Виды опроса
Опрос – главный этап совместной работы группы управления и экспертов. Основным содержанием опроса является:
1) постановка задачи и предъявление вопросов экспертам;
2) информационное обеспечение работы экспертов;
3) выработка экспертами суждений, оценок, предложений;
4) сбор результатов работы экспертов.
Можно назвать три типа задач, которые решаются в процессе опроса :
1) оценка качественная или количественная заданных объектов;
2) построение новых объектов;
3) построение и оценка новых объектов:
При коллективной экспертизе используются следующие основные виды опроса: дискуссия, анкетирование и интервьюирование, метод коллективной генерации идей, или мозговой штурм.
Анкетирование может проводиться с обратной связью или без нее. При анкетировании с обратной связью опрос экспертов производится в несколько этапов с доведением до сведения экспертов некоторых результатов опроса на предыдущем этапе, включая оценки отдельных экспертов и их аргументацию.
Главным в организации опроса является обеспечение эксперта максимумом информации и максимумом творческой активности, самостоятельности. Необходимо стремиться довести до каждого эксперта по возможности всю информацию, относящуюся к анализируемому явлению, которой располагают как эксперты, так и организаторы опроса, не лишая в то же время эксперта творческой самостоятельности и активности.
Однако возможности эксперта по переработке информации ограниченны. В результате эксперт может принять решение, не используя всей информации, имеющейся в его распоряжении. Кроме того, новая информация воспринимается человеком с определенным внутренним сопротивлением и не сразу влияет на уже сложившиеся субъективные оценки. Отношение к новой информации благожелательнее, а восприятие и использование ее полнее, если она представляется в доходчивой, яркой и компактной форме. Из этих психологических особенностей следует необходимость предоставления экспертам возможностей для фиксации поступающей информации путем ведения записей, использования технических средств, а также необходимость предварительной обработки информации и представления ее экспертам в наиболее воспринимаемой форме.
Получение информации экспертами в ходе обмена информацией между собой, таит опасность потери их творческой независимости в построении модели объекта. Разрешение этой проблемы в полной мере невозможно, и при каждой экспертизе ее организаторы должны находить разумный компромисс прежде всего путем выбора вида опроса, формы и степени общения экспертов.
Каждый из видов опроса имеет свои достоинства и недостатки в построении
обмена информацией между экспертами и в организации их независимого творчества. Выбор, того или иного вида опроса определяется многими факторами, из которых основными являются:
1) цель и задачи экспертизы;
2) существо и сложность анализируемой проблемы;
3) полнота и достоверность исходной информации;
4) требуемые объем и достоверность информации, получаемой в результате опроса;
5) время, отведенное на опрос и экспертизу в целом;
6) допустимая стоимость опроса и экспертизы в целом;
7) количество экспертов и членов группы управления, их характеристики.
Проведем краткое сравнение достоинств и недостатков опросов в виде дискуссии и анкетирования.
Дискуссия и анкетирование
Главными задачами экспертов как при дискуссии, так и при анкетировании являются в большинстве случаев сравнение и оценка некоторых объектов, факторов или вариантов действий (альтернатив) и выбор наиболее предпочтительных из них.
Дискуссию обычно целесообразно проводить на первом этапе изучения проблемы для выявления возможных путей ее решения. Основным достоинством анкетирования является возможность управления степенью общения экспертов с целью получения от них самостоятельных, продуманных суждений и количественных оценок. Стоимость дискуссии и затрачиваемое время, как правило, меньше, чем при анкетировании, так как последнее требует большой и сложной работы по его подготовке, проведению и обработке результатов, а также предъявляет высокие и специфические требования к квалификации членов группы управления. Специфичность требований заключается в том, что они или хотя бы некоторые из них, кроме хорошей подготовки по теме опроса, должны иметь подготовку и опыт в проведении анкетирования и обработки его результатов.
