Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает организации проводить инвентаризацию товарно-материальных  ценностей не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете:

· при смене материально-ответственных лиц;

· при стихийных бедствиях;

· в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются:

· сохранность товарно-материальных ценностей;

· правильность их хранения, отпуска;

· состояние весового и измерительного инструмента;

· порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель организации, его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя организации.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам. Складские операции в этот период не проводятся, заведующий складом в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены  специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением  общехозяйственных расходов (Дт 10 «Материалы»,  Кт 26 «Общехозяйственные расходы»).

Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счету 10 «Материалы». По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства: Дт 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц: Дт 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», Кт 10 «Материалы».

В организациях недостача и потери от порч ценностей, когда конкретные виновники не установлены, относятся на затраты производства.