17.  Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, пример­ную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный со­став дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендатель­ный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экс­пертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую рас­пространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной служ­бы.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласо­ванная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководите­лем организации. Организации, не сдающие документы на государст­венное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе ука­зываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый эк­земпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в служ­бе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном ар­хиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и струк­туры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в дей­ствие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся све­дения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведен­ных дел. Итоговая запись номенклатуры дел

организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделе­ний.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответст­вующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окон­чания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание в том случае, если это  не приведет к неодно­значности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подраз­деления) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рацио­нализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хране­ния составляются ежегодно каждым подразделением под непосредст­венным руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными, подразделениями, служат основой для подготовки свод­ной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по ко­торой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с не­большим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.