Кроме документов, являющихся по своему содержанию, автор­ству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников ис­тории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность дня конкретных собствен­ников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные доку­менты». В этом случае под архивом должна пониматься совокуп­ность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение ар­хивных документов в интересах пользователей.

Наиболее употребим для обозначения негосударственных архи­вов термин «ведомственный архив». К ведомственным архивам относятся и центральные архивы министерств, областных учреждений, хранящих материалы подве­домственных организаций, фирм. В структуре организации может и не быть специального подразделения – архива, в штатном расписании мо­жет отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ве­домственных архивов:

· центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения;

· центральный архив министерства, хранящий в основном до­кументы самого аппарата министерства и организаций прямого подчи­нения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов (НИИ);

· объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности;

· объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, (например, до минования надобности) и т.д.

Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не огра­ничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сро­ками хранения более трех лет.

В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предприниматель­ский архив фирмы. В его состав дополнительно включают:

· образцы деловой переписки;

· контракты, заключенные фирмой;

· финансовые от­четы;

· кредитные бумаги;

· акты на аренду, покупку земель, построек;

· документацию по займам и страхованию имущества;

· аналитические до­кументы по сбыту и производству;

· отчеты о финансовых и торговых оборотах;

· маркетинговые обзоры;

· технико-экономические и рекламные материалы;

· полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов;

· материалы презентаций;

· фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д.

В состав экономических ар­хивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газет­ные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

Первый в Европе экономический архив действует с 1905 г. в Германии при фирме Крупна. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, не­которые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического ар­хива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов.

11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный фо­рум представителей архивов предприятий как основной части эконо­мических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как со­став, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения.

В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности.

Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным ме­тодическим материалом при организации любого архива, так как охва­тывают практически все стороны деятельности и регламентируют мето­дику работы с архивными документами.