Делопроизводство дореволюционной России в своем развитии прошло три основных этапа:
1) приказное;
2) коллежское;
3) министерское.
Приказное делопроизводство
Приказное делопроизводство в XVI – XVII вв. оформляется в организационную систему. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений. Были такие приказы, как
· Посольский, ведавший вопросами внешних сношений;
· Поместный, занимавшийся земельными делами;
· Разрядный, осуществлявший руководство военными делами государства.
В сословных учреждениях были: Холопий приказ, Казачий. Приказы также делились по территориальному признаку – Сибирский приказ, Малороссийский и другие. Хозяйством царского двора ведали: Приказ большого двора, Конюшенный и другие.
Несмотря на широкий круг вопросов, решаемых в приказах, в них установился единообразный процесс создания и прохождения документов. Государственные документы XYI – XYII вв. делились на законодательные, издаваемые органами государственной власти, и документы, составляемые органами государственного управления. К первой категории документов относятся указы и приговоры Боярской думы, ко второй – грамоты и отписки. Между собой приказы переписывались памятями. От простых людей в приказы поступали челобитные.
Реформами Петра I был обусловлен переход от приказного делопроизводства к коллежскому. Он упразднил Боярскую думу и создал коллегии
Коллежское делопроизводство
Коллежское делопроизводство отличается от приказного обилием видов документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, инструкциями, протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, доношения, отписки, известия, требования, ведомости и др. Для некоторых документов, таких как дипломы, патенты, были созданы генеральные формуляры – образцы, по которым они должны были составляться.
В 1810 г. были проведены реформы центрального государственного аппарата, утвержден законодательный орган – государственный совет, а в 1811 г. были созданы центральные органы государственного управления – министерства.
Министерская система управления
Новая система управления – министерская, основанная на принципах единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Сам термин делопроизводство появился в XYIII в. и обозначал в это время деятельность, которой занималась не только канцелярия, а весь аппарат учреждения в целом.
Делом тогда называлась не папка с документами, а решаемый вопрос, процесс рассмотрения которого письменно фиксировался на всех стадиях; формы документов, по которым совершается делопроизводство – письмоводство; движение документов и дел, то есть процесс принятия управленческих решений – порядок течения дел.
Все поступающие в учреждение дела делились на три категории: текущие, чрезвычайные и срочные.
Появились новые стадии делопроизводства – ревизия дел, представляющая собой проверку ведения дел начальниками и директорами департаментов, а также отчеты. Законом устанавливались три вида отчетов: отчеты в суммах (финансовые), отчеты в делах (о деятельности), отчеты в «видах и предположениях» (план работы на следующий год.
Серьезные изменения в системе управления привели к трансформации формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
В XIX и начале XX вв. происходит активное формирование нормативно-правовой базы, регламентирующей вопросы делопроизводства. С 1832 г. начинают издаваться Своды законов. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовики – сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII – начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более 100 таких сборников, изданных до 1917 г.
Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой. Жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения, поэтому сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ.
В 1911 году вышло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», что способствовало упрощению системы делопроизводства. Однако эта практика не была заимствована другими министерствами из-за начавшейся первой мировой войны. Затем октябрьская революция 1917 г. привела к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
Интенсивное развитие народного хозяйства вызвало увеличение потоков управленческой информации. В учреждениях России в настоящее время ежегодно образуется более 40 млрд. листов документов, до 80 % рабочего времени управленческого персонала затрачивается на составление, исполнение и обработку этой документации. Для законодательного закрепления деятельности новых властных структур 30 октября 1917 г. Совет Народных Комиссаров (СНК) издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений». Много внимания в этот период уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». При внешнем отрицании всего старого опыт предыдущих лет все же учитывался. При всех сложностях 20-х годов, этот период можно считать очень плодотворным по результатам в области:
· организации в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
· вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения:
Создается целый ряд научно-исследовательских организаций, занимающихся вопросами делопроизводства. В 30-е годы был составлен и опубликован проект Общих правил документации и документооборота для учреждений. Для некоторых категорий учреждений введены в действие типовые номенклатуры дел и другие руководящие пособия по вопросам работы с документами. В 1970 г. утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве.
Далее заметным явление в истории делопроизводства 70 – 80 гг. стало издание стандартов на управленческие документы и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, унифицированных систем документации. Значение некоторых стандартов проявилось в полной мере позднее, в 90-х годах. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения различной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.