При подготовке небольшого оперативного совещания, которое про­водится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале ра­бочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия некоторых сотрудников, а также вызов (в случае необходи­мости) работников на совещание по требованию руководителя.

Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посети­телей. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленно­го принятия действий руководителем, то секретарю следует записать по­ступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дож­даться его указаний.

Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам сове­щания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного харак­тера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь дол­жен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.