Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

· формализированный контроль своевременного исполнения;

· контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

· контроль, содержащий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения или руководители структурных подразделений.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для документов, поступивших из других организаций, – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. В течение срока исполнения документа служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой фиксируются в контрольном массиве.

Проверка хода исполнения в соответствии с унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ГСДОУ должна осуществляться в следующие сроки:

· заданий последующих лет – не реже одного раза в год;

· заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· заданий текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель.

В современных условиях для организации контроля за исполнением документов применяется как регистрационно-контрольная картотека, так и автоматизированный учет.