На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картоте­ки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспер­тизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составля­ются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации до­кументов: судебных, следственных дел, научных отчетов и др.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий со­бой систематизированный перечень заголовков дел и предназна­ченный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспе­чивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет со­бой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государствен­ной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, по­скольку составление описи является следующим технологическим эта­пом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после заве­рения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют опи­си ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет – по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов и является обязательным для организаций, являющихся источниками комплектования Государ­ственной архивной службы. К учетным документам относятся:

· книга учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

· лист фонда для фиксаций изменений в названии организации фондообразователя, в составе и степени обработанности дел;

· топографические указатели для определения адресов хране­ния конкретных дел;

· формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой Россий­ской Федерации;

· формы актов, в которых фиксируются любые изменения в со­ставе хранимых документов, и итоги периодических проверок наличия и состояния;

· дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы.