Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом. Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.

- Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.

- Путь движения документа должен быть кратчайшим.

- Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.

- Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Из рис. 1.14 видно, что «дорога», по которой движется документ, должна быть без ответвлений и возвратных петель.

Рис. 1.14. Документооборот на предприятии

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирую­щих в организации.

Поток поступающих документов (входящая документация) — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы и т.д.

Поток отправляемых документов (исходящая документация) — документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

Поток внутренних документов (внутренняя документация) — документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

Обработка входящих документов

Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой организации, от сотрудников, доставивших корреспонденцию из других мест, по электронной почте и т. п. Очень важно, чтобы документ, доставленный в организацию, был зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.

1. Прием и первичная обработка входящей документации, которая заключается в проверке целостности упаковки и правильности доставки.

2. Вскрытие упаковки, производящееся всегда, за исключением писем работникам фирмы с пометкой «Лично». Такие письма передаются адресату без вскрытия. После вскрытия конверта необходимо проверить правильность адресации вложенного документа, количество листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых составных частей документа адресат ставится в известность, а в самом документе и в журнале регистрации в графе «Примечание» делается соответствующая запись. Если входящий документ оформлен по всем правилам, то упаковку выбрасывают. Упаковка не уничтожается, если в документе отсутствует обратный адрес, не проставлена дата, если полученный документ имеет пометку «Лично», а на упаковке такой пометки не было.

3. Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Отметка о поступлении выполняется специальным автонумератором, на котором нанесено наименование организации и предусмотрена возможность смены даты. Автонумератор автоматически присваивает документу порядковый номер.

Сквозная нумерация всех входящих документов ведется в течение некоторого временного периода, например, в течение календарного года. При отсутствии автонумератора отметка о поступлении производится вручную. При простановке отметки о поступлении производится разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, заявки;

- рекламная информация;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- объяснительные записки;

- документы с пометкой "Лично".

Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия.

4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Как правило, все входящие документы адресованы руководителю. Однако это не значит, что все документы надо предоставлять ему на рассмотрение. При хорошей организации распределения поручений между сотрудниками предприятия по содержимому документа можно определить, кто должен исполнить этот документ. Поэтому на предприятии должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый со структурой предприятия, который проводит предварительное рассмотрение входящих документов, чтобы определить исполнителей. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. Обычно их перечень определяется руководителем. Работой по предварительному рассмотрению документов, как правило, занимается секретарь-референт. При большом документопотоке это может быть специальная служба документационного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя, тем лучше организована работа на предприятии.

На документах, сразу передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения, а также инициалы и фамилия руководителя. Эта запись обводится овальной рамкой, чтобы ее можно было отличить от других пометок, например, ОМТС (отдел материально-технического снабжения) — И. А. Крылову. Передавая документы без рассмотрения руководителя, секретарь-референт сам определяет исполнителя и сроки исполнения, которые заносятся в регистрационный журнал.

При отборе документов к рассмотрению руководителем секретарь также определяет, какие дополнительные документы могут понадобиться для рассмотрения вопроса: материалы предварительной переписки, нормативные акты, ранее изданные приказы. Руководитель определяет исполнителей и сроки исполнения.

5. Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.

6. Дальнейший этап документооборота — контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

7. После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Обработка исходящих и внутренних документов

Исходящие и внутренние документы изготавливаются в организации. Движение этих документов включает следующие этапы.

1. Составление проекта документа. Проект готовит исполнитель, назначенный руководителем. В проекте в основном отражается содержательная часть документа

2. Согласование проекта: заключается в консультациях со специалистами и другими соисполнителями, которые, в будущем, будут обязаны завизировать документ. Это наиболее важный и длительный этап, поэтому важно построить работу так, чтобы не получился «бег по замкнутому кругу».

3. Оформление документа. Оформление может выполнить либо непосредственно исполнитель, либо секретарь — по указанию руководителя. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй — для подшивки в дело.

4. Визирование документа.

5. Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта. Это позволяет быстро проследить причины и правильность работы. Руководитель может внести изменения в документ и направить его на доработку.

6. Регистрация документа: заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов. Регистрационный номер указывается на обоих экземплярах документа.

Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходя­щих документов. Дальнейшие действия несколько различны. Исходящие документы подлежат отправке. Действия по отправке документов:

- проверка наличия всех листов и приложений;

- вкладывание в конверт;

- написание адреса отправителя (в организации может быть либо специальный штамп с адресом, либо фирменные конверты с адресом, указанным типографским способом, либо обеспечена возможность печати адреса с использованием средств оргтехники);

- сортировка почты по адресатам;

- доставка на почту или непосредственно получателю.

Второй экземпляр исходящего документа подшивается в дело. Внутренние документы подлежат исполнению. Как и в случае с входящими документами, необходимо выполнить следующие действия:

- обеспечение контроля за исполнением документа;

- подшивка исполненного документа в дело.

Регистрация и контроль исполнения документов

Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов. Регистрация — это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:

- входящих документов;

- исходящих документов;

- внутренних документов;

- коммерческих контрактов;

- документов, имеющих гриф КГ (коммерческая тайна) или "Конфиденциально".

Формы заполнения журналов определяются действующими стандартами. При небольшом документообороте внутри предприятия и четком исполнении поручений сотрудниками регистрация внутренних документов не обязательна. Учетной формой таких документов может быть папка, в которую подшит документ. Одним из важных признаков документа является его регистрационный номер. Порядок формирования регистрационных номеров каждой группы документов устанавливается на конкретном предприятии, однако имеет некоторые стан­дартные правила.

Наиболее часто регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по журналу регистрации и номера дела, где хранится документ, отделенного наклонной чертой, например: 51/01-04. Учитывая то, что номер дела, как правило, содержит в себе информацию и о назначении документа, и о структурном подразделении, можно сказать, что такой регистрационный номер достаточно информативен. Коммерческие контракты являются двусторонним документом, поэтому регистрационный номер этих документов складывается из их порядковых номеров, присвоенных им каждой стороной, и иногда также года заключения контракта: 21/42-2001.

Еще раз следует упомянуть, что регистрационный номер имеют все документы, независимо от того, подлежат ли они дополнительной регистрации в журнале или нет.

В журнале регистрации должны быть отражены некоторые сведения о документе, представленные в отдельных графах (столбцах). Руководитель учреждения или работники документационной службы могут установить состав регистрационных граф. В табл. 1.2 приведен состав справочных данных о документе, которые могут быть отражены в журналах регистрации и даны указания по их заполнению.

Таблица 1.3

Состав справочных данных о документе в Журнале регистрации

Реквизит	Пояснения к заполнению	Документы
Получатель	Название организации, в которую отправляется документ	исходящие
Отправитель	Название организации, приславшей документ	входящие
Название документа		все
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией автором	все
Регистрационный номер документа		все
Дата поступления	Переносится из отметки о регистрации	входящие
Исходящий регистрационный номер	Регистрационный номер документа, присвоенный организацией отправителем	входящие
Заголовок документа (краткое содержание)	Переносится из документа.  При его отсутствии формулируется исходя из содержания	все
Исполнитель	Фамилия сотрудника, подготовившего документ или которому поручено исполнение документа	исходящие, входящие

Продолжение табл. 1.3

Дата получения исполнителем		входящие
Подпись исполнителя		входящие
Срок исполнения		входящие
Отметка об исполнении	Дата и регистрационный номер ответного документа или краткая запись принятого решения по существу вопроса с указанием срока исполнения	входящие
Отметка о направлении в дело		все

Таблица 1.4

Пример оформления журнала регистрации входящих документов

Регистрационный номер	Дата	Исходящий номер	Отправитель	Краткое содержание	Исполнитель	Подпись, дата	Срок исполнения	Примечания
51/01-04	15.06.00	33 / 44	ГИСЭ С-П6	17.06.2000   О направлении на стажировку	Плотников	подпись 18.06.2000	30.06.00
52/01-03	18.06.00	2-2/120	АО "Квант"	19.06.2000    О согласовании графика работ	Жуков	подпись 20.06.2000	30.06.00

Из примера видно, что некоторые сведения о документе могут быть помещены в одну графу, некоторые вообще могут отсутствовать.

Если учет ведется в форме журнала, необходимо предусмотреть достаточную ширину граф, чтобы информация четко просматривалась. Иногда для этого может понадобиться двойной разворот формата А4.

Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.

Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номеров; карточки документов, находящихся на контроле, — по срокам исполнения; отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов. Журнал регистрации или картотеку можно считать начальным этапом проведения контроля исполнения поручений.

