В любой организации решение проблемы документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение: управление делами, общий отдел, канцелярию (или одного из сотрудников – секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями.
Среди организационных проблем выделяют:
· выбор оптимальной организационной работы с документами;
· разработку внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
· определение должностного и численного состава;
· регламентацию задач и функций службы делопроизводства в целом;
· выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентацию;
· рациональную организацию рабочих мест и условий труда;
· повышение квалификации сотрудников службы.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате: централизованную, децентрализованную, смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в одном структурном подразделении.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает, что каждое структурное подразделение создает свою автономию по созданию, систематизации и хранению документов.
Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
В функции современной службы делопроизводства входят:
· разработка, внедрение и ведение табеля унифицированных форм документов;
· разработка и проектирование бланков документов;
· осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов;
· регистрация входящих и исходящих документов;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
· регулирование хода исполнения документов в установленные сроки;
· организация машинописного изготовления документов;
· разработка номенклатуры дел организации;
· работа по ведению делопроизводства по заявлениям и жалобам граждан;
· контроль за правильностью оформления документов.
· организация работы архива учреждения;
· повышение квалификации работников службы документационного обеспечения.
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом – Единой номенклатурой должностей специалистов и служащих.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства, заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.
Основные функции руководителя: планирование работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Специалисты. В эту категорию включены: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, секретарь руководителя. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций анализа и обобщения информации, разработки нормативно-методической базы делопроизводства, подготовки по заданию руководства организации проектов документов.
Технические исполнители. К техническим исполнителям относятся: экспедитор, делопроизводитель, машинистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники.
Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Расчет численного состава службы делопроизводства
При расчете численности работников службы делопроизводства применяются две методики. Рассмотрим одну из них.
Общая численность работников организации определяется с учетом объема документооборота, и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:
где 0,00016 – постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда; Д – объем документооборота; Р – численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций.
Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.
К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места