Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из типов или  оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

В каждую ячейку пользователь может внести данные только одного из следующих возможных видов:

· Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

· Числовые данные не могут содержат алфавитных и специальных символов. Единственным исключением является десятичная точка и знак числа.

· Формулы. Ячейка с таким типом данных отображает результат формулы (правила подсчета), а сама формула видна в строке ввода.

· Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функций, стоящих в скобках после ее имени.

· Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода).

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинает символа «=» (знака равенства).