Приказы по личному составу осуществляют документационное обеспечение управления персоналом. С их помощью руководители могут оказывать воздействие на трудовую активность подчиненных.
Приказы имеют большую побудительную силу. Они стимулируют профессиональную деятельность работников, поощряя одни формы поведения и блокируя нежелательные действия.
Приказами по личному составу оформляется приём работника, перевод на другую работу, увольнение, повышение (или понижение) в должности, предоставление отпуска, премирование, применение санкций к работнику и т.д.
В настоящее время требуется использовать типовые межотраслевые формы для оформления приказов:
форма № Т-1 (для приёма на работу);
форма № Т-5 (для перевода на другую работу);
форма № Т-8 (при увольнении);
Постановлением Минфина России от 18.06.98 № 27н и Госкомстата России от 29.05.98 № 57а установлено, что первичные учётные документы с 1 января 1999 года принимаются к учету, если они составлены по утвержденным унифицированным формам.
Особенность этих форм в том, что каждый приказ оформляется только НА ОДНО ЛИЦО. Название реквизитов, их формулировки и расположение существенно отличаются от предписаний ГОСТа Р. 6.30 — 97.
Эти формы представляют собой унифицированные бланки-трафареты. Составителю необходимо только вписать конкретные данные в предусмотренные для них таблицы, строчки, графы.
Указанные формы приказов достаточно компактны, но главное — информативны.
К примеру, форма приказа (распоряжения) о приёме работника предусматривает фиксацию характера и вида работы, режима труда, продолжительности рабочего дня, структурного подразделения, профессии, должности, размера оплаты и т.д. На этом же бланке ставится виза руководителя производственного подразделения (цеха, отдела, участка), в непосредственное подчинение которого поступает работник.
Форма приказа (распоряжения) о переводе на другую работу предусматривает фиксацию прежних и новых данных о профессии, должности, месте работы, структурном подразделении, окладе и т.д. Указывается также вид перевода, его основание, новые условия труда, продолжительность рабочей недели.
Форма приказа (распоряжения) о прекращении трудового контракта ( увольнении) предусматривает фиксацию профессии, должности увольняемого работника, его размеры оплаты, структурного подразделения, условий труда и т.д.
Указывается дата увольнения, его причины и основания, согласование с профсоюзным органом. На этом же бланке ставится виза руководителя производственного подразделения (цеха, отдела, участка), в непосредственном подчинении которого находился работник.
Все приказы подписываются руководителем предприятия.
Работник, принимаемый на предприятие (перемещаемый, увольняемый), также ставит свою подпись, подтверждая, что с приказом ознакомлен, проставляя дату ознакомления.
Большое удобство подобных форм ещё в том, что приём, перевод, увольнение КАЖДОГО работника документируются ОТДЕЛЬНЫМ приказом, имеющим свой регистрационный номер. Это облегчает поиск данного приказа, если в дальнейшем
возникнет такая необходимость.
Стандартизированные формы приказов (№Т-1, №Т-5, №Т-8) позволяет создавать электронные базы данных для этих документов. Подобная информация легко подвергается статистической обработке (в автоматизированном режиме). В результате можно получить представление о некоторых тенденциях в трудовом поведении персонала: наиболее распространенные причины увольнения, показатели текучести кадров по профессиям, производственным подразделениям и т.д.
При отсутствии типовых форм приказы о приёме, переводе, увольнении составляются на общем бланке организации. Кроме того, на таких бланках оформляются приказы на группу работников, а также приказы о поощрениях, взысканиях, командировках, отпусках и т.д.
Приказы по личному составу имеют те же реквизиты, что и приказы по общим вопросам (модуль 04.02.09).
В заголовке к тексту в таких приказах применяют следующие формулировки: "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О временном замещении начальника цеха" и т.д.
В том же случае, когда в приказе затрагивается несколько тем, заголовок формулируют следующим образом: "По личному составу" (рис. 14.4).
В приказах по личному составу может отсутствовать констатирующая часть.
Распорядительная часть зачастую делится на пункты. Каждый пункт обозначает конкретную управленческую процедуру: НАЗНАЧИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.д. Эти глаголы печатаются прописными буквами от левого поля бланка отдельной строкой.
На следующей строке печатают фамилию ( рекомендуют прописными буквами), имя, отчество, должность, структурное подразделение и чётко указывают содержание действий в отношении данного работника.
Затем с новой строки пишется слово "Основание", и кратко излагается управленческое решение, какой-либо документ, которым руководствовался автор приказа.
Например:
КОМАНДИРОВАТЬ:
ГОГОЛЕВА Николая Васильевича, инженера отдела маркетинга, в г. Черевички с 10.05 до 20.05 2001 года для изучения рынка сбыта.
Основание: распоряжение главного инженера предприятия.
Рис. 14.4. Макет приказа по личному составу
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом предприятия, заместителем директора по персоналу или другим должностным лицом, отвечающим за работу с кадрами. Виза размещается ниже реквизита "Подпись".
Приказ по личному составу, как правило, имеет серьёзные социально-психологические последствия. Работники знакомятся с ним, обсуждают его между собой, оценивают его справедливость и объективность.
Решения администрации неизбежно вызывают ответную реакцию у персонала — положительную или отрицательную.
Приказы по личному составу ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.
Приказы о приёме, переводе, увольнении должны хранится 75 лет, срок хранения остальных приказов по личному составу не превышает 3 года.