Опасность конформизма экспертов при дискуссии больше, чем при анкетировании, так как возможности ограничения и регулирования общения экспертов гораздо меньше. В то же время снижение творческой активности того или другого эксперта при дискуссии легче обнаружить, чем при анкетировании, и само понятие авторитета имеет свои особенности. Ведущий дискуссию по возможности не должен быть связан причинами конформизма экспертов. Полная независимость ведущего
невозможна, но одно из важных достоинств дискуссии в том и заключается, что в столкновении конкурирующих мнений, даже при отсутствии беспристрастного судьи-ведущего, стимулируется активное участие каждого эксперта, и его конформизм либо ослабевает, либо становится очевидным, а следовательно, и не столь опасным.
Серьезная опасность для плодотворности дискуссии таится в возможности рождения авторитетов – «глушителей» творчества в ходе самой дискуссии. Таковыми часто оказываются наиболее активные, страстные и красноречивые ее участники, умеющие вязать логические цепи внешне убедительных построений. Эти качества не всегда сочетаются с искренностью, глубоким знанием предмета, творческим потенциалом и правильным, с точки зрения цели экспертизы, отношением к дискуссии. Однако даже и при таком счастливом сочетании лидеры вредны, если они подавляют индивидуальности других экспертов, ибо это подавление противоречит самой идее метода коллективных экспертных оценок. В то же время активность и страстность выступлений сами по себе полезны, так как стимулируют активность мышления, способствуют созданию атмосферы творческого соревнования.
В ходе дискуссии происходит согласование позиций экспертов, в результате чего вырабатывается единое мнение группы экспертов, фиксируемое как результат экспертизы. Однако следует учитывать, что согласование позиций может быть выражением не только подлинного мнения всех экспертов, но в той или иной степени результатом давления, пусть не явно выраженного, ведущего или одного из экспертов. Кроме того, ведомственные и личные интересы экспертов, их психологические особенности (склонность одних быстро менять позицию, упрямство других, нежелание открыто дебатировать третьих) могут привести к тому, что единое мнение группы будет получено путем компромисса, а не как результат глубокого анализа проблемы в интересах ее наилучшего решения. Из этого следует, что группа в своих выводах может руководствоваться в значительной степени логикой компромисса, а не одной лишь логикой анализируемой проблемы. Как правило, это обстоятельство вредно, так как задачей экспертов является прежде всего всестороннее изучение проблемы, анализ информации с целью выработки возможно более объективных оценок, а не принятие решения компромиссного характера.
Расхождения индивидуальных и групповых интересов участников дискуссии могут привести и к полной ее безрезультатности – к «семантическому крушению» группового взаимодействия по выражению некоторых зарубежных специалистов. В то же время нельзя и абсолютизировать вред компромиссов, если задачей опроса являются
рекомендации по выработке решения. Эти компромиссные рекомендации могут отражать объективно существующую расстановку сил, влияний, заинтересованность тех или иных сторон (ведомств, предприятий), без учета чего принятое оптимальное решение не удастся провести в жизнь.
Есть один недостаток опроса в виде дискуссии: как правило, в тени остается путь, по которому эксперты пришли к соглашению, так как ход дискуссии не всегда полностью фиксируется.
Анкетирование является наиболее эффективным и самым распространенным видом опроса, ибо позволяет наилучшим образом сочетать информационное обеспечение экспертов с их самостоятельным творчеством.
Широкие возможности регулирования и контроля общения экспертов позволяют свести к минимуму опасность конформизма. В то же время полной независимости экспертов при анкетировании добиться также невозможно.
Прежде всего, на оценки эксперта даже при строгом соблюдении анонимности не могут не оказать влияния интересы его ведомства, организации, известные эксперту позиции авторитетных для него в том или ином смысле людей. Влияние на суждения эксперта оказывают и составители анкет-вопросников. Сообщение, даже анонимное, эксперту оценок и аргументации других экспертов может привести к изменению экспертом своих оценок не в результате глубокого обдумывания, а из-за склонности избежать расхождений с большинством участников или с экспертами, аргументация которых показалась убедительной.
