Для проведения инвентаризации кассы распоряжением руководителя организации назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят председатель комиссии, главный бухгалтер и кассир организации. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а другой – остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий – в бухгалтерию.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Проверяются также бланки и документы строгой отчетности (абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др.). При этом остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на горюче-смазочные материалы, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. Денежные средства, не принадлежащие организации, в кассе хранить запрещено. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть акта инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15. После этих процедур проводится пересчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды – сначала кассиром, затем бухгалтером или другим членом инвентаризационной комиссии.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются:

1) кассовая книга;

2) отчеты кассира;

3) приходные кассовые ордера;

4) расходные кассовые ордера;

5) журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров;

6) журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров;

7) журнал (книга) регистрации доверенностей;

8) журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

9) журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

10) оправдательные документы к кассовым документам;

11) авансовые отчеты;

12) накладные на отпуск продукции.

При этом необходимо помнить, что первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, дату составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Для доказательства фактического наличия денежных средств в кассе, кроме перечисленных процедур, следует также сверить суммы поступления денег из кассы на расчетный счет, установить правильность сверки счетов и подведения итогов, проверить соответствие всех показателей и остатков.

При проверке полноты и своевременности оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы,

отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнал-ордер № 1).

По результатам инвентаризации кассы наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом в учете производится запись:

Дт 50 «Касса» Кт 91/1 «Прочие доходы» – отнесен на финансовые результаты излишек денежных средств в кассе.

При обнаружении недостачи в учете должна быть отражена запись:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – учтена недостача денежных средств в кассе,

а в последующем производится запись:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»  – сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо.