2.2. Организация учёта по центрам ответственности

Связь между динамикой основных экономических показателей и результатами деятельности того или иного руководителя в контроллинге рекомендуется устанавливать посредством организации центров ответственности. Это способствует усилению мотивации руководителей и работников предприятия. Кроме того, организация центров ответственности облегчает координацию управленческой деятельности, поскольку в таком случае происходит организационное объединение функций управления и агрегирование объектов управления. Рассмотрим последовательность действий, обеспечивающих организацию учёта по центрам ответственности (табл. 2.4).

Таблица 2.4

Характеристика деятельности по организации учёта по центрам ответственности

Название

этапа

Решаемая

задача

Содержание этапа

Информационное

обеспечение

1. Предварительное выделение центров ответственности

Построение предварительной организационной структуры

1) Выявляются общие характеристики предприятия и его внешней среды

2) Изучается организационная структура предприятия и его подразделений

3) Исследуется действующая система мотивации работников предприятия

Схемы технологического процесса, технологические инструкции, схемы информационных потоков, результаты анкетирования работников предприятия

2. Анализ подконтрольности затрат, выручки, при­были, инвестиций по возможным центрам ответственности

Определение полномочий и обязанностей менеджеров основных центров ответственности

1) Производится разграничение показателей затрат и выручки на контролируемые и неконтролируемые

2) Определяется целесообразность исчисления сумм покрытия

Внутрипроизводственная отчётность

3. Окончательное выделение центров ответственности с определением их вида

Формирование организационной структуры управления на основе центров ответственности

1) Формируется финансовая организационная структура путём проекции структуры центров ответственности на организационную структуру управления предприятием

Результаты первого и второго этапов

1. Формирование системы показателей деятельности центров ответственности

С учётом вида центра ответственности и его внутрипроизводственных связей осуществляется подготовка оценочных показателей

1) Группируются показатели деятельности центров ответственности в соответствии с их видом

2) Анализируется состав, количество и содержание показателей с точки зрения их достаточности для обеспечения эффективного контроля

3) Разрабатывается система показателей

Результаты 1-3 этапов, содержание форм планов и отчётов подразделений

2. Изучение существующей системы документооборота

Оценка возможности приложения существующей системы документооборота к структуре управления на основе центра ответственности

1) Определяются субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией

2) Подготавливается перечень применяемых документов

3) Составляется и анализируется схема движения документов

Схемы организационной структуры управления предприятием, формы первичных документов, планов, отчётов, результаты анкетирования работников предприятия

Продолжение таблицы 2.4

Название

этапа

Решаемая

задача

Содержание этапа

Информационное

обеспечение

1. Формирование форм внутрипроизводственной отчётности центров ответственности

Создание и совершенствование форм отчётности по центрам ответственности

1) Группируются формы отчётности по выделенным центрам ответственности

2) Анализируется актуальность применяемых форм

3) Анализируется достаточность форм для выполнения функций центра ответственности

4) Разрабатываются формы отчётности по центрам ответственности

Формы внутрипроизводственных планов и отчётов подразделений, на базе которых созданы центры ответственности, результаты этапов 4 – 5

2. Разработка положения по учёту

Создание документа, регламентирующего работу центров

1) Подготавливается описание процедур управленческих операций, реализуемых с участием центров ответственности

Результаты 2 – 6 этапов

Необходимость поэтапного перехода к учёту по центрам ответственности обусловлена потребностью в координации деятельности создаваемых центров. В конечном счёте, перед контроллером должна стоять задача формирования такой структуры информационной системы, которая базировалась бы на чётком разграничении сферы ответственности каждого руководителя.