При количественно-суммовом учете товары учитываются на складе и в бухгалтерии торговой организации по количеству (в натуральных единицах) и по стоимости (в денежном выражении).

В розничной торговле применение количественно-суммового учета товаров возможно только при использовании соответствующих средств автоматизации, так как производители товаров наносят на упаковку товарные ярлыки или на сам товар штрих-код, который несет в себе информацию о стране-изготовителе или продавце продукции, предприятии-изготовителе и о характеристиках товара (наименование, размеры и т.п.).

При поступлении товаров в магазин информация об их наименовании, отличительных признаках, количестве и покупной цене записывается в базу данных с помощью сканирующего устройства. При отсутствии штрих-кодов производителя информация заносится вручную, товару присваивается внутренний код.

При продаже товара информация таким же образом заносится в базу данных. Покупатель предъявляет кассиру купленный товар, данные о котором считываются с помощью сканера. При этом на контрольно-кассовом чеке пробиваются наименование, количество, цена и стоимость проданного товара по розничным ценам. Такой чек представляет собой аналог товарной накладной. На основании данных о наименовании и количестве проданного товара компьютерным способом формируется информация о стоимости проданного товара в покупных ценах.