Разрабатываемое УР должно удовлетворять ряду требований и включать условия их достижения (табл. 1.1).
Первое требование обязывает руководителей соблюдать действующее законодательство и утвержденные учредителями (акционерами) положения уставных документов компании. Действия УР и его результаты не должны выходить за рамки правового поля.
Второе требование может быть выполнено при четком распределении функций управления и посредством разработки должностных инструкций для конкретной должности и конкретного подразделения. Каждый руководитель должен знать свое должностное поле.
Третье требование реализуется обозначением в тексте УР ясной и понятной цели, ради которой разрабатывается и реализуется УР, а также перечислением конкретных исполнителей с необходимыми сведениями о них (наименование подразделения, должности и т.д.). В тексте УР или в приложении к нему указываются средства, которые необходимы для выполнения УР.
Четвертое требование касается организационно-правовой стороны оформления УР. Основные формы УР (приказ, распоряжение, акт и др.) составляются и заполняются в соответствии со стандартом Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ, раздел «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»).
Пятое требование основано на том, что наибольшей востребованностью пользуются УР, которых ждут. Рано пришедшие или рано разработанные УР могут потеряться или стать ошибочными ввиду изменившихся за прошедшее время обстоятельств. Поздно пришедшие решения могут быть уже и ненужными. Это требование достаточно трудно выполнить.
Шестое требование носит технический характер. Иногда руководители забывают об аналогичных, предыдущих действующих УР. Новое УР может вступить в конфликт со старым. Поэтому руководитель должен вести учет УР и устранять возможную несогласованность их. Если такая несогласованность есть, то одно из решений необходимо отменять.
Седьмое требование касается технологической проработки УР. Каждое УР должно иметь реальные возможности выполнимости и полезности. Для достижения этого руководитель может воспользоваться услугами соответствующих специалистов своей компании или консультационных фирм. Для юридического закрепления гарантий выполнимости в тексте УР должны быть визы специалистов (экспертов).
Восьмое требование предполагает реализацию обратной связи в цепи разработки или реализации УР. Контроль – это необходимая функция как управления, так и производства. В тексте УР должны быть указаны промежуточные и окончательные сроки контроля хода проведения работ с указанием конкретных контролирующих лиц или подразделений. Результаты контроля должны доводиться до сведения инициатора УР (субъекта решения).
Таблица 1.1
Требования к УР и условия их достижения
|
Требования к УР |
Условия достижения требований |
|
1. Соответствие УР действующему законодательству и положениям уставных документов компании |
Самоконтроль или контроль со стороны юриста, референта |
|
2. Наличие у руководителей соответствующих полномочий (прав и ответственности) для РУР |
Разработка должностных инструкций и положений об отделах и службах |
|
3. Наличие в тексте УР четкой целевой направленности и адресности (исполнителям должно быть ясно, на что направлено разрабатываемое решение и какие средства будут использоваться) |
Доведение до каждого работника информации о целях, сроках выполнения, используемых ресурсах |
|
4. Соответствие формы УР его содержанию |
Контроль со стороны юриста, референта |
|
5. Обеспечение своевременности (нельзя ни опережать, ни опаздывать) |
Знания и интуиция руководителя, реальная оценка ситуации |
Таблица 1.1 продолжение
Требования к УР и условия их достижения
|
Требования к УР |
Условия достижения требований |
|
1. Недопустимость в тексте решения противоречий самому себе или ранее реализованным решениям |
Самоконтроль и контроль со стороны юриста, референта |
|
2. Возможность технической, экономической и организационной выполнимости УР |
Заключение специалистов или экспертов |
|
3. Наличие параметров для внешнего или внутреннего контроля выполнения УР |
Составление рабочих документов, проведение аудита |
|
4. Учет возможных отрицательных последствий при реализации УР в экономической, социальной, экологической и других областях |
Заключение внешних экспертов, оценка рисков |
|
5. Наличие возможности обоснованного положительного результата |
Набор расчетов и предположений |
Девятое требование исходит из того, что реализация любого управленческого решения имеет различного рода отрицательные последствия. Это объясняется сложностью социальной системы, в которой работает руководитель. Необходимо прогнозировать возможные отрицательные последствия и в тексте УР указывать меры по уменьшению их влияния на отдельных исполнителей или компанию в целом.
Десятое требование касается активизации деятельности персонала, который будет разрабатывать или реализовывать УР. Работник лучше выполняет УР, которое обязательно принесет положительный результат как для него, так и для других людей или компании. Наличие возможности обоснованного положительного результата должно быть отражено в тексте УР.