Государственная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела.

В систему Росархива в настоящее время входят федеральные и государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краем, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Положения о федеральных государственных архивах соответствуют закону «Об охране и использовании памятников истории и культуры объектов культурного наследия народов Российской федерации».

Функции Росархива:

· координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства;

· определяет категории госучреждений, источников комплектования и видов документов, подлежащих, включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

· ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за сохранностью и использованием этих документов;

· осуществляет организационно-методическое руководство работой архивных служб и ведомственных архивов, осуществляет организацию документов в делопроизводстве.

В соответствии с основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) (предоставляются архивные справочники для использования всем юридическим и физическим лицам).

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

· общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;

· религиозных объединений и организаций;

· негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

· физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов).

Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Государственная архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия.

В случае ликвидации негосударственных объединений и органи­заций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и закон­ных владельцев документы поступают в собственность государства.

Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия пе­редачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

В случае формирования документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.