Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения под­лежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государ­ственной архивной службы.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом креп­ления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не со­ставлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также кон­фиденциальные и по личному составу должны бить полностью оформ­лены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

· максимально возможно обеспечить прочность и гибкость переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения поврежде­ний другим листам дела;

· обеспечить учет количества листов в каждом деле и воз­можность проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

· создать справочный аппарат к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом до­кументам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянно­го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных стандартного формата А5 – АЗ и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях), для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако боль­шинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хра­нения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические крепления во избежание появления ржавчины обя­зательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в чистые конверты, зара­нее вшитые в дело.

В конце дела подшивается специ­альный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами – листы внутренней опи­си документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности…». А также для специфичной документации: личные, су­дебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо­ложения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстриро­ванные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруют­ся на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеен­ными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включа­ются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте до­кументов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие осо­бенности нумерации дела:

1) литерные (7а, 76) и пропущенные номера листов;

2) номера листов с найденными документами;

3) номера листов с конвертами и вложений в них;

4) номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, напри­мер: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном деле.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

1) наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность на период создания документов, включенных в дело;

2) наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

3) делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

4) номер дела по годовому разделу описи дел;

5) заголовок дела;

6) дата или крайние даты первого и последнего по датам доку­ментов дела;

7) количество листов в деле;

8) срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

9) архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер­ждения описей – чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государст­венный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.