Анкетирование и интервьюирование
Анкетирование заключается в предъявлении экспертам опросных листов-анкет, на вопросы которых они должны дать ответы в письменной форме. Интервьюированием является устный опрос эксперта членом группы управления – интервьюером.
Анкеты имеют обычно форму таблиц. Конкретная форма анкет и содержание основных вопросов по сути анализируемой проблемы определяются, естественно, спецификой проблемы.
Анкетирование может быть очным и заочным. В первом случае заполнение анкет производится экспертом в присутствии члена группы управления. При заочном анкетировании непосредственного контакта эксперта с членом группы управления нет (анкеты могут высылаться по почте). Достоинствами заочного анкетирования являются простота его организации, возможность привлечения без больших затрат экспертов,
живущих в разных городах, и меньшая загрузка организаторов. Однако при этом возможны неправильное истолкование вопросов экспертом, затяжки в ответах и т.п. Кроме того, не исключено, что ответы будут даны экспертом не самостоятельно или вообще не тем человеком, которому они были адресованы. Недостатком очного анкетирования является возможность оказания влияния анкетирующего на ответы эксперта.
Все вопросы анкет можно классифицировать по содержанию и по форме. По содержанию вопросы делятся на три группы:
1) объективные данные об эксперте (возраст, образование, должность, ученая степень, специализация, стаж работы и т.д.);
2) основные вопросы по сути анализируемой проблемы;
3) дополнительные вопросы, позволяющие выяснить источники информации и аргументации эксперта, самооценку компетентности эксперта.
По форме основные вопросы делятся на открытые, или свободные, закрытые и с «веером» ответов, а также на прямые и косвенные. Закрытый вопрос задается в форме, предполагающей лишь три возможных ответа: «да», «нет», «не знаю». Вопрос с «веером» ответов представляет эксперту возможность выбора одного из предлагаемых ответов, например, срока реализации определенной научно-технической идеи из ряда перечисленных сроков.
К вопросам с «веером» ответов относятся вопросы-задания на ранжирование заданных объектов, на оценку их весов, значимости в баллах, на оценку вероятности некоторого события. При задании вопроса в такой форме эксперту может быть предоставлено право дать две или три оценки одного объекта – минимальную, среднюю, максимальную (или оптимистическую, среднюю, пессимистическую).
При задании оценить какой-либо объект в баллах желательно для уменьшения расхождения экспертов дать описание шкалы.
Открытым, или свободным, называется вопрос, ответ на который может быть дан в произвольной форме. Открытые вопросы наиболее целесообразны в первом туре опроса, проводимого в несколько туров, так как позволяют широко охватить анализируемую проблему, выявить спектр мнений и точек зрения экспертов.
В ответах на открытые вопросы эксперты могут вскрыть новые, не предусмотренные организаторами опроса, аспекты проблемы, подходы к ее решению. Иногда целесообразно просить эксперта сформулировать условия, при которых он взялся бы за решение проблемы. Недостатком открытых вопросов является слишком
широкий диапазон и неконкретность ответов, что может привести к несопоставимости ответов экспертов, весьма затрудняющей обработку результатов опроса. Количественная обработка таких ответов часто будет просто невозможна.
Вероятность неоднозначной трактовки закрытых вопросов и вопросов с «веером» ответов значительно меньше. Это обстоятельство, а также конкретность ответов на такие вопросы делает возможным количественную обработку результатов опроса, что и является причиной наиболее широкого использования при анкетировании именно этих двух видов вопросов. Их недостатком является опасность навязывания эксперту ответов, поэтому в формировании вопросов и при составлении возможных ответов необходимо избежать тенденциозности, делать «веер» достаточно широким, а кроме того предоставить эксперту возможность выйти за пределы «веера». В этом случае эксперт должен аргументировать свое решение. Кроме рассмотренных трех форм вопросов, можно ввести еще одну форму, промежуточную между открытыми вопросами и вопросами с «веером» ответов. Это вопрос-задание на проведение морфологического анализа, на построение дерева целей, альтернатив.
