Официально-деловой стиль – один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка. Деловой стиль – это арсенал лексических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление – все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Деловая речь должна быть ясной и убедительной.
Сочетаемость слов
Известно, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке существуют нормы сочетаемости, типичные для деловой речи. Например:
· приказ – издается;
· контроль – возлагается;
· должностной оклад – устанавливается;
· выговор – объявляется;
· архив – создают, обрабатывают;
· вакансию – имеют, замещают;
· совещание – готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.
Никогда не меняются местами компоненты в сочетаниях «иметь значение» и «играть роль».
Использование терминов
Термин – слова или словосочетания, называющие специальное понятие. Как правило, термины имеют одно значение.
Если автор сомневается в том, что значение термина понятно адресату, то в тексте должна быть дана расшифровка, которая должна быть точной, ясной и полной. Например:
1) Страхователь – физическое или юридическое лицо, уплачивающее страховую премию.
2) Страхователь – юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы.
Очевидно, что второй вариант более удачен. В то время, как первое определение недостаточно полно. Кроме того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются». В обоих вариантах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область широкого применения.
Использование иностранных слов
Если, при составлении документа, приходится делать выбор между словами-синонимами, одно из которых – русское, а другое – заимствованное, необходимо определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный
синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.
Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла – «удобный в бытовом отношении, благоустроенный».
Плеоназм
Плеоназм заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные, с точки зрения смысла слова. Например (выделены лишние слова):
1) промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);
2) форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать – ускорять темп деятельности);
3) тонкий нюанс (существительное «нюанс» – оттенок, тонкое отличие)
4) своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет значение – сам);
5) в апреле месяце (апрель – однозначно – месяц);
6) маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);
7) главная суть («суть» – это и есть главное);
Некоторые плеонастические словосочетания, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В современной речи стали нормативными сочетания:
«реальная действительность», «информационное сообщение», «практический опыт».
Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.
Тавтология
Тавтология (от греческого logos – слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Такая стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий:
1) польза от использования чего-либо;
2) следует учитывать следующие факторы,
3) данное явление проявляется в указанных условиях;
4) адресовать в адрес.
Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».
Различение паронимов
Паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. В процессе работы с документами необходимо обращать внимание на такие паронимы:
оплатить – заплатить
(разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» – косвенного: «заплатить за что-нибудь»);
командированный – командировочный
(причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» – «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного
«командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).
Структура сложного предложения
Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений. В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («после того, как письмо будет получено, мы примем меры), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы примем штрафные санкции…»), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения…») и др.
Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать в канцелярском стиле «безглагольность».
Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.
Сравним предложения:
1) «В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».
2) «В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».
В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание содержания. Во втором – сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более понятным.
В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей.
Неправильно:
«комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».
Правильно:
«Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».
Композиция документа
Композиция – это построение, организация текста. Письменный материал необходимо преподносить так, чтобы он был максимально доступен адресату. Проанализируем фрагмент из приказа Министерства образования РФ:
«Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Министерства образования РФ перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов – победителей конкурса грантов, сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.
Из примера видно, что разобраться в содержании приказа непросто. Это связано с тем, что в предложении, занимающим несколько строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и большое число существительных. В то же время специфика подготовки приказа такова, что в текст сложно внести существенные исправления. Решить данную проблему можно путем расстановки абзацных отступов. Они выявят структуру документа. Например:
Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением профессионально-образовательных программ и технологий и утвержденные руководством Министерства образования РФ:
-перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов – победителей конкурса грантов;
-сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.
Текст должен содержать целесообразное количество информации Особенно существенно выделять главное. Для этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта.
Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1; 1.9.1.