Основное предназначение управляющей системы заключается в том, чтобы максимально приблизить реальные результаты производственной деятельности к желаемым, намеченным, запланированным результатам. Чтобы достичь намеченных целей и реализовать выбранные ценности.
Из приведенной схемы видно, что менеджмент использует три вида информации:
1. внешнюю информацию,
2. внутреннюю информацию,
3. информацию о результатах.
Серьёзная проблема менеджмента — отбор и обоснование небольшого количества наиболее значимых и чувствительных показателей, той полезной информации, которая достаточно полно и точно отражала бы реальную картину, помогала бы совершенствовать управленческую деятельность. Переизбыток информации опасен.
Важнейшими материальными носителями полезных сведений являются ДОКУМЕНТЫ. Значительная часть информации, используемой в управлении, имеет документальное оформление.
Документ служит для фиксации информации, её передачи во времени и пространстве. Документ позволяет осмыслить и проанализировать содержащую в нём информацию, обсудить её, сохранить полученные сведения.
Преимущество документирования в том, что зафиксированная и оформленная информация остаётся неизменной в течение всего периода хранения, её трудно исправить, исказить. К ней всегда можно обратиться для повторного изучения. Её можно сделать доступной для широкого круга специалистов, руководителей и исполнителей. Или, напротив, она может быть закрыта для большинства работников (конфиденциальная информация).
Основные внешние источники получения документально оформленной информации:
· Органы власти ( федеральные и региональные);
· Государственные учреждения;
· Партнёры, соисполнители, поставщики;
· Потребители, заказчики;
· Физические (частные) лица.
Внутренними источниками получения документально оформленной информации
являются структурные подразделения организации, её специализированные службы, управленцы, рядовой персонал и т.д.
Документ может выполнять ряд функций.
Прежде всего, это управленческая функция. С помощью специальных документов руководитель организует и стимулирует производственную деятельность людей, обеспечивает распределение между ними обязанностей, их взаимодействие и координацию, оценивает результаты их труда.
С помощью специальных распорядительных документов руководитель осуществляет многие управляющие воздействия, корректирует и направляет работу персонала.
Документы выполняют и коммуникативную функцию, регулируя внешние связи организации, предприятия, обеспечивая обмен информацией с вышестоящими инстанциями, государственными учреждениями, партнёрами, потребителями и т.д.
Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его форма и содержание соответствуют принятому законодательству, а также могут использоваться сторонами в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (например, в арбитражном суде).
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов (ГОСТ Р 6.30 – 97).Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране Документам принадлежит ряд функций: информационная, коммуникативная, культурная. К специфическим функциям документа относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника.
Ряд документов по своей сути и назначению являются собственно юридическими (договорная документация, нотариально заверенные материалы, правовые акты и постановления органов государственного управления).
Наконец, документ выполняет социально-психологическую функцию. Он может существенно повлиять на рабочий настрой персонала, дисциплинирует руководителя, менеджера, сотрудников, способствует развитию инициативы, исполнительности, укрепляет чувство ответственности.
В некоторых документах фиксируются важные цели и ценности организации, они сплачивают работников, ориентируют их на перспективу.
Чётко оформленные документы, имеющие в своей основе продуманную управленческую концепцию, формируют организационную культуру.
Особое свойство документа — его способность порождать эффект ОТЧУЖДЕНИЯ. Документ выступает заменителем реального события, факта, предлагает словесный ( цифровой ) аналог жизненному явлению.
Документ неизбежно "заслоняет" собой реальный объект. Содержание явления нередко отходит на второй план, в центре внимания оказывается документ САМ ПО СЕБЕ, его текст, оформление, внешний вид и т.д.
Эффект отчуждения, создаваемый документами, и лежит в основе БЮРОКРАТИЗАЦИИ. Работа с документами становится самоцелью. Производство бумаг становится ПРЕДМЕТОМ деятельности огромного числа людей. Бюрократ не видит за документом реальных событий.
Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в управленческой
деятельности, называется системой управленческой документации (документационным обеспечением). От того, насколько рационально организована эта система, от её ОПЕРАТИВНОСТИ во многом зависит эффективность управления.
Сложившаяся в организации система документации может стимулировать производственный процесс, содействовать инновациям, улучшению результатов деятельности. Однако она может и тормозить нормальную работу предприятия.
Профессиональная деятельность по разработке и оформлению документов, по организации их регистрации, учета, доставки исполнителям, поиска и хранения называется делопроизводством.
Часть делопроизводства, связанная с подготовкой и созданием документов, называется документированием.
Процесс движения и учета документов обозначается понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.
Эффективность управленческой деятельности во многом определяется ОТНОШЕНИЕМ руководителей к (документационному обеспечению). Любые крайности здесь опасны.
Чрезмерное увлечение документированием, стремление максимально формализовать учёт и регламентировать деятельность персонала может привести к бюрократизации управления.
Необоснованное пренебрежение к процедурам документирования, запущенность делопроизводства может обернуться волюнтаризмом в управлении, снижением общего порядка в организации, падением исполнительской дисциплины.
Руководитель несёт персональную ответственность за состав, сохранность, правильное оформление управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов, за состояние делопроизводства на предприятии.