При задании вопросов в любой форме эксперт должен быть поставлен в известность, что он вправе выдвинуть новые вопросы и дать на них ответы, а также назвать экспертов, не включенных в число опрашиваемых, которые способны дать ответы на вопросы анкеты или вопросы, выдвинутые им самим. Кроме того, эксперт должен иметь возможность изложить свои замечания и советы по форме и содержанию анкет.
Косвенные вопросы используются, когда есть опасения, что эксперт уклонится от ответа на прямой вопрос, в частности, если целесообразно скрыть от эксперта цель использования его ответов. Такой целью может быть проверка самостоятельности эксперта, оценка его компетентности, его отношения к экспертизе.
Кроме анкет-вопросников, экспертам должна быть дана пояснительная записка, имеющая целью предопросную ориентировку экспертов и содержащая информацию о целях экспертизы, задачах опроса, объектах экспертизы, необходимые организационные сведения и инструкцию по заполнению анкет. В инструкции приводятся примеры порядка и способа заполнения анкет. При очном анкетировании производится также устный инструктаж как перед анкетированием, так и в ходе него
Одним из наиболее эффективных методов анкетирования является метод Делфи. Основными особенностями этого метода являются:
· полный отказ от личных контактов экспертов и коллективных обсуждений;
· многотуровая процедура опроса экспертов;
· обеспечение экспертов информацией;
· обмен информацией между экспертами после каждого тура опроса при сохранении анонимности оценок, аргументации и критики;
· обоснование ответов экспертов по запросу организаторов.
Процедура опроса по методу Делфи заключается в анкетировании экспертов с помощью опросных листов или ЭВМ в несколько туров с обработкой результатов анкетирования в каждом туре и информированием экспертов об этих результатах. На практике обычно ограничиваются четырьмя турами. В первом туре опроса эксперты дают свои ответы без аргументирования. Ответы обрабатываются с целью выделения среднего и крайних мнений. Экспертам сообщаются эти мнения, и проводится второй тур опроса, в ходе которого они пересматривают и при желании изменяют ответы, данные в первом туре. Кроме того, эксперты должны объяснить, почему они изменили или не изменили ответы.
Полученные после второго тура новые средние и крайние мнения, а также вся аргументация с сохранением анонимности сообщаются экспертам, и проводится третий тур опроса, в ходе которого эксперты снова пересматривают ответы и аргументируют свое решение. Последующие туры аналогичны.
Обычно после третьего или четвертого туров опроса ответы экспертов перестают изменяться, что и является сигналом к прекращению опросов. Такая процедура позволяет экспертам учесть обстоятельства, которыми они пренебрегали или о которых не были осведомлены. По решению ведущего опрос обоснование могут представлять лишь эксперты, ответы которых сильно отличаются от мнения большинства.
Необходимость обоснования мнений вынуждает тех экспертов, у которых нет твердого убеждения в своей правоте, помещать свои ответы вблизи от среднего мнения. В то же время эксперты, которые смогли обосновать свои «крамольные» ответы, несмотря на новую информацию, придерживаются своих первоначальных взглядов.
В ряде случаев образуется две группы экспертов, имеющих существенно различающиеся мнения. Это указывает на наличие двух различных подходов, что может объясняться, например, существованием двух различных школ. Дальнейшее проведение опроса в таком случае, как правило, лишь подтверждает создавшееся положение, так как разрешение разных позиций требует глубоких исследований и не может быть результатом экспертизы. Однако и в этом случае опрос полезен, ибо
отчетливо выявляет позиции, точки зрения сторон и их аргументацию, что позволяет поставить дальнейшие исследования проблемы.