Основная цель контроля — обеспечение своевременного исполнения документов и других поручений руководителя. Для этого, как уже было сказано, формируется контрольная картотека. Она может содержать не только регистрационные карточки документов, но и карточки контроля устных поручений руководителя и других форм поручений. Наиболее удобно такую картотеку формировать в порядке возрастания сроков исполнения. Для поручений с длительным сроком исполнения должны быть определены сроки промежуточного контроля, которые также отмечают в регистрационной карточке.

Номенклатура дел

Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку.

Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в которых размещена отдельная группа документов. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:

- в хронологической последовательности, по мере их появления;

- в логической последовательности;

- в алфавитном порядке.

Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим со­став и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200-250 листов. В практике делопроизводства существуют устоявшиеся правила группирования документов в дела. Эти правила называют признаками заведения дел. Перечислим наиболее известные признаки объединения документов:

- по названиям (справки, приказы и т. д.);

- за определенный период (например, за три последних месяца);

- по территориальному признаку (переписка с предприятиями, находящимися в Приморском крае);

- по одному вопросу;

- одного автора (организации);

- по грифу ограничения доступа.

Помимо этого, дела должны содержать документы с единым сроком хранения. Дела по определенным направлениям работы предприятия в течение некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении, занимающемся соответствующим направлением работы, а по окончании этого срока передаются на хранение в архив.

Группировка документов в дела производится с помощью номенклатуры дел. Номенклатура дел — систематизированный список дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Составление номенклатуры дел обязательно для всех государственных учреждений, а для предприятий другой формы управления — по усмотрению руководства.

Номенклатура составляется с момента регистрации предприятия, утверждается руководителем и уточняется по мере расширения направлений деятельности предприятия. В начале каждого года вводится в действие номенклатура на новый делопроизводственный год.

В течение календарного года могут появиться новые группы документов, для которых будут сформированы новые дела. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается запись о количестве заведенных дел (томов).

В зависимости от размера предприятия, его структуры и объема документации ответственность за составление и обновление номенклатуры дел возлагается на канцелярию или секретаря.

Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Рассмотрим пример номенклатуры дел малого предприятия, занимающегося сборкой и продажей компьютеров и оргтехники. В номенклатуру дел такого уч­реждения могут входить следующие разделы:

- Администрация.

- Технический отдел.

- Документы по личному составу.

- Бухгалтерия.

- Торговый отдел.

- Склад.

Примерный перечень дел, относящихся к этим разделам, их маркировка и услов­ные сокращения представлены ниже.

01  Администрация (АДМ):

01-01 устав;

01-02 лицензия;

01-03 программа развития;

01-04 приказы директора по основной деятельности;

01-05 коллективные договоры;

01-06 правила внутреннего распорядка;

01-07 должностные инструкции;

01-08 приемо-сдаточные акты;

01-09 журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

01-10 личные дела сотрудников;

01-11 инвентарные описи;

02  Технический отдел (ТЕХ):

02-01 договоры о поставках комплектующих;

02-02 претензии;

02-03 техническая документация;

02-04 инструкции по технике безопасности, пожаробезопасности;

02-05 заказ-наряды.

03  Документы по личному составу (ЛС):

03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, взыскания);

03-02 личные дела работников;

03-03 трудовые книжки;

03-04 документы о повышении квалификации работников;

03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты).

04  Бухгалтерия (БУХ):

04-01 лицевые счета по начислению зарплаты;

04-02 хозяйственные договора;

04-03 финансово-бухгалтерская отчетность;

04-04 отчетность по финансированию учреждения;

04-05 тарификационные списки;

04-06 табели рабочего времени;

04-07 акты инвентаризации;

04-08 акты списания.

05  Торговый отдел (ТОРГ):

05-01 прайс-листы;

05-02 договоры купли-продажи;

05-03 гарантийные обязательства.

06  Склад (СКЛ):

06-01 приходные ордера;

06-02 накладные на отпуск товара.

При определении срока хранения учитываются требования действующих нормативно-методических документов.

Номенклатура является основой для образования регистрационного номера документа и для определения дела, в котором будет храниться документ.

Формирование дел производится по заранее разработанной номенклатуре. При формировании дел надо соблюдать следующие требования:

- документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;

- в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;

- документы разных сроков хранения размещаются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.

Папка-дело должна иметь оформленную обложку. Форма обложки дела приведена ниже.

Образец оформления описи дела

Образец оформления заверительной надписи