Информация, содержащаяся в этих документах крайне важна для учёта и оценки конечных результатов деятельности предприятия. Она является важной частью отчётно-контрольного документирования.
Финансово-хозяйственная деятельность
Документы описывающие финансово-хозяйственную деятельность предприятиия, с одной стороны, служат для создания внутренней финансовой информации, для экономического самоанализа. С другой – используются при отчётах перед собственниками, а также проверяющими государственными контрольными органами.
1. Документы, отражающие управление финансовыми ресурсами: разработанные бюджеты, сметы планируемых работ и мероприятий, планы размещения финансовых средств, программы регулирования денежных потоков. Можно сказать, что всё это относится к документации финансового менеджмента (финансовые планы, инвестиционные проекты, лимиты, экономические нормативы, сметы расходов, кредитные договоры, кассовые планы и т.д.).
2. Документы бухгалтерского учёта. К ним относятся первичные документы (приходные и расходные ордера, выписки со счетов и т.д.), учётные регистры (журналы-ордера, оборотные ведомости и т.д.) и отчётность (баланс и другие формы). Все бухгалтерские формы унифицированы и стандартизированы.
Типовые формы бухгалтерской отчётности и инструкции о порядке их заполнения разрабатываются и утверждаются Министерством финансов РФ.
К подготовке, составлению и оформлению указанных документов предъявляются повышенные требования. Эти документы должны отличаться чёткостью, строгим соответствием установленным правилам, содержать достоверную информацию.
Они считаются действительными, когда подписаны первыми руководителями, имеют печать, отметку о дате, необходимые визы.
После того, как эти документы оформлены, в них не допускается вносить изменения и правки.
За сведения, содержащиеся в отчётных документах, руководители несут персональную ответственность (вплоть до уголовной). Особое внимание уделяется документам, предназначенным для предъявления налоговым ведомствам.
Чтобы глубоко разобраться в многочисленных финансовых документах, необходимо иметь экономическое или бухгалтерское образование. В управленческой практике зачастую складывается непростая коллизия: руководитель, не имеющей специальной подготовки в области финансов, вынужден утверждать отчётные документы, полагаясь на квалификацию и ответственность своего заместителя, ведущего экономиста, главного бухгалтера.
Необходимо обеспечить надёжное хранение отчётно-контрольных документов. Большая часть из них содержит информацию, которая представляет коммерческую тайну. Поэтому доступ к этим документам должен быть строго ограничен.
Имеет смысл разработать особую инструкцию, регламентирующую порядок и процедуры работы с отчётными документами.