Организация экспертизы включает следующие основные этапы:
· предварительную ориентировку экспертов, включающую формулирование проблемы и инструктаж экспертов;
· формулирование вопросов экспертам в виде, требующем четких количественных и качественных оценок;
· разработку способов и порядка информационного обеспечения экспертов, включая обмен аргументацией;
· разработку алгоритмов и порядка промежуточной и окончательной обработки результатов.
При делфийской процедуре наличие в группе малокомпетентных экспертов меньше сказывается на точности групповой оценки, чем при анкетировании в один тур за счет получения информации от более компетентных экспертов. Последние в ходе экспертизы также обогащаются информацией и могут скорректировать свои оценки. Важно, что в процессе итераций происходит в неявной форме автоматическая оценка компетентности экспертов и взвешивание их мнений с учетом компетентности.
Интервью является беседой, в ходе которой интервьюер ставит вопросы эксперту по заранее, в той или иной степени, разработанной программе. Одновременно может производиться опрос нескольких экспертов, однако в этом случае есть опасность потери самостоятельности экспертов и, кроме того, интервью грозит превратиться в дискуссию.
От очного анкетирования интервьюирование отличается тем, что при интервью эксперт дает ответы в устной форме на устные вопросы, точное содержание которых до опроса ему, как правило, не было известно, хотя тематика интервью могла быть сообщена ему заранее. Впрочем, четкую грань между анкетированием и интервьюированием провести невозможно, так как последнее является, по сути, видом анкетирования в устной форме.
Важно, что при опросе в виде интервью эксперт не имеет времени для серьезного продумывания своих ответов и не ведет каких-либо записей, а интервьюер строит свои вопросы в значительной степени в зависимости от ответов эксперта на предыдущие. Вопросы, задаваемые эксперту, должны позволять отвечать на них экспромтом.
Достоинством интервью является непрерывный живой контакт интервьюера и
опрашиваемого, что позволяет быстро получить большое количество информации и всесторонне, хотя и поверхностно, осветить объект экспертизы.
Недостатками интервью являются возможность сильного влияния интервьюера на ответы эксперта, отсутствие времени для глубокого продумывания ответов, а также высокие требования к опрашивающему и большое время, расходуемое на опрос всего состава экспертов. Интервьюер должен хорошо знать анализируемую проблему, уметь четко формулировать вопросы, создавать непринужденную обстановку и уметь слушать, в частности правильно интерпретировать паузы, уклонения, умолчания. Подготовка интервьюера к опросу заключается в основном в разработке цели интервью и подготовке главных вопросов, суть которых должна быть записана, хотя их окончательное формулирование может быть произведено в ходе интервью.
Дискуссия
Как уже указывалось, дискуссию целесообразно проводить для решения задач, не требующих точной количественной оценки объектов, параметров, альтернатив. Количество участников дискуссии может составлять от нескольких до 20 – 30 человек.
Процедура подготовки и проведения дискуссии может быть разделена на три этапа:
1) определение и формулирование предмета дискуссии и порядка ее проведения, а также подготовка участников дискуссии;
2) собственно дискуссия;
3) подведение итогов, фиксация и обработка результатов дискуссии.
Подготовка включает также материально-техническое обеспечение дискуссии.
На первом этапе члены группы управления решают следующие основные задачи:
1) выявляют различные аспекты анализируемой проблемы, роли, значимости факторов, связанных с ней, и определяют главные из них;
2) формулируют цель дискуссии и требования к экспертам;
3) отделяют спорные вопросы, стороны проблемы, являющиеся основой полемики по спорным вопросам;
4) определяют и ограничивают спектр спорных вопросов, решение которых выносится на дискуссию;
5) определяют способы и условия решения спорных вопросов, т.е. строят процедуры проведения дискуссии.
Предварительное выявление различных аспектов проблемы и основных факторов позволяет четко сформулировать цели дискуссии и требования к ее участникам-
экспертам.
