Для современных систем управления крупной и средней организацией харак­терно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпоративных сис­тем.

Комплексная система автоматизации управления – это операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную ин­формацию обо всех бизнес-процессах организации (в том числе территори­ально рас­пределённого и имеющего сложную структуру), необходимую для пла­нирования опе­раций, их выполнения, регистрации и анализа. В этой среде реализу­ется полный рыночный цикл – от планирования до анализа результатов деятельности организации и после­дующей корректировки планов.

В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная сис­тема выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учётной системы.

На IV международном конкурсе (1998 г.) программного обеспечения в области бух­галтерского учёта и финансов впервые как отдельный класс рассматривались корпора­тивные системы.

Общими и наиболее характерными чертами корпоративных систем являются:

1) охват большого числа задач управления организацией;

2) детальная разработка обобщённой модели документооборота организации с учё­том внутренних связей документов и реализация функций системы как про­изводной междокументных связей;

3) наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользо­вателю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать её к своим по­требностям;

4) развитая технология объединения и консолидации данных удалённых под­разделе­ний.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управ­ления на всех уровнях управления организацией. Корпоративная информацион­ная система является многопользовательской и функционирует в распределён­ной вычислительной сети.

Компьютерные информационные системы пред­ставляют собой сложную систему, включающую совокупность методиче­ских материа­лов, прикладных и системных программных средств, регламенти­рующих информаци­онно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйст­венной деятельности организации и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной тех­ники на всех стадиях технологической схемы управ­ления: регистрации учётной информации, обработки и анализа, формиро­вания аналитической и статистической от­чётности.

Компьютерные системы имеют разветвлённую функциональную структуру, интегрированную в единую систему расчётов и управления и ориентированную на многопользовательский режим работы.

В результате работы всех пользователей системы происходит накопление ин­фор­мационной базы оперативной информацией о ходе выпол­нения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различ­ным направлениям деятельности. При этом обеспечивается:

· принцип однократного ввода информации и, как следствие, отсутствие дуб­лирова­ния функций пользователей, упорядочение документооборота;

· простота контроля корректности и целостности данных, персонификация дейст­вий пользователя;

· контроль регламента выполнения хозяйственных операций;

· быстрая перестройка системы, изменение эксплутационной схемы системы при из­менении бизнес-процесса.

Администрация организации, используя для управления хозяйственной дея­тельно­стью комплексную систему автоматизации или корпоративную систему, получает возможность:

· своевременного получения достоверной информации о текущей деятельно­сти;

· оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудо­выми ре­сурсами;

· формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имею­щихся ресурсах;

· контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

· анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляю­щих воздействий.

Рис. 10 1. Архитектура системы управления организацией «Олимп»

Примерами таких систем являются система управления организацией «Олимп» (фирма «Росэкспертиза»), «Галактика» (корпорация «Галактика») и другие. Выбор подхода, а соответственно, и бухгалтерской информационной системы зави­сит от типа организации и его размеров.

Система «Олимп» (рисунок 10.1) изначально ориентируется на архитектуру клиент/сервер, графи­ческий пользовательский интерфейс, гетерогенную вычислительную сеть, что обеспе­чивает устойчивую работу её элементов в режиме реального времени при большом ко­личестве пользователей и на больших объёмах учётной инфор­мации. Архитектура системы управления организацией «Олимп» включает ряд функциональных подсис­тем, основой из которых является подсистема «Бухучёт».

В возможности модуля «Бухучёт» входит:

· охват всех участков учёта, ведение синтетического и расширенного аналити­че­ского учёта;

· ведение учёта в нескольких валютах и приведение учётных данных к лю­бой ва­люте мира;

· формирование произвольного плана счетов, учитывающего индивидуаль­ные осо­бенности организации;

· определение и регистрация хозяйственных операций любой сложности;

· ведение неограниченного количества горизонтальных уровней аналитиче­ского учёта, при этом детализация каждого уровня сверху вниз и слева на­право огра­ничивается только потребностями пользователя и мощностью техники;

· консолидация учётных данных различных структурных образований и их фи­лиа­лов, формирование отчётности в международных стандартах;

· работа с учётными данными прошлых периодов (от 1 до 10 лет назад).

Крупные и средние организации с позиции организации бухгалтерского учёта отли­чаются:

· большим штатом работников бухгалтерии и планово-финансовых служб;

· узкой специализацией каждого работника на своём участке;

· разнообразным потоком первичных и учётных документов и чётко отрабо­танной технологией их обработки.

С позиции методологии бухгалтерского учёта эти организации характеризуются:

· сквозным аналитическим учётом затрат;

· детальным количественно-суммовым учётом;

· связью с планированием и финансовым анализом.

Поэтому подсистема бухгалтерского учёта должна обеспечивать:

· автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учёта в соот­ветствии с российскими и международными стандартами, анализа финан­сово-хозяйственной деятельности, планирования, а также внутрен­него аудита;

· получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем со­стоя­нии дел в организации, основной акцент при этом должен быть сделан на по­лучение оперативных аналитических отчётов по использова­нию вложенных фи­нансовых ресурсов;

· возможность консолидированного управления и получения консолидирован­ных финансовых отчётов. Крупные и средние организации могут иметь филиалы или отдалённые склады, поэтому актуальным явля­ется наличие в такой системе уда­лённых рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для опера­тивного управления из центра.

