В любой организационной системе деятельность аппарата управления в основном направлена на решение непрерывно возникающих проблем, т.е. на устранение проблемных ситуаций (развитие организации, расшивка узких мест, ликвидация недостатков, просчетов и др.)

Выявление проблем в настоящем обеспечивает возможность прогнозирования проблем в будущем, следствием чего является устранение неожиданности появления проблем и увеличения времени для подготовки соответствующих решений. В результате повышается планомерность процесса подготовки и принятия решений.

Для анализа проблемной ситуации необходимо четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию. Проблема (в переводе с греческого – задача) в широком смысле – это сложный теоретический или практический вопрос, требующий изучения и разрешения, в более узком понимании – несоответствие желаемого и фактического уровней достижения цели. Проблему сопровождает ситуация. Ситуация – сочетание условий и обстоятельств, создающих определенную обстановку (внешнюю среду), в которой возникла проблема.

Усиление ориентации на достижение лучших конечных результатов в народном хозяйстве и совершенствование управления требует от каждого руководителя умения сосредоточить внимание на ключевых проблемах, выявить которые помогают специальные методы:

· анализ результатов производственно-хозяйственной деятельности организации,

· выявление проблем путем экспертного опроса руководителей специалистов,

· наблюдение за выполнением управленческих функций и (или) непосредственное участие в управлении специалистов-консультантов,

· метод логико-смыслового моделирования проблем, основанный на экспертных оценках и применении персональных компьютеров (ПК).

При анализе результатов производственно-хозяйственной деятельности организации исходными данными являются сведения о состоянии, функционировании рассматриваемой организации и соответствии этого состояния целям, определявшим направления и результаты развития организации. Для этого изучают и анализируют директивные, отчетные, нормативные и статистические документы и данные. Большая роль в этом принадлежит методам обработки статистической информации.

Недостатком этого подхода являются трудности выделения на основе анализа результатов производственно-хозяйственной деятельности проблем совершенствования управления из общей совокупности проблем данной организации.

Экспертные оценки широко применяются в практике выявления проблем, поскольку они позволяют  получить сравнительно надежную, а иногда и единственно возможную информацию о проблемах организации. Как правило, экспертный опрос проводится среди сотрудников обследуемой организации. Однако большое значение может иметь информация, полученная из внешних по отношению к данной организации источников (выше- и нижестоящих организаций, поставщиков и потребителей и т.п.). Экспертам предлагается письменно ответить в произвольной форме на вопрос: сформулируйте проблемы, мешающие более эффективному функционирование системы управления.

В настоящее время для выявления проблем используют экспертные оценки руководителей и специалистов.

Специалисты-консультанты наблюдают за выполнением управленческих функций и (или) непосредственно участвуют в управлении, при этом выявляют проблемы совершенствования управления в организации. Они могут определенное время работать в подразделениях аппарата управления, участвовать в совещаниях, наблюдать за практикой подготовки и принятия управленческих решений, составлять фотографии рабочего времени.

Совместное применение этих подходов дает возможность получить полную информацию о недостатках управления в конкретной организации и разработать мероприятия по их преодолению.

Метод логико-смыслового моделирования проблем, основанный на экспертных оценках и применении персональных компьютеров (ПК) выделяют в рамках второго метода.

Процедура выявления проблем включает формирование каталога проблем и его структуризацию. Наиболее сложно формирование каталога проблем. В основу этого процесса взят экспертный метод, который включает: выбор формы опроса экспертов, определение структуры и численности экспертной группы, разработку методики опроса, проведение опроса, составление списка проблем, экспертизу проблем. К экспертному опросу привлекаются руководители и специалисты, глубоко знающие управленческие проблемы. Опрос проводит рабочая группа.

Исходный список проблем, полученных в результате проведения экспертного опроса, составляется сотрудниками рабочей группы. Заполненные и закодированные анкеты подвергаются экспертизе и обрабатываются. Из них последовательно выписываются формулировки проблем и коды анкет, в которых они высказаны. Проблемы в списке нумеруются в порядке очередности рассмотрения анкет. Если в очередной анкете встречается формулировка, уже имеющаяся в списке, то в него вносится только код этой анкеты.

Экспертиза исходного списка состоит в том, что одинаковые проблемы, а также проблемы, одинаковые по содержанию, но отличающиеся формулировками, заменяются проблемой с обобщенной формулировкой.

В результате исходный список «сжимается» и превращается в каталог проблем – неупорядоченный их перечень. Каталог проблем вводится в память ПК для последующей структуризации проблем методом логико-смыслового моделирования, для чего составляется специальная программа.

Полученные в результате обработки информации графические материалы в виде распечаток с ПК и тексты позволяют наглядно представить логическую и содержательную взаимосвязь проблем.

Формальным отображением структуры проблем является граф (дерево проблем), вершины которого соответствуют проблемам, а дуги – связям между ними.

Связь проблем чаще всего подчиняется диалектике взаимоотношения «причина – следствие». В организационных системах существенны  именно отношения причинно-следственного характера. Эти отношения дают представление о процессах изменения, движения отдельных компонентов системы в целом. Такое отношение характеризует одну проблему как причину, другую – как следствие, или эти проблемы могут быть несравнимы.

Искомое упорядочение проблем трактуется как последовательность иерархических уровней, которая наглядно отображается в виде связного графа. Порядок проблем внутри одного и того же уровня (слоя) безразличен, так как они несравнимы между собой по введенному отношению. Смысл здесь заключается в том, что производится элементарный логический анализ всей совокупности проблем.

При используемом способе фиксации отношения «причинность» на верхнем уровне иерархии будут находиться кардинальные, базовые проблемы, а на нижнем – проблемы – следствия, характеризующиеся наибольшей степенью агрегации. Проблемы верхнего уровня не имеют причин, а проблемы последнего уровня – следствий.

Граф проблем представляет собой связное и логически обоснованное описание последовательности решения всей совокупности проблем с учетом максимального использования результатов решения предшествующих проблем. Для любой пары взаимосвязанных по графу проблем проблема, решаемая ранее, должна быть причиной проблемы, решаемой позже.

Положительные стороны метода логико-смыслового моделирования:

· характеризуется относительной быстротой, простотой реализации;

· выявление базовых (кардинальных) проблем дает возможность сконцентрировать усилия и ресурсы с наибольшей оптимальностью;

· структуризация и упорядочение проблем дает возможность выявить причины возникновения проблем, их актуальность, срочность.

Отрицательные стороны:

· трудно оценить степень полноты и достоверности информации, представленной экспертами;

· нет полной уверенности, что перечислены действительно все основные проблемы;

· у отдельных экспертов может отсутствовать желание представлять все проблемы, особенно если виновниками являются они.

Некоторые рекомендации по формулированию проблем:

1. Проблема должна формулироваться конкретно, без обобщающих формулировок.

2. Проблемы должны быть одного масштаба, например, для одного уровня управления.