Ограничение спектра спорных вопросов, разногласий производится по ряду критериев, важнейшими из которых являются обозримость всех сторон, аспектов проблемы, возможность и целесообразность полного или частичного решения проблемы.
Определение процедуры проведения дискуссии включает:
· выбор методов анализа проблемы, методов изложения соображений, доказательств, используемых экспертами;
· выбор средств представления информации, в том числе аргументов, доказательств и выводов экспертов, а также средств фиксации и переработки информации в ходе дискуссии;
· установление и объявление места и времени проведения дискуссии, порядка и регламента ее фаз и отдельных выступлений.
В дискуссии эксперты могут использовать различные методы анализа проблемы, изложения своих соображений, доводов, мотивов и доказательств. Чаще всего используются логические и математические методы. В последнее время в ходе дискуссии стали использоваться ЭВМ, в частности для проведения совместного моделирования проблемы, построения матриц «цели – средства», деревьев решений.
Материально-техническое обеспечение дискуссии имеет целью создание комфортных условий ее участникам, что включает подготовку рабочего и подсобных помещений, средств представления, фиксации и обработки информации, справочного обеспечения.
Заключительный этап дискуссии состоит в подведении ведущим итогов обсуждения и согласовании решения, проект которого (в нескольких вариантах) был отработан в ходе дискуссии комиссией. Часто единогласного принятия всех пунктов решения достичь не удается, поэтому в конце решения или в специальном приложении к нему должны быть изложены «особые мнения» с их аргументацией и указанием авторов. Тактика силового давления или торга в принятии решения противоречит самой идее дискуссии как метода коллективного принятия решения.
Совещание
Совещания созываются для взаимного информирования и ориентации его участников, обмена мнениями, разработки и координирования планов, выработки рациональной линии действий и в связи с другими задачами, решение которых требует сбора группы людей для обмена информацией, ее обсуждения, получения указаний,
принятия решений.
Совещание является дорогим мероприятием, так как отрывает от выполнения прямых обязанностей большое количество людей. Поэтому совещания должны созываться лишь при действительной необходимости, тщательно готовиться и проводиться за минимальный промежуток времени.
Существуют различные классификации деловых совещаний. Так, совещания могут делиться на диктаторские и автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.
На диктаторском и автократическом совещаниях правом выступления обладает лишь руководитель, который ведет совещание и дает указания. Остальные присутствующие лишь слушают и задают вопросы руководителю или отвечают на его вопросы. Такие совещания наиболее распространены в военной практике или в особых условиях, например при ликвидации стихийных бедствий. В обычных «гражданских» условиях эти совещания могут проводиться, если руководитель должен дать указания или проинформировать коллектив, а также если коллектив не созрел для компетентного демократического обсуждения проблемы. Диктаторские и автократические совещания часто имеют форму информационных (директивных или инструктивных), а также оперативных диспетчерских летучек.
На сегрегативных совещаниях руководитель или назначенное им лицо делает доклад, а затем руководитель предлагает высказаться участникам и принимает решение.
Дискуссионные совещания подробно разобраны нами ранее.
Свободное совещание не имеет четкой повестки дня, может быть проведено без ведущего и сводится к обмену мнениями без принятия фиксируемого решения. Обычно имеет форму разговора, беседы между небольшим числом участников и может происходить за обедом, в кулуарах конференции, в автомашине, поезде.
Опыт показывает, что лучше провести одно совещание с несколькими вопросами, чем несколько совещаний, с одним-двумя вопросами каждое. Это справедливо, конечно, лишь при высокой организованности совещания.
Деловые совещания как вид служебной деятельности имеют свою специфику, отличающую их от дискуссии как метода опроса экспертов. Поэтому кратко рассмотрим основные этапы деловых демократических совещаний и требования к ним.