В крупных и средних организациях обработка учётной информации с помо­щью бухгалтерской информационной системы ведётся на трёх уровнях, соответ­ствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учёту (рисунок 10.2). На

ка­ждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учётной информации создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) экономистов, бухгалтеров, фи­нансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

На уровне первичного учёта с помощью АРМ работников, ведущих первичный учёт, выполняется сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первич­ной инфор­мации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделе­ниях организации. Полученные на каждом участке результирующие данные по­ступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учёта.

Рис. 10.2. Состав функциональных подсистем бухгалтерской информационной

сис­темы крупной и средней промышленной организации

На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учёта, регистрируется и группируется в системе синтетиче­ских и аналити­ческих счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источни­ков, а также данные текущих хозяйственных операций от­ражаются в различных учёт­ных регистрах. Автоматизированные рабочие места этого уровня формируют ре­зультирующие данные, отражающие все хозяйственные операции в стоимостной оценке, в виде участков бух­галтерских проводок. С помощью учёта на основе данных аналитического и синтети­ческого учёта формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы фи­нансовой отчётности.

Информация первичного учёта и сводная финансовая отчетность поступают на уро­вень управленческого учёта, где используется работниками финансового управления, включая бухгалтерию, финансовый отдел, планово-экономический отдел и другие аналогичные подразделения.

Автоматизированные рабочие места этого уровня позволяют формировать аналитическую информацию для приня­тия решений, а также предоставлять руководству оперативную информа­цию.

Система «Галактика» – тиражно-заказной продукт. Этап настройки является обяза­тельным при вводе системы в эксплуатацию. В процессе настройки выпол­няется пер­вичное заполнение основных каталогов, классификаторов и справоч­ников, которые составляют единую информационную базу и используются всеми модулями системы.

Система «Галактика» ориентирована на автоматизацию решения задач, возни­каю­щих на всех стадиях управленческого цикла: задач прогнозирования и планирова­ния, учёта и контроля реализации планов, анализа результатов, коррекции прогно­зов и планов. Сис­тема имеет модульную структуру (рисунок 10.3), модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры.

Выделяют следующие контуры системы:

· руководителя;

· финансовый;

· бухгалтерского учёта;

· управления производством;

· логистики;

· управления персоналом;

· управления взаимоотношениями с клиентами;

· отраслевых и специализированных решений;

· системного администрирования.

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» вначале создаётся система, относящаяся к классу «Мини-бухгалте­рия». Как правило, бухгалтерский учёт в этой системе ведётся одним бухгалте­ром (напри­мер, «1С: Бухгалтерия 7.7» фирма-разработчик – «1С»). Основной функциональной задачей такой бухгалтерской информационной системы явля­ется своевременное полу­чение бухгалтерской финансовой отчётности, что  позволяет вести учёт бухгалтерских опера­ций типа «Проводка – Главная книга – Баланс», а также обеспечивает оформле­ние таких документов, как платёжные поручения, реестр чеков, доверенности, счета и т.д.

Программа имеет много достоинств, что делает её привлекательной для  организаций. Она ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему). Она рассчитана на пользователя-непрофессионала. Меню программы составлено в удобной форме и имеет вид:

Каждый пункт этого меню имеет свои подпункты.

Затем состав функциональных задач системы расширяется за счёт вы­деления участков учёта. Численность бухгалтерии может достигать 3 – 5 человек. Пред­почтение отдаётся интегрированным бухгалтерским системам.

Далее достигается автоматизация финансового и управленче­ского учёта. В такой системе в случае значительных объёмов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьюте­ров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее ме­сто бухгалтера.

Рис. 10.3. Состав функциональных модулей системы «Галактика»

Программный комплекс «БЭСТ» (фирма-разработчик – «Интеллект-Сервис»). ориентирован на малые организации (не бо­лее 3 – 5 пользователей) и обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленче­ского учёта. В основе построения этого комплекса лежит современ­ная методология управления ERP (Enterprise Resource Planning), в соответствии с которой структур­ными блоками «БЭСТ» являются планирование, оперативный и бухгалтерский учёт, информационно-аналитическая система, предоставляющая информацию для управле­ния организацией (принятия решений) и анализа хо­зяйственных процессов. Таким образом, в этом комплексе охватывается весь цикл управления организацией.

В рамках управленческого учёта в комплексе «БЭСТ» реализованы функции финан­сового и оперативного планирования, контроля исполнения планов, а также анализа плановых и фактических данных. Система «БЭСТ» состоит из не­скольких функцио­нальных подсистем (рисунок 10.4).

Рис. 10.4. Состав функциональных подсистем «БЭСТ»

Бухгалтерский учёт в системе «БЭСТ» ведётся на основании первичных доку­мен­тов, зарегистрированных при оперативном учёте. Проводки по документам можно формировать двумя способами: либо автоматически, с применением ме­ханизма типо­вых операций, либо вручную. В программе поддерживается много­уровневый синтети­ческий и аналитический учет, и формируются внутренние, внешние и налоговые от­чёты.