Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Для организации коллективной работы с бумажным документом необходимо его многократное (до 19 раз!) копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немалое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. Тогда как при работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

Несмотря на то, что новый документооборот отличается по форме и существу от своего зарегламентированного предшественника — производственного документооборота, его назначение остается тем же самым — упрощение и ускорение бизнес-процессов. Вообще говоря, все программное обеспечение документооборота служит для достижения одной и той же цели с помощью МРП: маршрутов, ролей и правил.

Маршруты. При определении бизнес-процесса (даже такого прозаического, как оплата счета, или такого сложного, как создание нового продукта) он рассматривается в первую очередь в терминах маршрута. Какие члены отдела вовлечены в этот процесс? В каком порядке они принимают в нем участие?

Роли. Если маршрут можно рассматривать как реальных участников процесса, то программы для документооборота индентифицируют роли, исполняемые на конкретных этапах процесса. Например, команда разработчиков подготавливает техническое руководство: данный документ следует по маршруту от автора к техническому редактору, корректору, верстальщику и, наконец, назад к автору руководства.

Правила. Программы для документооборота должны реализовывать правила автоматизации бизнес-процессов. Крупный платеж, к примеру, визируется только главным бухгалтером, поэтому система документооборота должна знать, куда перенаправить такого рода запросы.

Очень коротко рассмотрим историю развития программного обеспечения электронного документооборота.