Подготовка совещания включает:
· определение тематики совещания и принятие решения об его проведении;
· формирование повестки дня;
· определение задач и цели совещания;
· определение персонального состава участников;
· определение даты, времени начала, регламента и длительности совещания;
· подготовку доклада и проекта решения;
· оповещение и предварительную подготовку участников совещания, включая возможное распределение тем выступлений;
· материально-техническую подготовку совещания.
Следует избегать неожиданных и внеплановых совещаний. С другой стороны, перенос времени, а тем более даты запланированного и уже объявленного совещания еще более вреден и часто говорит о ненужности совещания или о недостатках в стиле руководства.
Совещание лучше проводить во второй половине дня, освобождая первую для творческой работы, исполнения прямых обязанностей.
Доклад должен обращать внимание присутствующих на главное, содержать существенные идеи, конструктивные предложения или, по крайней мере, четко излагать спорные места, сложности и обосновывать необходимость их разрешения. Кроме того, весьма желательны логическая стройность, литературность языка, выразительность и эмоциональность изложения, хорошая дикция.
Устный доклад может отсутствовать, если участники совещания хорошо знакомы с вопросами, выносимыми на обсуждение, или получили доклад (развернутые тезисы) в письменной форме до совещания. В этом случае необходимо лишь вводное слово председателя с некоторыми напоминаниями порядка работы.
Можно предложить следующий регламент проведения совещания:
· вопросы по докладу и ответы – 5 – 10 мин.;
· обсуждение – 10 – 30 мин. с выступлениями по 2 – 5 мин.;
· чтение проекта решения – 3 – 5 мин.;
· обсуждение и принятие решения – 10 – 15 мин.
При таком регламенте совещание будет проведено в течение не более часа.
Регламент необходимо соблюдать очень строго, что, как правило, не делается.
Мозговой штурм
Мозговой штурм представляет собой метод получения новых идей, решений какой-либо проблемы в результате коллективного творчества группы людей в ходе
заседания-сеанса, проводимого по определенным правилам. Метод мозгового штурма называют также мозговой атакой, методом коллективной генерации идей и методом группового рассмотрения с отнесенной оценкой.
Принципиальной особенностью метода является абсолютное исключение в ходе самого сеанса критики и какой-либо оценки высказываемых идей.
Сущность метода мозгового штурма заключается в разделении решений двух задач: генерирования новых идей; анализа и оценки предложенных идей. Соответственно образуются две разные группы: группа генераторов идей и группа аналитиков. Группа генераторов идей состоит из 4 – 15 человек, но может быть и больше. Члены этой группы не обязательно должны быть специалистами по обсуждаемой проблеме, но должны понимать поставленную задачу. Более того, для исключения предвзятости и профессиональной узости круг специалистов должен быть как можно шире. В некоторых случаях, как показывает опыт, полезно включение в состав группы вообще людей с богатым воображением, профессии которых далеки от решаемой проблемы.
Никто никого не должен стесняться, поэтому группу желательно составить из людей, занимающих примерно одинаковое служебное и общественное положение. Члены группы по возможности не должны быть лично или коллективно (например, ведомственно) заинтересованы в определенном варианте решения проблемы (тем более в ее нерешении). Нежелательна также слишком глубокая связь между ними в том смысле, что ни один из членов не должен быть «отражением» другого, хотя бы в малой степени.
Заседание проводится по следующим правилам:
· любые критические высказывания или оценки ценности высказанной мысли, идеи недопустимы;
· важно количество и разнообразие высказанных идей; должно быть как можно больше идей, ибо вероятность появления действительно ценной идеи пропорциональна общему числу высказанных идей;
· необходимо «свободное парение» мысли: чем необычнее идея, тем лучше;
· мысли, идеи должны подхватываться, развиваться, комбинироваться;
· генераторы идей, т.е. участники заседания должны «раскачивать» друг друга, результатом чего должна быть лавина идей.
Отобранных членов заседания за несколько дней до него письменно или устно
извещают о дате, времени и месте его проведения и вручают краткую памятную записку, содержащую:
· обращение к участнику и приглашение его на заседание;
· формулировку проблемы, подпроблем и цели заседания;
· правила проведения мозгового штурма;
· предложение подумать и подготовить несколько идей.
