Прием посетителей других организаций должен быть заранее подго­товлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поста­вить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал (или с помощью ком­пьютера), в котором указывают: фамилию, имя, отчество, должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

Секретарь должен иметь отличную память на лица, имена, отчества и фамилии. Ему следует узнавать посетителя, который уже приходил, про­являть к нему интерес.

В современной деловой практике часто используются для представ­ления визитные карточки. На карточке указаны фамилия, имя, отчество по­сетителя, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес организации. Данные с визитной карточки заносятся в персональ­ный компьютер или карточка помещается в «визитницу» (специальную картотеку).

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, сек­ретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю перегово­рить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель.

Если посетитель настаивает на приеме в другое, удобное для него время, секретарь должен выяснить, может ли руководитель перенести этот прием на желаемое посетителем время, и сообщает посетителю о дате и времени приема.

В работе секретаря могут возникнуть такие конфликтные ситуации, когда посетитель, не слушая возражений и доводов секретаря, настойчи­во пытается пройти в

кабинет руководителя. Для подобных случаев службой безопасности предприятия предусмотрена кнопка вызова охра­ны. Вызов охраны является самой крайней мерой. Секретарь должен использовать весь запас профессионального мастерства, чтобы не допус­тить этого. Посетитель должен всегда чувствовать, что секретарь сделал все возможное, чтобы помочь ему, и что сделал бы еще больше, если бы это было в его силах.

Главным показателем высокого профессионализма секретаря при приеме посетителей являются вежливость и корректность. Ироничная улыбка, грозный взгляд, выражение превосходства отрицательно влияют на посетителей. Необходимо в любой ситуации научиться владеть собой.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутст­вует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный со­трудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнима­тельности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожидан­ным обстоятельствам, таким как болезнь руководителя, срочная его ко­мандировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.