На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период вре­мени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т.д.).

На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться со­ответствующими специалистами заблаговременно. Эффективность сове­щания обратно пропорциональна числу участников.

Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения. Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем со­вещании. Большинство крупных совещаний проводится в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.