Мозговым штурмом руководит ведущий, основной задачей которого является всяческое поощрение свободного творчества, свободного высказывания идей и абсолютное недопущение критики вплоть до удаления критикующих с заседания.
Сеанс начинается со вступительного слова ведущего, объясняющего проблему и необходимость ее решения, а также напоминающего правила проведения заседания, которые целесообразно написать на плакате, вывешенном для всеобщего обозрения.
Затем ведущий предлагает начать выдвигать идеи или выдвигает для начала сам одну-две идеи. Ведущий должен стимулировать поток идей, выполнять роль «затравщика», если таковых не окажется среди членов группы. Он должен быть совершенно беспристрастен, ни при каких обстоятельствах не должен проявлять свою особую осведомленность в рассматриваемом вопросе и подчинять группу своей воле, навязывать определенное направление мышления. В то же время ведущий должен следить, чтобы не была забыта основная цель – решение определенной проблемы, и чтобы заседание не превратилось в соревнование в остроумии, понимаемом в обычном смысле, и в нагромождении нелепостей. При этом заседание должно проходить живо, «с огоньком», и легкая доля юмора, очевидно, не будет вредной.
Из сказанного понятно, насколько важны роль ведущего, его умение и искусство организовать штурм проблемы. Некоторые авторы считают, что успех штурма полностью зависит от ведущего. Большую роль играет опыт проведения штурмов, тренировка, а также психологическая настройка всех участников.
Сеанс продолжается от 15 – 20 до 40 – 45 мин. без перерывов и заканчивается, как правило, естественно – поток предложений иссякает. Время выступления очень мало – не более одной-двух минут. Выступать можно несколько раз, но лучше не подряд. Обычно за время сеанса поступает несколько десятков предложений. Может оказаться, что количество участников сеанса слишком велико, тогда ведущий может разделить их на две группы, работающие отдельно, назначив еще одного ведущего.
Все выступления должны записываться возможно точнее, для чего необходимы
стенографистка или магнитофон. Результаты заседания, в том числе и патентоспособные идеи, являются плодами коллективного труда и не персонифицируются.
На первом этапе – в процессе генерирования идей происходит критика и оценка высказанных предложений в неявной форме. Они выражаются в большей или меньшей поддержке, развитии высказанной идеи. Неперспективная идея не получит скорее всего сильной поддержки и будет заменена новой. Важно, что субъективное мнение автора идеи о ее ценности пройдет этот фильтр и будет скорректировано. Именно поэтому важны свобода и смелость в высказывании идей, их большое количество и разнообразие.
Второй этап работы заключается в тщательном анализе, критике высказанных во время сеанса точек зрения, идей, мыслей и отборе наиболее ценных из них. Анализ производится группой специалистов по проблеме, подлежащей решению, и по смежным вопросам в спокойной, деловой обстановке, и может включать несколько этапов, в том числе и этап количественного анализа с помощью ЭВМ.
Процесс анализа, оценки и отбора полученных предложений состоит, как правило, из их классификации по некоторым категориям и собственно оценки по заранее разработанной системе критериев. Вначале может быть произведена предварительная оценка с целью отбрасывания предложений, явно не представляющих ценности, что, конечно, должно производиться с большой осторожностью, чтобы не забраковать ценные, но, на первый взгляд, наивные или странные идеи. Оставшиеся предложения классифицируют на группы по категориям, зависящим от сущности проблемы, а затем производят оценку как внутри групп, так и межгрупповую. При этом может производиться оценка в баллах по частным критериям, а затем оценка по обобщенному критерию, при которой частные оценки учитываются с разными по важности весами.
Отделение этапа анализа от этапа генерирования идей лишь способствует углублению анализа, усилению критики и делает ее более объективной и разносторонней.