В зависимости от при­нятой в организации формы бухгалтерского учета расчеты с покупателями и заказчиками можно вести:

· в журнале-ордере № 11 и ведомости № 16 (при использовании метода начисления) или № 16а (при использовании кассового метода) – при применении Единой журнально-ордерной формы, утвержденной письмом Минфина СССР № 63 от 8 марта 1960 г.;

· в ведомости учета расчетов и прочих операций № 6 (отгрузка) (при использовании метода начисления) или ведомости учета реализации № 6 (оплата) при ис­пользовании кассового метода), утвержденных приказом Мин­фина России № 64н, – при применении упро­щенной формы бухгалтерского учета с использованием регист­ров бухгалтерского учета;

· в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельнос­ти № К-1, утвержденной приказом Минфина России № 64н, – при применении простой формы  бухгалтерского учета.

У организаций, применяющих УСН, отдельные операции, связанные с расчетами с поставщиками и подрядчиками, могут отражаться в Книге учета доходов и расходов, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Аналитичес­кий учет расчетов с покупателями и заказчиками всегда осуществля­ется по каждому контрагенту в отдельности, поэтому у организации всегда есть данные о том, должен ли ей покупатель (сальдо по Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками») или организация должна отгрузить ему продукцию (товары, выполнить работы, ока­зать услуги) (сальдо по Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»).

Таким образом, итоговую информацию о том, сколь­ко авансов получено организацией от покупателей, отражает всегда остаток по Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчика­ми», а о том, сколько покупатели должны организации, – остаток по Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».