Денежные средства, обособленно используемые по целевому назначению, учитываются на специальных счетах в банках. К вложениям денежных средств на определенные цели относятся аккредитивы, чековые книжки, депозитные, текущие и другие счета.

Для учета денежных средств на специальных счетах в банках предназначен счет 55 «Специальные счета в банках», по которому формируется информация о наличии и движении денежных средств, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, банковских счетах, картах, на текущих, депозитных счетах, а также на счетах средств целевого финансирования. К этому счету могут быть открыты субсчета:

1) «Аккредитивы»;

2) «Чековые книжки»;

3) «Депозитные счета» и др.

Рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по специальным счетам в банках в разрезе отдельных субсчетов.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, согласно которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и выполнения других условий аккредитива. Предназначен аккредитив для расчетов с одним получателем средств.

Плательщик представляет в обслуживающий банк заявление об открытии аккредитива, в котором по установленной форме содержатся обязательные реквизиты расчетных документов, а также указываются:

1) вид аккредитива;

2) условия его оплаты (с акцептом или без акцепта);

3) номер счета, открытый исполняющим банком, для зачисления средств по покрытому аккредитиву;

4) срок действия аккредитива с указанием даты его закрытия;

5) наименование продукции и услуг, для оплаты которых предназначен аккредитив;

6) номер и дата основного договора;

7) срок отгрузки товара;

8) другие сведения.

Если один из указанных реквизитов отсутствует, то банк отказывает организации в открытии аккредитива.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации аккредитивы могут быть покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные), отзывные и безотзывные. Покрытые (депонированные) аккредитивы – это аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент за счет средств плательщика перечисляет сумму аккредитива (покрытие) с расчетного счета в распоряжение исполняющего банка поставщика на срок действия аккредитива. При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Непокрытые (гарантированные) аккредитивы открываются только при наличии корреспондентских отношений между банком плательщика и банком поставщика.

Отзывной аккредитив – аккредитив, который может быть изменен или аннулирован без предварительного согласования с поставщиком. Если не соблюдаются условия договора или банк плательщика не может гарантировать оплату по непокрытому аккредитиву, плательщик, как правило, требует аннулировать аккредитив. Такое распоряжение плательщик дает через свой банк, который извещает об этом банк поставщика, а он ставит в известность организацию-поставщика. Банк поставщика обязан оплатить документы, соответствующие условиям отозванного ак­кредитива, если они были приняты им до получения извещения об отзыве аккредитива. Безотзывной аккредитив не может быть аннулирован или изменен без согласия поставщика, в пользу которого он был открыт. Если нет четкого указания, то аккредитив считается отзывным.

Закрытие аккредитива возможно в следующих случаях:

· по окончании срока аккредитива;

· согласно заявлению поставщика об отказе использовать аккредитив до истечения срока;

· согласно заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично (это относится только к отзывным аккредитивам); в этом случае аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения банком поставщика от банка покупа­теля;

· при неполном использовании аккредитива, т.е. сумма счета поставщика оказалась меньше, чем депонированная сумма на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

Во всех перечисленных случаях банк поставщика отправляет уведомление банку покупателя, и неиспользованная сумма зачисляется на тот счет, с которого были депонированы средства на открытие аккредитива.

Наличие и движение денежных средств по счету 55, субсчет 1 «Аккредитивы» зависят, прежде всего, от вида аккредитива и от того, на каких условиях открывается аккредитив. Здесь отражается открытие именно покрытого аккредитива. Учет непокрытого аккредитива производится за балансом на счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

Списание денежных средств для открытия покрытого (депонированного) аккредитива оформляется бухгалтерской записью:

Дт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы»

Кт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и др.

Основанием для таких учетных записей являются выписки со специальных счетов в банках с прилагаемыми к ним документами.

Рассмотрим, в каком порядке осуществляются расчеты аккредитивами.

Поставщик отгружает продукцию в адрес покупателя только после получения извещения об открытии аккредитива и представляет в исполняющий банк четыре экземпляра реестра счетов, товарно-транспортные и другие документы, подтверждающие факт отгрузки продукции в адрес покупателя. Исполняющий банк проверяет представленные документы и зачисляет сумму аккредитива на счет получателя средств. Одновременно исполняющий банк направляет в банк-эмитент уведомление об использовании аккредитива с приложением документов, подтверждающих факт свершения сделки по договору. Банк-эмитент сообщает покупателю об использовании аккредитива и передает ему документы,

подтверждающие отгрузку товаров.

