В названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы, например:

Совет Министров – Правительство Российской Федерации;

Коллегия Совета Министров – Правительство Российской Федерации.

Наименования высших должностей также пишутся с прописной буквы, например:

Президент Российской Федерации.

Часто в практике применяются сокращения слов – аббревиатуры. Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв. Сокращения позволяют экономить место, избегать словесных повторов. Для однозначности прочтения аббревиатур приняты графические сокращения, например:

· почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с.,)

· названия месяцев (янв.);

· телеграфные сокращения (тчк.);

· условные обозначения физических величин и их единиц;

· текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.); Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

· обращение (г-н – господин) и др.

Для уточнения написания общепринятых сокращений можно пользоваться словарем сокращений русского языка.

Сокращения  названий учреждений, предприятий, организаций, обозначений марки изделия  пишутся с прописной буквы.

Слово «год» после дат сокращается до одной буквы (г.) или до двух во множественном числе.  Например: 2000 г.; 1990 – 1999 гг.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе. Например:

В 1998/ 1999 учебном году.

Слово «рубль» сокращается: руб. (реже р.)

Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.

Использование предлогов

Выбор предлога зависит от оттенка значений, которыми обладают эти предлоги:

ввиду – чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

вследствие – чаще о совершившимся факте; прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

нельзя говорить:

согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса;

надо говорить:

согласно перечню, согласно вашему запросу.

Падеж существительного (предложное управление) при синонимичных словах выбирается следующим образом:

1) идентичный чему-либо – сходный с чем-либо – близкий к чему-либо;

2) обращать внимание на что-либо – уделять внимание чему-либо;

3) опираться на что-либо – базироваться на чем-либо;

4) основываться на чем-либо – обосновывать чем-либо;

5) отзыв о чем-либо – рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо);

6) отчитаться в чем-либо – сделать отчет о чем-либо;

7) превосходство над чем-либо – преимущество перед чем-либо;

8) уплатить за что-либо – оплатить либо.

Редактирование

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом. Деловая бумага, содержащая ошибки (фактические, стилистические, орфографические или другие), осложняет процесс общения, требует устных или письменных уточнений. Неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников сферы делопроизводства. Если документ составлен таким образом, то рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.