Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения, и, прежде, всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информация о документах локализуется в картотеках или электронных носителях, сто значительно ускоряет процесс выдачи информации. Справка может выдаваться:

· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;

· по теме (содержанию);

· по корреспонденту;

· по региону.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

· входящие и исходящие, документы;

· вид документа;

· приблизительные хронологические рамки поиска;

· регион, по которому ведется поиск;

· организация;

· содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.