При проведении планового совещания (заседания) с большим чис­лом участников подготовка начинается за 1,5 – 2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1) уточняются дата, место и время проведения совещания;

2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков со­вещания;

3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;

4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию пригла­шаемого. Подписывает приглашение руководитель. В том случае, если уча­стник совещания является докладчиком или ему будет послан дополни­тельный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения;

5) составляется список рассылки приглашений, в котором отмечаются ответы на них, вносятся необходимые уточнения и изменения;

6) за 3 – 4 дня до начала совещания секретарь печатается доклад руко­водителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регла­мент совещания;

7) привлекаются соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видеотехники, проекци­онной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подгото­вить их для демонстрации;

8) накануне совещания еще раз напоминается докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его про­должительности. Кроме того, на этом этапе проверяются и уточняются спи­ски лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участни­ков;

за час до начала совещания готовятся для председателя папка с материалами совещания, чистая бумага, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки,

1) линейки, минеральная вода, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и за­канчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходи­мые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку. Это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам совещания, если она потребует­ся.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему мо­жет быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предвари­тельно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим, краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью вы­ступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступающих. Председатель и другие выступавшие могут передать секре­тарю тезисы своих выступлений.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бу­тылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группа­ми в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и высту­павшими. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Сек­ретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным кон­тролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. По указанию руководителя секретарь осуществ­ляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о ре­зультатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.