Организуя прием командированных работников, секретарь должен:

· выяснить, согласовано ли это посещение заранее;

· выяснить вопрос, по ко­торому прибыл посетитель;

· отметить командировочное удостоверение;

· вы­яснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позабо­титься заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позабо­титься о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам деле­гации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила этикета.