Может показаться странным, какое отношение к современным технологиям взаимодействия имеет материал, изложенный выше. Дело в том, что современные технологии взаимодействия необходимы для обеспечения основных и вспомогательных процессов на предприятиях, организациях и учреждениях. А эти процессы обязательно сопровождаются информационными потоками, именно эти потоки и правильная их организация позволяют обеспечить высокую эффективность деятельности любого предприятия. Современное состояние инфраструктуры информационных потоков характеризуется переходом от старой, бумажной к новым электронным технологиям. Электронным технологиям будут посвящены последующие две главы. Однако без обеспечения преемственности при переходе от одной технологии к другой, невозможно достичь желаемого результата. То есть, прежде чем переходить к изучению документооборота, использующего электронные технологии, необходимо изучить основы «бумажного» документооборота.

Вопросы и задания для самопроверки

1) Приведите определения понятий: организация, учреждение, предприятие.

2) Дайте определение понятию документ.

3) Составьте перечень документов, имеющих «хождение» в организации, где вы работаете или учитесь.

4) Приведите схему взаимодействия предприятия с внешними организациями, какими документами обмениваются при этом предприятие и внешние организации между собой?

5) Приведите схему документооборота организации, в которой вы работаете или учитесь, какие документы участвуют в документообороте?

6) Перечислите требования по оформлению документов.

7) Дайте определение понятию реквизит.

8) Перечислите основные реквизиты документов, где каждый из них должен располагаться.

9) Перечислите признаки классификации документов, укажите, какие бывают виды классификаций.

10) Классифицируйте документы по функционально­му назначению в соответствии со схемой на рис. 1.10.

11) Приведите в качестве при­меров по одному документу из каждой группы (полный текст).

12) Подготовьте текст и форму трафарета письма-претензии на некаче­ственную услугу.

13) Приведите определение понятию электронный документ, перечислите его достоинства и недостатки.

14) Дайте определение понятию трафаретный документ, шаблон, форма, приведите примеры этих документов.

15) Перечислите основные требования, предъявляемые к документообороту.

16) Опишите последовательность обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

17) Приведите определения понятиям дело, номенклатура дел.

18) Представьте примерный перечень дел для вашей организации.