Учет расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой в организации формы бухгалтерского учета можно вести:
· в журнале-ордере № 7 – при применении Единой журнально-ордерной формы, утвержденной письмом Минфина СССР № 63 от 8 марта 1960 г.;
· в ведомости учета расчетов и прочих операций № В-5, утвержденной приказом Минфина № 64н, – при применении упрощенной формы бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета;
· в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности № К-1, утвержденной приказом Минфина № 64н, – при применении простой формы бухгалтерского учета.
Кроме того, организации, применяющие УСН, отражают отдельные операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, в Книге учета доходов и расходов, утвержденной Минфином России № 167н от 30 декабря 2005 г.
Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется пп. 10, 11 и 17 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18). Выдача денег под отчет осуществляется на основании расходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-2) и отражается бухгалтерской записью:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кт 50 «Касса».
Список лиц, которым разрешается выдача подотчетных сумм, должен быть утвержден приказом руководителя организации.
На основании документов о произведенных расходах подотчетным лицом составляется авансовый отчет по утвержденной форме. Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» от 1 августа 2001 г. № 55 утверждена форма авансового отчета, которая введена в действие с 1 января 2002 г.
Срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные подотчетные суммы, устанавливается руководителем организации. Остаток подотчетных сумм вносится подотчетным лицом в кассу организации (Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами») не позднее трех дней по окончании установ
ленного срока, что оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-1).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».