Действующая сегодня система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством, возникла в XIX веке.
25 июня 1811 г вышел указ об учреждении новых органов управления – министерств, поэтому исполнительное делопроизводство называют также министерским. Основой государственности стал принцип единоначалия. Принципом иерархии диктовалось строгое распределение функций управления между структурными подразделениями (департаментами) министерства и обязанностями чиновников всех рангов. «Для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения» при министре был создан совещательный орган – Государственный совет, состоящий из руководителей основных структурных подразделений. Государственный совет определял порядок ведения делопроизводства законом: «Образ производства дел».
Советом министров были установлены единые принципы ведения делопроизводства министерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от иерархии:
· от императора министр получал указы и повеления, а направлял ему доклады и представления;
· от Государственного совета министр получал утвержденные документы, а направлял ему представления;
· от Сената министр получал сенатские указы, а направлял ему представления, рапорты, доношения и т.д. по нисходящей.
В Образе производства дел впервые зафиксировано, что документ приобретает юридическую силу только при условии его правильного оформления. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка входили:
· наименование учреждения;
· наименования структурных подразделений;
· дата и регистрационный номер;
· краткий заголовок к тексту;
· ссылка на поступивший документ.
На протяжении всегоXVIII века создается законодательная платформа делопроизводства. В этот период регулярно издавались сборники образцов документов.
Октябрьская революция прервала процесс совершенствования буржуазного делопроизводства. Существовавший государственный аппарат был разрушен до основания.