Этап заявки на сертификацию заключается в выборе заявителем органа по сертификации, способного провести оценку соответствия интересующего его объекта. Это определяется областью аккредитации органа по сертификации. Если данную работу могут провести несколько органов по сертификации, то заявитель может обратиться в любой из них. Заявка направляется по установленной в системе сертификации форме. Орган по сертификации рассматривает ее в установленные сроки и сообщает заявителю решение. В нем указываются все основные условия сертификации, в том числе схема сертификации, наименование испытательной лаборатории для проведения испытаний (если они предусмотрены схемой сертификации) или их перечень для выбора заявителем, номенклатура нормативных документов, на соответствие которым будет проведена сертификация.
Этап оценки соответствия имеет особенности в зависимости от объекта сертификации. Применительно к продукции он состоит из отбора и идентификации образцов изделий и их испытаний. Образцы должны быть такими же, как и продукция, поставляемая потребителю. Образцы выбираются случайным образом по установленным правилам из готовой продукции. Отобранные образцы изолируют от основной продукции, упаковывают, пломбируют или опечатывают на месте отбора. Составляется акт по форме.
Отбор образцов для испытаний осуществляет испытательная лаборатория или по ее поручению другая организация. В случае проведения испытаний в двух или более испытательных лабораториях отбор образцов может быть осуществлен органом по сертификации
В случае отсутствия испытательной лаборатории, аккредитованной на компетентность и независимость, или значительной ее удаленности от заказчика, испытания с целью сертификации допускается проводить в испытательных лабораториях, аккредитованных только на компетентность, под контролем представителя органа по сертификации конкретной продукции. Протокол испытаний в этом случае подписывают уполномоченные специалисты испытательной лаборатории и органа по сертификации. Далее он представляется заявителю и в орган по сертификации.
Оценка соответствия услуг зависит от их вида:
1) Проверка материальных услуг (например, услуги по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств) основана на испытаниях результата услуги;
2) Услуги нематериального характера (например, оценка движимого и недвижимого имущества) оцениваются экспертным или социологическим методом.
Испытания результата услуги проводятся в испытательных лабораториях, аккредитованных в установленном порядке. При проведении испытаний осуществляется выборочная проверка отремонтированных изделий, если сертифицируются услуги по ремонту. Если вид услуг подпадает под требования обязательной сертификации, то оцениваются показатели безопасности изделий после ремонта или обслуживания. Количество проверяемых изделий и порядок их отбора определяет орган по сертификации в соответствии с нормативными документами системы сертификации.
Подтверждение соответствия системы качества предприятия требованиям, установленным в соответствующих нормативных документах, включает в себя предварительную оценку степени готовности проверяемой организации и оценку системы качества непосредственно на месте. Предварительная оценка состоит в анализе описания системы качества в документах, присланных предприятием вместе с заявкой на сертификацию: политику организации в области качества; руководство по качеству и др. При необходимости, по согласованию с заявителем, орган по сертификации может командировать своего представителя для проведения предварительного ознакомления с элементами системы качества предприятия.
Одновременно с анализом данных, поступивших от заявителя, комиссия органа по сертификации может организовывать при необходимости сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции, на которую распространяются система качества, из независимых источников — органов государственного надзора и контроля, обществ потребителей и др.
Заключение по результатам предварительной оценки системы качества подписывает главный эксперт и утверждает руководство органа по сертификации. При положительном заключении орган по сертификации направляет заявителю «Заключение по результатам предварительной оценки системы качества» и проект договора на проведение проверки и оценки системы качества в организации. В договоре определяют цель, объем и сроки проводимых работ, ответственность сторон, а также порядок оплаты работ по проверке и оценке системы качества.
При подготовке к проверке и оценке системы качества выполняют следующие работы:
1) Установление программы проверки;
2) Распределение обязанностей между членами комиссии в соответствии с программой проверки;
3) Подготовка рабочих документов;
4) Утверждение программы проверки с проверяемой организацией.
Разногласия между главным экспертом и представителем заявителя, имеющим соответствующие полномочия, разрешаются до начала проведения проверки. Программа проверки утверждается руководством органа по сертификации и согласовывается с проверяемой организацией. При проведении проверки между членами экспертной комиссии распределяются обязанности по проверке конкретных подразделений предприятия и элементов системы качества.
В своей работе эксперты применяют рабочие документы:
1) Перечни контрольных вопросов для оценки элементов системы качества (чек-листы);
2) Формы для документирования вспомогательных данных, подтверждающие заключения экспертов, и др.
Оценка системы качества на предприятии проводится по общепринятым процедурам:
1) предварительное совещание;
2) обследование проверяемой организации;
3) составление акта проверки;
4) заключительное совещание.
Обследование проверяемой организации осуществляется путем сбора и анализа фактических данных и регистрации наблюдений в ходе проверки. Наблюдения комиссии дифференцируются. Предусмотрены следующие формы результатов наблюдений:
а)Несоответствие – невыполнение установленных требований;
б) Уведомление – наблюдение, сделанное экспертом в целях предотвращения появления возможного несоответствия.
Этап анализа практической оценки соответствия объекта сертификации установленным требованиям заключается в рассмотрении результатов испытаний, экзамена или проверки системы качества в органе по сертификации. При сертификации продукции заявитель представляет в орган документы, указанные в решении по заявке, и протокол испытаний образцов продукции из испытательной лаборатории. При сертификации систем качества анализ результатов оценки соответствия проводится на основании акта о проверке. Выводы по акту сводятся к одному из трех вариантов:
1) Система полностью соответствует заявленному стандарту;
2) Система в целом соответствует стандарту, но обнаружены отдельные малозначительные несоответствия по элементам системы качества;
3) Система содержит значительные несоответствия.
Решение о сертификации или отказе в ней принимает руководство органа по сертификации совместно с главным экспертом комиссии.
При сертификации персонала протокол экзаменационной комиссии должен направляться в комиссию по сертификации, состоящую из руководства органа и экспертов, не участвовавших в приеме экзамена.