.

В современной практике управления используются разнообразные оргметоды, которые можно объединить в определенные группы по преобладающему направлению их использования.

Первая группа. Оргметоды, с помощью которых создается та или иная система (предприятие, организация, учреждение) — типовые оргструктуры, методы проектирования структур (целевой, нормативно-расчетный, функциональный, информационно-операционный), регламентирование (уставы, положения, должностные инструкции).

Вторая группа. Оргметоды, используемые в процессе управления (руководства) созданной системой — организационно-распорядительные или административные.

Третья группа. Оргметоды, применяемые для улучшения, совершенствования системы — методы органализа, реорганизации, организационного развития.

Четвертая группа. Оргметоды, направленные на дезорганизацию систем, их расформирование, ликвидацию — методы дезорганизации, расформирования.

Пятая группа. Оргметоды, рассматриваемые по основным элементам процесса управления (табл. 1.1).

Таблица 1.1 

Классификация организационных методов

Основные элементы процесса управления	Организационные методы
1	2
Информация	Методы сбора, обработки, систематизации, анализа хранения, выдачи и передачи информации различного происхождения
Цели, задачи	Методы определения целевых задач (аналитический, эвристический, интуитивный); методы оценки целей, задач (ранжирование по значимости, подведение итогов); методы фиксации целей, задач (официальные документы, документы личного пользования); методы отображения целей, задач (графические методы – «дерево целей», сетевые графики)
Решения	Индивидуальные и коллективные методы подготовки и принятия решений (индивидуальный и коллективный «блокноты», мозговая атака (мозговой штурм), метод Дельта, групповая дискуссия, аналоги, расчеты – всего свыше 20 методов
Организационно-исполнительская система	Методы создания ОИС (регламентирование, инструкции, средства ориентации); методы управления ОИС (оргпланирование, инструктирование, распорядительные (административные) методы); методы преобразования ОИС (реорганизация); методы расформирования, разрушения ОИС (методы дезорганизации)

Кадры, персонал	Методы подбора и расстановки кадров (описательные и количественные методы, испытание должностью, выполнение задач от простых к сложным, стажировка); формы и методы взаимодействия
Ресурсы	Методы определения количества ресурсов – нормативный и аналоговый методы,  метод укрупненных расчетов, «дерево ресурсов»
Время	Методы определения необходимого времени (опытно-нормативный, экспертный и аналоговый методы); методы экономии времени (последовательный и параллельный методы выполнения работ, делегирование полномочий)
Контроль, проверка исполнения	Методы контроля: получение периодической информации от подчиненных, нижестоящих руководителей; личные наблюдения, графические методы; данные, получаемые с помощью ЭВМ; контрольные записи в ежедневнике, еженедельнике, журнале, настольном календаре; информация на совещаниях, заседаниях; запрос информации по определенному вопросу; выявление отклонений; личная проверка состояния дел; доклады исполнителей о ходе работы; изучение отчетных данных; инспекции; «экран выполнения работы»; спецкартотеки

Таким образом, организационные методы управления представляют собой способы, приемы, с помощью которых создаются разнообразные социальные системы (организации, учреждения), осуществляется воздействие на систему, ее части и элементы и обеспечивается определенный уровень (качество) их организованности.

Однако недостаточно знать организационные методы, нужно также уметь их использовать. Соотношения между знаниями и умениями позволяют выделить несколько типов руководителей.

Первый тип (знающий — умеющий): руководитель знает и умеет использовать многие методы. Это наиболее ценный тип руководителя-организатора.

Второй тип (знающий — неумеющий): руководитель знает, какие методы можно использовать, но не умеет этого делать на практике. К руководителям данного типа относятся обычно начинающие руководители, имеющие хорошую теоретическую подготовку в области организации и управления, но незначи­тельный опыт работы.

Третий тип (умеющий — частично знающий): руководитель в основном умеет использовать методы, однако имеет слабые теоретические знания. Это так называемый тип руководителя-практика. Повышение квалификации способствует систематизации приобретенных на практике знаний, обогащению опыта новейшими методами.

Четвертый тип (неумеющий — незнающий): руководитель данного типа не является организатором.