Использованные суммы аккредитивов списываются согласно выпискам банка и прилагаемым к ним документам, подтверждающим выполнение обязательств поставщиками, бухгалтерской записью:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

После списания суммы использованных аккредитивов банк плательщика производит окончательные операции, связанные с аккредитивами. Так, если аккредитив использован не полностью, то неиспользованная сумма покрытого (депонированного) аккредитива возвращается исполняющим банком платежным поручением банку-эми­тен­ту, что дает основание для закрытия аккредитива или уменьшения его суммы. Неиспользованные средства в аккредитивах восстанавливаются банком на тот счет, с которого они были перечислены, что отражается бухгалтерской записью:

Дт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

Аналитический учет по счету 55, субсчет 1 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву, по суммам их использования, по срокам открытия и закрытия, что дает возможность контроля за наличием движения денежных средств по данному субсчету.

На счете 55, субсчет 2 «Чековые книжки» учитывается движение средств, находящихся на чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется ГК РФ, а также правилами расчетов между организациями, установленными банками.

Чек – это ценная бумага, которая представляет собой ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Юридическое или физическое лицо, имеющее денежные средства в банке, является чекодателем. Юридическое или физическое лицо, в пользу которого выдан чек, является чекодержателем. Банк, в котором находятся денежные средства, является плательщиком. Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя, при этом чекодатель не вправе отозвать чек до истечения срока, установленного для его предъявления к оплате. Для получения платежа по чеку необходимо предъявить его в банк, обслуживающий чекодержателя.

Выдача чековых книжек банком за счет собственных средств организации или за счет краткосрочных кредитов отражается бухгалтерской записью:

Дт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки»

Кт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Предъявленные к оплате в банк используемые чеки при приобретении материальных ценностей отражается записью:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки».

Суммы неиспользованных чеков и возвращенных в кредитную организацию отражаются на счетах:

Дт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки».

Суммы по чекам, выданным, но не предъявленным к оплате, остаются на счете 55 субсчет 2 «Чековые книжки», что должно соответствовать остатку по выписке банка данного счета. Аналитический учет по этому субсчету ведется по каждой полученной чековой книжке с целью контроля за движением денежных средств в чековых книжках, выданных работникам организации для расчетов с организациями-кредиторами.

Синтетический и аналитический учет операций по субсчету 2 «Чековые книжки» ведется на основании выписок из банка в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям в ведомостях, выходные данные которых используются для составления ведомости по счетам синтетического учета в условиях компьютерной технологии обработки информации.

Вложения свободных денежных средств организации в банковские вклады отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет 3 «Депозитные счета». При открытии депозитных счетов в зависимости от сроков возмещения и условия снятия денег различают вклады до востребования и срочные вклады. По вкладам до востребования не устанавливаются их минимальный размер и сумма неснимаемого остатка. По этим вкладам организация имеет право на закрытие депозитного счета по первому требованию.

Вклад организации денежных средств по срочному депозиту осуществляется на срок, установленный договором (от одного месяца до года). В случае досрочного снятия денежных средств с депозитного счета организация теряет установленный договором процент дохода; и кредитные учреждения по данному депозиту начисляют процент, предусмотренный для вкладов до востребования.

Перечисление денежных средств организацией отражается на основании депозитного договора и выписки с расчетных и других счетов в кредитных организациях по Дт 55 «Специальные счета в банках» субсчет 3 «Депозитные счета» и Кт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета».

При отражении суммы начисленных процентов по вкладам на депозитных счетах делается запись:

Дт 55 «Специальные счета в банках» субсчет 3 «Депозитные счета»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы».

При возврате вкладов кредитной организацией осуществляются записи:

Дт 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

Кт 55 «Специальные счета в банках» субсчет 3 «Депозитные счета».

Аналитический учет депозитных счетов ведется по каждому вкладу в соответствии с договором с кредитной организацией с указанием сроков вклада и их возврата.

Отдельные субсчета к счету 55 «Специальные счета в банках» используются для учета средств целевого финансирования: бюджетных средств, на финансирование капитальных вложений и другие цели. Кроме того, отдельные субсчета к этому счету используются представительствами и филиалами, выделенными на отдельный баланс, которым открываются текущие счета в кредитных организациях для оплаты труда, хозяйственных и других расходов.

На отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках» отражаются денежные средства, перечисленные с расчетного счета для приобретения банковских карт. Для того чтобы указанные средства учитывались на специальном субсчете (специальном карточном счете) организация представляет в банк заявление на приобретение банковских карт, условия использования которых согласуются с банком. Основное назначение приобретенных банковских карт заключается в том, что они применяются отдельными работниками организации для оплаты услуг, хозяйственных расходов, командировочных, т.е. с теми организациями, которые используют банковские карты в качестве платежного средства.

При приобретении банковских карт организация – держатель карт на основании выписки с расчетного счета на дату списания средств производит бухгалтерскую запись:

Дт 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет»

Кт 51 «Расчетные счета».

Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет выписки со специального

банковского счета в сроки, установленные договором. На основании полученных выписок и первичных документов, подтверждающих выдачу банковской карты конкретному работнику организации, производится бухгалтерская запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет».

При использовании банковских карт работниками организации (при приобретении материальных ценностей, оплате услуг) необходимо подтвердить правомерность произведенных расходов первичными документами. К ним, в первую очередь, относятся: квитанции, чеки на оплату приобретенных материальных ценностей, оказанной услуги, товарные чеки, накладные, железнодорожные квитанции, счета-фактуры.

Как правило, работник организации представляет в бухгалтерию авансовые отчеты об использовании банковской карты с прилагаемыми к ним первичными документами. В этой связи произведенные расходы по банковским картам отражаются бухгалтерской записью:

Дт 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В соответствии с договором банк передает организации бланки слипов, при помощи которых осуществляются расчеты с банками – эмитентами карт. Слип-бланк  – бланк специальной формы, содержащий реквизиты держателя карты, операции и код авторизации. Полученные слипы учитываются как бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке и передаются материально ответственному лицу (обычно кассиру). Слип выписывают при предъявлении карты и после ее авторизации. Авторизация карт представляет собой процедуру подтверждения возможности проведения операций по банковской карте. Она предполагает прежде всего проверку наличия средств, выделенных на банковскую карту, и ее подлинность. Выписанные экземпляры слипов, кроме экземпляра, переданного держателю карты, сдаются в бухгалтерию. В слипе указывают имя держателя карты, название организации, в которой он работает, номер карты, дату совершения покупки или оплаты расходов, израсходованную сумму и другие реквизиты. Бухгалтерией составляется реестр выданных слипов в двух экземплярах, один из которых передается в банк, второй – с распиской банковского работника остается у поставщика товаров (работ, услуг).

Банк на основе реестра зачисляет на расчетный счет поставщика причитающиеся

ему денежные средства, а в документах на зачисление денег отмечаются даты реестров и суммы денежных средств. Таким образом, контроль за использованием банковских карт осуществляется как поставщиком, так и непосредственно держателем карты.

Аналитический учет банковских карт ведется по банкам-эмитентам, по видам карт и работникам, использующим эти карты.

Таким образом, по Дт 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» отражаются суммы, поступившие на специальный карточный счет с расчетного счета организации, по Кт отражаются суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслуживание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не использованных по банковским картам на конец месяца.

Информация о движении средств по счету 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет», обобщается в условиях компьютерной технологии обработки информации в ведомости с отражением сальдо дебетовых и кредитовых оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Переводы в пути – денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета организаций, но еще не поступившие по назначению. Наличие переводов в пути объясняется возникновением временного разрыва между моментом документально подтвержденного списания или сдачей денежных средств и моментом их зачисления на расчетные и другие счета в кредитных организациях.

Переводы в пути включают:

· денежные средства, сданные организацией в кассу почтового отделения или сберегательную кассу для зачисления на расчетные счета, если перевод денег осуществляется более одного дня;

· денежные средства, которые перечисляются организацией с одного ее расчетного счета на другой, если отмеченная операция совершается более одного дня;

· денежные средства, сданные в вечернюю кассу банка или инкассаторам для зачисления на расчетный счет, а фактическое поступление денежных средств происходит только на следующий день;

· денежные средства, используемые организацией на приобретение банковских карт, если расчетный счет организации находится в одном банке, а «Карточный счет» – в другом и перевод средств занимает более одного дня.

Учет переводов в пути ведется на активном счете 57 «Переводы в пути», по Дт которого фиксируются суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетный и другие счета, а по Кт – списание сумм переводов денежных средств в связи с их зачислением на расчетные счета организации.

Основанием для отражения переводов в пути являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, квитанции учреждений банка и почтовых отделений, выписки с расчетных и валютных счетов организации, квитанции банков о приеме наличных средств и др.

Счет 57 «Переводы в пути» используется и в случаях инкассации выручки от продажи товаров, сдаваемой в последние дни месяца, зачисление которой, как правило, происходит в первые числа месяца, следующего за отчетным. В этих случаях при сдаче выручки на основании копии сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассаторам банка делается бухгалтерская запись:

Дт 57 «Переводы в пути»

Кт 50 «Касса».

Выручка от продажи товаров отражается следующим образом:

Дт 50 «Касса»

Кт 90 «Продажи».

И только по мере получения выписки с расчетного счета банка, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация имеет право отразить факт движения денежных средств:

Дт 51 «Расчетные счета»

Кт 57 «Переводы в пути».

Информация по данному счету обобщается в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям в ведомости движения переводов в пути. Данные этой ведомости используются для составления сводной ведомости по счетам синтетического учета и бухгалтерской отчетности организации.